【カオナビ × カイゼン・ジャーニー】自己組織化するための期待マネジメントワークショップを開催しました！

こんにちは、プロダクト本部の小松です。

今月12日に、「カイゼン・ジャーニー」の著者であり株式会社エナジャイル・株式会社ヴァル研究所でご活躍されている新井剛（あらい たけし）さんを講師としてお迎えし、プロダクト本部全体でワークショップを開催しました。

ワークショップ開催に到るまでの背景から当日の様子までのレポートをお送りいたします！

カイゼンのきっかけ

カオナビというサービスを開発しているプロダクト本部は、今年の9月に職能別の縦割り組織からミッションベースの横割り組織へと大きな組織変更を行いました。
チームの大半はスクラムやアジャイル開発を取り入れているのですが、その特性上、従来の開発体制とのギャップが大きいため現場で共通の課題が生まれました。

具体的には…

• コマンドコントロール型の働き方から、自主性を重視することを求められる変化に対する戸惑い
• スクラムチームとして求められる自己組織化のイメージが湧かない、どうしたらなれるのか分からない
• 任せるのが不安、決めるのが不安、どこまで手を出していいのか分からない

このような課題や悩みと向き合いながら日々開発をする中で、「カイゼン・ジャーニー」を読むことでカイゼン活動に目覚めたわたしの話を、偶然にも外部のイベントで新井さんとお会いした大倉がお話したことが今回のワークショップ開催のきっかけとなりました。

組織変更における筋肉痛

後日、早速新井さんに弊社オフィスにお越しいただき現場の組織課題についてご相談させていただいたところ、一通り私たちの話を聞き終わった後に『それは、組織変更に伴う筋肉痛なものかもしれませんね』と仰ってくださり、ストンと腑に落ちたのが印象的でした。

そして、組織課題の根本原因は何か、それらの原因に対してどのようなアプローチを取るか、どのようにカオナビプロダクト本部に最適化するか、といったようにブレイクダウンしていった結果、「自己組織化のための期待マネジメント」というテーマでのワークショップをご提案いただき開催に到りました。

「チーム」であることの大切さ、そのための勇気

開催当日はプロダクト本部から40名を越す参加者が集まりました！

初めは座学として「チームとして機能すること」にフォーカスして講演いただきました。
座学といっても一方通行ではなく、都度テーブルごとにワークの時間が設けられており、終始活気に満ちた空気の中で進行されました！

チームとグループの違いやチーム形成の阻害要因をディスカッションを行い、現状の自分たちがどのフェーズにプロットされるのかという認識を揃えることで、自分ごととして各自がチームになることの有用性とそのために必要な要素を理解することができました。

また、このセクションで個人的に特に響いたのが「不都合な真実を露出させる筋肉をつける」という表現でした。
チームの成功には人間らしさが必要であり、そして人間はそもそも不完全であるということを認めた上で、弱みすらも公開して個人の特性を理解し合うための勇気が必要という内容でした。
チームになるために越境する壁は確かに存在するが、その先には個人としても組織としても得られるものの大きさを参加者全員が共通認識として理解できたことは貴重な学びでした。

管理・指示型チームと自己組織化チームの違いを体感

座学を終えた後は全員参加形式での自己組織化体感ワークショップが始まりました！

新井さんからのとある指令に対して、全員参加で以下の2パターンの方法で実現を試みました。

• 一人のリーダーが参加者全員に対して調査・指示・調整を行うことで実現させる
• 参加者全員が実現に対して各自で調査・調整を行うことで実現させる

前者では実現までにおよそ40分ほどかかるという見積もりになりましたが、後者の方法で実行してみたところ、なんと20秒ほどで終わってしまいました！

各自が指示を待つのではなく自主性を持って行動することで時間の単位を超えるほどに早く結果を得られ、それは素早く顧客に価値を提供することを可能にするのだということを身を以て実感しました。
また、この学びは普段スクラムで開発しているメンバーには特に響いたようでした。

参加者からのアンケートでは…

グループとチームの違いについて、実際に身をもって体感できたこと。 説明が難しいことも体で覚えることで文字通り「体感的に」分かったのでよかった。

自己組織化された組織の有効性を理解出来たから

このようにまさに体感したメンバーの声が多数集まり、文章だけではなく経験・実体験を伴った学習が行えたようで自己組織化された組織に一歩近づけたようです！

視座を切り替えることでさらにカイゼンを

続いては、自己組織化深掘りワークショップを行いました。
参加者は3チームに分かれ、とあるゲームの完了までの時間をチーム間で競うという内容でした。

このゲームは改善・ルール変更を行いながら何度か繰り返したのですが、その結果がこちらになります！

初めはどのチームも1分を越すタイムになっていますが、改善・ルール変更を行わない二週目では大幅に時間が短縮されました(シングルループ学習)。
三週目にて新井さんから出されたお題は「二週目の5割の時間でゲームを完了してください、メンバーの配置を変更してもOKです」というものでしたが、ここでチームごとで成果の差が出ました(ダブルループ学習)。
四週目、五週目では各チーム改善しながら5秒以内を目指し、さらにタイムを短くするチームが出てきましたが中には失敗してしまうチームも…笑

そして六週目では「0秒以内にゲームを完了させてください、ゲームルールを変更してもOKです」という驚きのお題が出されましたが、これに対しては全チームがこれまで考えもしなかった方法で達成してみせました(トリプルループ学習)！

このワークショップから、視座を上げて学習と改善を行うことで、物事を根本的に捉え、同等あるいはそれ以上の価値をより素早く生み出すことができることを学びました。
ちなみに、Extraゲームとして2種類のゲームを同時進行してみるということを試してみましたが、学習と改善を行った結果ですら15秒を切ることができず、マルチタスクがもたらす負の作用を実感しました。

現場における期待マネジメント

これまでのワークショップで自己組織化の重要性を参加者全員が実感したところで、最後は期待値ギャップ埋めワークショップを行いました。

各人が自主性を持って行動するには、組織やチーム内における自身に対する期待と権限範囲を把握することが重要になります。
それをデリゲーションポーカーというゲームで、しかも実際の現場で生じた課題をお題にして認識をすり合わせて明確にしようという非常に実践的な内容でした。

デリゲーションポーカーとは、あるお題に対して7段階の権限レベルをマネージャー(管理者)とメンバー間が互いにカードを出して表明しすること認識を揃え、最終的にはデリゲーションボードという成果物を作成します。

日々の現場で生まれた課題を取り上げているため、各テーブルで白熱した議論がなされました！

メンバーにとってはマネージャー層の考えを、マネージャーにとってはメンバー層の考えとの差分を理解することができたようで、『メンバーの本音が聞けた』『日々の業務のにおける認識のズレを議論できて有意義だった』といったように非常に満足度が高いワークショップとなりました。

そして、こちらが実際に出来上がったデリゲーションボードになります！

備品購入に関する権限から、かなり踏み込んだ内容まで、どれも現場において明確に権限委譲が行われていないものだったため翌日から活かすことのできる成果物となりました。

ワークショップを終えて、これから

働き方改革を推進するカオナビ を提供するわたしたちは、今後も自らの環境も日々カイゼンしていきたいと考えていますが、『ワークショップに参加した結果、現場で何かしらカイゼンのアクションを取ろうと考えていますか？』というアンケート結果に対して参加者の半数以上がYESと回答しており、今後がとても楽しみです。

そうした中で、カオナビをよりお客様にとって価値の高いサービスとしていくために、共にジャーニーをしてくださる仲間をお待ちしております！