大切なのは”想像＆提案”！もう迷わない会食セッティングのイロハ

このブログは、クラウドワークスコーポレートDIv.のアドベントカレンダーのブログです。

ハッピークリスマスまであと1週間！

こんにちは。

クリスマスに準じ、ノートPCをアコーディオン風に奏で打ちしている総務担当の木本と申します。早朝、太陽の独特の眩さが心地よい季節となりましたが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。

早いもので、弊社コーポレートDiv.アドベントカレンダーは14日目を迎え、メンバーのブログに日々新鮮な感動を覚えつつ、アドベントカレンダーの楽しさが分かってきた今日この頃です。

さて、本日は総務グループ最終日ということで、チュイオゥン～♪♬

SO！年末！SO！！！忘年会シーズン！！ということに纏わり、
“会食のお店選定”　をテーマにお届けしたいと思います。

クラウドワークスへ入社してから会食設定を担当する機会が多く、その中で経験した失敗を通して、会食設定の際に気を付けているポイントを私の独断と偏見でお伝えできればと思います。

それでは早速本題に参ります！

【会食設定の際に気を付けているポイント】

イ、目標は2回でゴール！
ロ、希望の要件はゆとりをもって　
ハ、お店の選定は行ったことないから情報確認＋想像

イ、目標は2回でゴール！　

”2回”　これは、依頼を受けてからお店を確定するまで、私が目標としている依頼者とのコミュニケーション回数です。
1回目は、依頼の受諾＋不足事項の確認、2回目は提案と確定になります。
『ただの会食調整だから当たり前だよー！』と思われた方も多いかもしれませんが、自分ベースで考えを進めると、ついつい忘れがちです。

入社間もない頃に、考え過ぎて頭が団子になった私に、『依頼者の工数を減らすのが仕事だよね。』と上司から言われて、はっ とさせられたことがあります。おっしゃる通りで、相手ありきで仕事をしているということ、私は会食設定についてはコミュニケーション回数を決めてますが、業務内容や仕事をする相手に限らず、仕事をする上で大切にしているポイントの一つです。

コミュニケーション回数＝相手の仕事の数

ロ、希望の要件はゆとりをもって　

会食設定依頼をされたら、まず最初にお店の選定の為の要件確認を行います。依頼者の方より、予めお店まで指定いただければ気持ちは楽になると思いますが、毎回そうはいきません。そこで、私の場合、お店を探す前条件として、事前に確認する項目をゆる～く3つに分けて設定しています。

■松：必ず確認
・日程
・エリア
・人数

■竹：遊びをもたせるために確認
・同席者
・お食事のカテゴリ
・会食の目的

■梅：状況に応じて確認
・同席者の方の性別（特に大人数での会食の場合）
・個室
・予算

”遊び”って、ちゃんと設定する気ありますか！？と言われてしまいそうですが、それを覚悟でお伝えすると、理由は2点あります。


一つ目は、お店を選ぶ際に自分の視点からも選定しやすいということです。例えば、下記2つの依頼があったとき、どちらが調整しやすいでしょうか。

A,<焼き鳥><個室><六本木><2名><男性>
B,<ランチ><個室><六本木><2名><男性>

私の場合は、Bになります。

Aは<焼き鳥><個室>でぐっと対象店舗が狭まるので、そもそもの条件変更提案を行う可能性が高くなります。＝いただいた希望から遠ざかる。

Bは、<ランチ><個室><六本木><2名><男性>となる為、まずは<2名><男性>でお料理のジャンルを絞っていきます。
そうすると、<和食><中華><お鮨>あたりのお店をそれぞれ選び、お好みに合ったお店を選んでもらえればOKという風に進めることができます。


二つ目は、依頼者の方あるいはお相手の方にお店選定から楽しんでいただき、素敵なお店の新規開拓も是非行っていただきたいという想いがあります。（勝手な理由ですいません・・・）
会食はの機会は多くあっても、お相手の方に合わせることが多い為、普通であれば「無難に」「いつもの」となってしまい、お店の新規開拓の機会はなかなかないもの。ですが、”遊び”の部分を情報源として少しでも提案に盛り込み、新しいお店へ伺う機会を増やして頂きたいと思っています。但し、あくまでも提案なので、それが通らなくても気にしません。

とは言ってもコメントをもらうと嬉しくなります！（単純・・・）

『外観を見て気になっていた（おおー！よかった！）』
『次のこういう時に利用してみたい（メモメモ📝‥）』
『ここは老舗なので安定感あるよね（え！恥ずかしながら知りませんでした・・・情報ありがとうございます）』

