社内ポータルリニューアルの裏側。“知りたい”も“知らなかった！”も見つけて欲しい。

ギブリーの中途採用と採用広報の富井（@tommy_tomii_08）です！
ギブリーでは23年5月からインターナルコミュニケーションチームが発足し、経営統括の吉田に壁打ちをしながら、私、上野（@eno_kyokkyo）、木村（@kimukimumuuun）でプロジェクトを推進しています。

そしてこの度、9月に新しい社内ポータル『Give Navi（ギブナビ）』をリリースしました。

今回は、この社内ポータルリニューアルプロジェクトに至った背景や、制作の裏側を書いていこうと思います。

ギブリーのインターナルコミュニケーションチームとは

▲23年5月全社朝礼資料より

インターナルコミュニケーションチームは、広報の上野、採用広報の木村、富井の３名で発足し、週に一度、経営統括の吉田とMTGをしながら進めています。

時価総額1000億円という目標を掲げているギブリーでは、3つの事業すべてで採用を強化しています。23年は新卒27名、中途29名が新たにギブリーにジョイン、海外メンバーの割合も増えて国籍は18ヵ国以上になりました！

こうして組織規模が急拡大していくフェーズに差し掛かって、事業部や入社時期、使用する言語などに関わらず、ギブリーがこれから向かっていく方向をみんながしっかり理解できることが会社にとってより重要なものとなってきています。

「組織の課題を、情報の流れからよりよくしていく」
そのために生まれたのが、インターナルコミュニケーションチームです。

社内広報・採用広報といえば、施策や手法は溢れているけど、自社にあった形で実施し、正しく効果を測るのが難しいものだと思っています。

そのため、まずは今期（15期）の社内広報は何を目指すのか？何のためにやるのか？を時間をかけて話し合い、OKRを設定しました。

▲議論した時のホワイトボードと議事録。

役員、中途入社、新卒入社などそれぞれの目線からギブリーの組織課題を見つめ直すことができ、最終的には経営の意思とすり合わせて納得のいくOKRを設定できました。

なぜ社内ポータルのリニューアルに至ったのか？

▲Objectiveが決まった際の議事録、議事録から嬉しそう

先ほど触れたように、インターナルコミュニケーションチームではまず15期のOKRを設定しました。

「ギブリーの公式情報を社内に届ける」

このObjectiveが決まった時、写真にある表のような形で、まずは「情報の種類」をブレストして整理しました。

「どこにあるかわからない（情報にアクセスしにくい）」
「なぜなのかわからない（コンテキストなどの背景情報がない）」
という２段階の課題を考え、
「まずは『どこにあるかわからない情報』をなくすところからだね！」という議論になり、
元々管理部の皆さんが管理・運営してくださっていた社内ポータルのリニューアルプロジェクトが立ち上がりました。

『Give Navi（ギブナビ）』のコンセプト

▲ポータルトップ画面にはコンセプトを表すキャッチコピーが。

数名への社員インタビューの結果、社内ポータルの当時の課題として
・ポータルの存在が知られていない
・ポータル内に意外と情報があるのに知られていない
があり、結果として管理部に質問する方が多く対応コストがかかっている状態でした。

管理部の方が定期的にページを更新し、マニュアルは揃っていましたが、それこそ「どこにあるかわからない」ことが原因で、とてももったいない状態だったんです。
また、私たちのチームでは、沿革や行動指針の設定背景、制度理念などの背景情報もしっかりと社内に届けていきたいという思いもありました。

そこで、
・「知りたい」情報 ＝ 制度情報など所在がわかれば解決すること
・「知らなかった！」情報 ＝ 背景や歴史、意外な一面など、新しい発見があること
のどちらも見つかるような社内ポータルにしたいという思いで以下のコンセプトに決定しました！

「知りたい」も「知らなかった！」も、ここで見つかる。
『Give Navi（ギブナビ）』は、ギブリー社内の規則・ガイドラインはもちろん、意外と知らないコンテキストもまとめた情報ポータルです。「知りたい」情報はもっとわかりやすく、さらに「知らなかった！」新しい魅力にも出会えるような場を目指していきます。（Give Naviコンセプトより）

Give Naviのこだわり

▲あえてナビバーは出さず、トップページに体系的に情報を整理。notion likeな見た目ですがGoogle Siteです笑

拘った部分は３つです。

①日英対応
②情報を探したくなるワクワク楽しい見た目
③どんな情報があるか分かるトップページ

ギブリーには現時点で18カ国以上のメンバーが在籍しており、全社のイベントを初めマニュアルなども全て日英対応しています。もちろんこのGive Naviも日英対応です！

また、情報を探しに来たくなる、愛着を持てるようなデザインにもこだわりました！
トップ画像のデザインは上野さん作。爆速で可愛いデザインを作ってくれて木村さんとすごく喜びました笑

そして、あえてナビバーを充実させず、トップページから情報を探してもらうサイト構成にすることで、トップページ上でどんな情報があるのか体系的に把握できるようにしました。
「こんな情報もまとまってたんだ！」と発見をしてもらえると嬉しいですね。

おわりに

Give Naviは公開してからがスタート！
これまで活用していた自社プロダクトPEPに加えて、ChatGPTを活用した新プロダクトPEP AI-FAQも活用していきます！（もう作り始めてますよ）

引き続き、「知りたい」情報はもちろん「知らなかった！」と読みたくなるワクワクするような情報を充実させていきます！

また社内ポータルについて発見があれば記事を書こうと思います！

執筆：富井（@tommy_tomii_08）

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