リモートで迎えた四半期決算の振り返り

こんにちは、コーポレートの仁位です。

先日2020年8月期第2四半期の決算を無事に発表しました。

ウォンテッドリーではCOVID-19の感染拡大に伴い、3月27日から原則リモートワークに移行しています。コーポレートとしても前例のない取り組みで、チームメンバーの顔が見えない初めての環境の中で迎える決算でした。

実際に決算を終えてみると、良かった点もある一方で今後改善が必要だなと思える点も明確になりました。そこで今回はリモートでの業務と決算対応について以下の3点から振り返りたいと思います。

①通常業務の実施
②決算業務管理と社内コミュニケーション
③社外コミュニケーション

ご覧頂いている方にもこの経験が少しでもお役に立てば幸いです。

通常業務の実施

リモートワークの開始が決まった際に影響が大きいと判断した業務は主に下記の３つです。

• 従業員の立替経費の申請
• 支払依頼の申請
• 銀行振込の対応

特に後者の２つは社内だけでなく社外にも直接影響があるため、慎重に対応を考える必要がありました。

はじめに従業員の立替経費についてです。

ウォンテッドリーでは立替経費の精算にMFクラウド経費を利用しています。通常は立替経費の申請には領収書の原本を必須としているのですが、リモートワークにより提出が難しくなることから事後の提出を認める対応をとりました。とはいえ証憑がない申請を認めることはできないため、MFクラウド経費の機能を利用し申請には証憑の画像添付を必須とすることで代替的に証憑の確認まで行えるようにしました。

また支払依頼の申請についても同様の対応を行いました。

ただし請求書についてはPDFのような電子媒体で発行する会社もあれば、原本を紙で郵送するのみという会社もあります。したがって立替経費と違い、特定の支払いに対応するためにメンバーがオフィスにいて紙の請求書を受け取る作業が必要になりました。幸い経理内には会社から徒歩圏内に住んでいるメンバーがいたので対応が可能でしたが、この点については日頃からベンダーに対してPDFでの発行を依頼する等のコミュニケーションが必要だと痛感しました。

出社の対応が必要だったのは銀行振込についても同様です。ウォンテッドリーでは基本的に従業員にはMacBookAirが貸与され、経理のメンバーには業務上必要なため別途Windowsのデスクトップパソコンが貸与されています。振込についてはインターネットバンキングを利用しているのですが、Windowsのみの対応でMacは対応していない銀行も中にはあり、その対応のためにメンバーが出社する日もありました。

一方でその他の細かな作業に関しては、基本的にGoogle Spread Sheetを使用する前提で業務フローを整備しているのでファイルが使用できなくなる等の影響はありませんでした。
ISMSを取得し社内では準拠すべき情報セキュリティのルールもあるので、判断に迷うことが少なかったこともスムーズにリモートに移行できた要因だと思います。

決算業務管理と社内コミュニケーション

業務管理と社内コミュニケーションについてはクラウドツールを利用して対応できました。

まず会計ソフトは会計freeeを使用しているため、リモートワークになっても会計システムを使用することができ仕訳の起票や承認も通常と変わらず実施することができました。

業務の進捗管理については昨年よりWrikeというプロジェクト管理ツールを導入しています。業務タスクの管理手法について述べると長くなるためここでは省略しますが、「人にタスクが紐づく」ではなく「タスクに人が紐づく」状態を目指してツールを導入しました。このツール上で各タスクの進捗を確認することができるため、実際に顔を合わせることができない状況でも、タスクの進捗から各人が何をやっているのかを把握することができました。

加えてSlackを利用したチャットコミュニケーションやhangoutsを利用したビデオ会議などを適宜利用することで、対面によるコミュニケーションの不足を補うことができました。

社外コミュニケーション

ウォンテッドリーは8月決算の会社ですが、リモートワークに移行した3月27日は約2週間後に第2四半期の決算発表を控えており、監査法人による会計監査もリモートで対応する必要がありました。

幸いだったのは、リモートワークが始まる前から第2四半期の会計監査が始まっていたことです。そのため重要な論点の整理は既に済んでおり、実質的には開示資料の確認を残すのみでリモートワークへと移行することができました。

連絡手段については、監査法人の方にも協力頂き基本的にはSlackを利用しています。そのため特にコミュニケーションの減少を感じることはなかったです。またSlackを利用することで関係者が参加しているオープンな環境でやり取りが行われるため、情報の共有もコストをかけることなく行うことができました（勿論チャンネル自体はプライベートチャンネルであり関係者以外は参加できないようになっています）。

この２週間を振り返って

リモートワークでの決算を終えて感じたのは、今まで何となく不便だと感じていた事が問題として顕著化するということです。例えばMacかWindowsかという問題も、今まで面倒くさいなと思いつつ「できなくはない」ため対応していました。この点については開示資料の作成の際にも影響が大きくあったので（プロネクサスや東証のシステムがMacに対応していない...）今後どうしていくか考える必要があります。

また同時に会計freeeを中心としたクラウドツールを利用した業務設計の強みも感じました。オンプレミスであればスムーズにリモートワークに移行することは難しかったです。

有事の時ほど会社の業績をより迅速かつ正確に把握する必要があります。今回の経験を活かし今後もベストプラクティスを模索していきたいと思います。