アジアクエスト名物？楽しさと達成感が共存する営業事務の舞台裏

こんにちは、アジアクエストの菊地です！

今回は、アジアクエストで営業部営業推進課の営業事務を担当してくれている皆さんに

インタビューをしてきました！

現在の営業事務担当のメンバーは、マネージャーのみなこさん、リーダーのちかさん、ももこさん、みかさんの4人で、普段から下の名前で呼び合っています♪

▲左から：ちかさん、みかさん、みなこさん、ももこさん

普段どんな業務を担当していますか？

主に、お取引先様とのご契約からご請求に関する業務を担っています！

お取引開始前に、与信審査状況の確認から始まり、NDA（秘密保持契約）の締結や、契約書の締結、見積書、発注書、請求書の作成、そして取引先とのコミュニケーションまで多岐にわたります。

業務の中で意識していること、気をつけていることは？

全員が共通で意識して気をつけていることは、法改正や社内ルールの変更など常に最新の状況を把握し、作業を進めることです。

何よりもお金に関わる業務がほとんどのため、見逃しやミスをするとお取引先様との手続きや社内処理の際に手戻りが生じたり、上場企業として公式で公開している決算情報にも影響してしまいます。

すべての情報をグループ内で共有して、「すぐに誰かがフォローできる体制」になっていることを意識しながら取り組んでいます。

アジアクエストの営業事務チームはエンジニア経験が無い人もGAS（Google Apps Script）※でシステムを組んでいると聞きましたが本当ですか？

はい、本当です。

※Google Apps Scriptは、Google Workspaceのアプリケーション（Google DocumentやGoogle Spreadsheetなど）や他のGoogleサービスを自動化したりカスタマイズした機能を追加することができるスクリプトプラットフォームのこと。効率的なワークフローの構築やデータ管理が可能になります。

現在のように日々GASを活用する状態にはどのようになっていったのか、みなこさん詳しく教えてください。

きっかけは、私が仕事を抜け漏らす場面があり、それを改善するためにGASを試してみようと思ったんです。

一人でGoogle検索と本を見ながら試行錯誤しましたが、なかなかうまくいかず、心が折れかけていました。

現在は退職してしまったのですが長年アジアクエストを支えてくれた元エンジニアの営業事務Ｍさん（以下「お師匠Mさん」）に、そのことを打ち明けたら、試作中のコードを見てくれたんです。

エンジニア時代にはGASを使っていないと話していたのに、私の書いたコードを見て、問題箇所をパパっと指摘してくれました。その姿に「エンジニア経験者ってすごい！」と感激しました。

それから、お師匠Ｍさんの支援を受けて、最初のGASプロジェクトである入札参加資格の有効期限リマインダーが完成しました🎉🎉🎉

退職されたお師匠Mさんのサポートが大きかったんですね！

そうなんですよ！

その後、お師匠ＭさんがGASを使った便利機能を量産し、エンジニア未経験者のためのGAS塾を開催してくれました。

おかげで、エンジニア未経験の私でも簡単なツールなら作れるようになり、営業事務内で扱うGAS機能が増えました。

そんな中、営業事務チームのメンバーに出会いと別れがありました。

元エンジニアちかさんの仲間入りと、お師匠Ｍさんの退職、エンジニア未経験のももこさん、みかさんの仲間入りです。

新たに仲間入りしたメンバーもGASへの抵抗は無かったのですか？

はい！今では、GASへ連携していた社内ツールの変更や、運用が変化するたびに、ちかさんが既存のGASを保守し継続的に安心して利用できるようにしてくれています。

みなこさん、あなたが保守してるんじゃないんかい！っていう突っ込みは心にしまってください（笑）

新たに仲間入りしてくれたももこさんもGAS未経験者でしたが、入社後早速、月次の当番割り振りシートをカレンダーへ連携する便利機能を作成したりと、とっても心強いんです。

今では、

「属人化ダメ絶対！

みんなが既存の全てのGASを保守できるレベルになろう！オー！」

という決意のもと、ちか大先生による新GAS塾が開講されています。

ももこさん、みかさんもちょうど興味があったことなので学べて嬉しい！と前向きにとらえてくれています。

こんな感じで、旧メンバーと新メンバーでGASのバトンはつながれています。

実際の業務でやりがいを感じることや、楽しい・面白いと思うことはありますか？

案件開始時の対応中にイレギュラーが発生し、悩むこともありますが、それらを着実に処理することによって達成感ややりがいを感じます。

加えて、その案件が無事開始された時には、より満足感を得られることができます。

何か問題があった時、チーム内での連携をとって全員が同じ方向を向いて解決方法を考えるのですが、メンバーがみんなポジティブなので、楽しい雰囲気の中取り組むことができます。

いい意味でふざけられたり和気あいあいとしつつ、それぞれが責任感を持ってタスクをこなしていることも、結束力が高い秘訣かもしれません。

これからのアジアクエストで営業事務はどんな存在を目指していますか？

契約は、法律・コンプライアンスやお金が絡むため、私たちが責任を持って仕事に取り組むことで、エンジニアさん達に安心感を持ってもらえる存在になりたいです。

現在、事業部内のエンジニアさんが事務処理を行っているケースもあります。

私達の処理件数を増やし皆さんの負担を少しでも減らして、本来の業務に集中してほしいといった想いもあります。

どんな人に仲間になってほしいですか？

報連相ができる人です！新たな案件やイレギュラーな対応について相談しながら進めたり、ミスも共有することで同じ失敗がチーム内で起きないよう、一緒に気をつけられる人と働きたいですね。

仕事はきっちりとこなしますが、チーム内ではたまにふざけつつ、和気あいあいとした雰囲気です。そんな中でも大丈夫（笑）な方が、仲間になってくれると嬉しいです！😆

▲予約で焼肉ランチに行った時の様子

皆さん、インタビューをさせていただきありがとうございました！

いかがだったでしょうか？チーム内の雰囲気も伝わったかと思います！

会社の中で必要不可欠な営業事務業務。

アジアクエストでは自分達でプログラムを書いて業務改善もしてしまうという、他社とは一味違う面を持っています。

気になった方がいましたら、ぜひお話からでもさせてください！

皆様からのエントリーをお待ちしております！

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