自由参加なのに出席率90%！オフラインを中心にした締め会の準備で大変だった事とは？

こんにちは！人事の土屋です。
favyは無事7期目を終了し、8期目に突入。設立記念日である7月1日に、締め会を開催しました！
開催までの裏側についてレポートします。

※favyの締め会とは…業績発表・目標・会社の方向性などを共有する会。四半期毎に開催しています。

大変だった事1：テーマとコンテンツ内容を決める

今までのfavyの締め会は役員が仕切ってきましたが、今回はメンバークラスの倉田・土屋が運営を担当。
前回まで担当していた執行役員の齋藤氏に手伝っていただきながら、準備を進めていきました。

まず、つまずいたのが、テーマとコンテンツ設定です。
ただの事業報告会や飲み会では、稟議が通らないfavy。
なぜ締め会をするのか、 一つのコンテンツマーケティングと考え、目的やゴールを明確にしていきました。

そして、7Y4Qの締め会テーマは「全員広報」に決定。
参加してくれるメンバーに楽しんでもらいつつ、広報的に魅力的なコンテンツ作りをするにはどうすれば良いのか。
関係者への発表準備依頼・必要なものの手配など、全て同時並行で準備をすすめていきました。

大変だった事2：配信の設備を整える

今回の締め会も、オフラインとオンラインのハイブリッド型で開催することに決定。
過去2年間の開催状況から、今回もオンライン参加希望者のほうが多いと思いきや、オフライン参加希望者が90%越えという結果に。
当初の予定と変更し、オフラインを中心に考えた会場準備を進めていきました。

どうしたものかと考えていたら、色々な方からアドバイスだけではなく機材も提供してもらえることに！
favyの行動指針の一つである「スキルの無駄使い」を体現しているメンバーたちのおかげで、プロのような設備を整えることができました。
ちなみに、上の写真に映っている機材の中で、スピーカーとマイク以外は全て誰かの私物です。

色々ハイスペックな機材をお借りできたのは良いもののの、
・機材の基本的な使い方を理解する
・適切な配置を考える
・実際に使えるのかテストする
など、機材を使いこなすためにやることは満載。
ググったりYou Tube見たりして学んだものの、イケてない。。。
見かねた社長が、開催ギリギリまで丁寧に指導してくれたおかげで、結果的にどうにかなりました。

大変だった事3：ばれないように、ケーキの手配をする

締め会を開催した7月1日は、favyの創立記念日。
なにか記念のものを準備したいな、と思っていたところ、Wantedlyの福利厚生サービスPerkでケーキ専門通販サイトcake.jp を発見。
好きな画像を転写できる『写真ケーキ』を注文することにしました。

参加者全員が食べられるように、45～50名様用と書かれたケーキを用意したのですが、本体だけでも50×34cmのビックサイズ！
みんなにバレないように保管するにはどうすれば良いのか、会社にある冷蔵庫全てのサイズを測り、入れられそうなところを1箇所発見。その近くに座っている編集長に依頼して、ケーキが入っている間は誰も開けないよう見張ってもらいました。

こんなに大きくて目立つケーキでしたが、関係者以外にはバレる事なくサプライズ成功！
会社の周年祭でなにか用意しなきゃ、と思っているご担当者の皆さん、
翌日納品もしてもらえる『写真ケーキ』本当にオススメです。

大変だった事4：MVPとMIPの表彰準備

favyでは、最終四半期の締め会で、この1年間で
1番活躍した人をMVP
1番成長した人をMIP
として表彰しています。

今回MIPを獲得したのは、主催者側である倉田さん。
そこで、倉田さんにバレないよう、マーケチームと協力して動画や進行の準備をすることに。
開催1週間前くらいから私の脇が甘く、倉田さんの前でMIPの発表に関する資料を開きっぱなしにしてしまうこともありましたが。。。。
幸いにも全く気づかれなかったので、本当に良かったです。

favy史上初！1部と2部の会場を分けて開催

・聞くときは真剣に聞く
・交流会の時間は、美味しいものを食べながら会話を楽しみたい
これを両立させるために、
第一部は設備が整ったオフィス、
第二部はオフィスの近くにあるMORETHANさんのパーティールームにて開催。
今回はfavyの締め会史上初めて、会場を2箇所に分けて開催しました。

趣味がDJの私は、第二部では自分の機材を持ち込んでBGM係を担当。
いままでとは違うパーティーを演出できたのではないかな、と思います。

おわりに

favyは全員コンテンツマーケティングの基礎を学んでいるので、多くのメンバーに納得してもらえるような内容を考えるのはとても大変でした。
2人で運営をするのは初めてでしたが、多くの人のご協力でどうにか無事に終えることができました。

締め会のレポートは後ほどfavy公式ブログ・faviconで行う予定です。

次回の締め会は9月を予定しています。
今回の反省を活かして、よりよい会にできるようがんばります。

favyのメンバーとして締め会に参加してみたい方・運営してみたい方も募集してます。
ぜひ募集記事もチェックよろしくお願いします！