などなど、その時はそのお店を選ばれないとしても、コメントを頂いたら次の機会に備えることができます。

ということで、その場にふさわしいベストなお店を！とついつい力んでしまいがちなのですが、、お店の選定要件はゆとりをもって。

■松＝ないとお店を探せない項目
■竹＝お店を選定（会食）をより良い提案に、楽しく
■梅＝依頼を頂いた時点で必要性を感じた場合に必ず確認

その心は、
一つ、お店を選ぶ際に自分の視点からも選定＝提案しやすい
二つ、新たな店舗を提案することで可能性を広げる（依頼者の方、お相手、自分自身にとって）

勿論、条件を仔細にいただいた場合は、その条件に沿って頑張ってピンポイントでお店を探します！（必死です。笑）

ハ、お店の選定は行ったことないから情報確認＋想像
会食のお店を選ぶのですが、私自身はほぼ行ったことのないお店になります。
常に私が踏み入ったことのないような素敵な御食事処へ伺われている目上への方々への提案を、自身の範疇を超えた部分で想像する必要があり、初めはこれが非常に難しい判断で失敗を繰り返しました。

そこで、現在私が主にお店選定の際に行っているのは下記の3項目です。

■お相手に合わせたお店の設定
先ほど少し記載しましたが、男性の方のみの場合、フレンチ、イタリアンは避けて、和食、お鮨、中華をメインに探すことが多くなります。女性であれば、フレンチ、イタリアンをメインに、お相手とお店の雰囲気を見て選定するようにしています。

また、ご年齢が予めわかる場合も少し留意しています。
例えば、学生の方で起業されている方との初めてのご会食。いきなりお作法が必要とされる場所に設定してしまうと、リラックスしてお話しができないと思います。あくまでも、お相手に合わせてイメージをするというのを意識しています。

■各サイトで情報確認

（1）メインの指標を決める
これは、情報基準の統一もありますが、いつも同様のサイトを利用すると選定までの時間が短くなるという作業効率化の為でもあります。
私の場合は、食べログをメイン指標にその他のサイトの指標と融合させてお店選定を行っています。また、最初の選定を最小限の時間で行う為に、感覚値で自分の中で基準を決めています。

例えば、　
　社外の会食の場合：食べログ3.8以上、4.0以上なら尚良し　
　社内会食の場合：食べログ3.8前後のページから確認スタート、評価はそれ以上であれば尚可

また、予約報告の際に依頼者がイメージしやすいよう、普段どんなサイトや情報を指標にされているかという確認はするようにしています。（特になければ、一般的に使われるサイトで確認）感覚が近い方が伝達しやすいですよね。

（2）選定理由の色付け
自分が選定したお店に一抹の不安を感じた場合、他のサイトを利用して安心感をプラスしてみます。これはお店への不安でなく、実際にお伺いされる方が違和感なく過ごせるかどうかを、別の角度から見てみる確認作業になります。

私が実際に利用しているサイトはランダムですが、一部ご紹介します。
・ミシュラン
・東京カレンダー
・店舗のホームページ
・各種特集ページ
・キーワード検索

合わせて新たな発見をすることも多く、楽しく情報収集をおこなっています。
おすすめのサイトがありましたら是非、教えてくださいませ！

■写真で店内の様子をイメージ

当日利用する予定のお席を写真で必ず確認します。
例えば、個室希望の場合、紹介ページに【個室】と記載があっても、実際には半個室やパーティションで区切られていることがあります。
また、欄間部分が抜けていると、周囲の環境によって個室でも外部の音が入り込む可能性があります。大人数でのカジュアルな会食の場合は、留意しなくてもいい点かもしれませんが、お相手に集中して話をできる環境をつくるという観点を大事なポイントにしています。


主に上記の3項目から、会食当日のお席を利用する短い時間を、いかに心地良く（違和感なく）過ごせるかどうかを想像してみます。
また、気になった点を予約の電話をする際にお店の方と、同じ情報元を見ながら確認することで、”想像”から”想像の中の確信”に近づけるようにしています。

会食の目的は様々ですが、お仕事につながる機会も多くあると思います。当然その場に同席してお手伝いできることはありません。ただ、会食のお時間が、その場に集う皆様にとって有意義なものになるよう、”場”の設定という面から少しでもアプローチ出来ればいいなと思い、未だに日々奮闘しています！

当たり前のことが多いと感じた方もいらっしゃると思いますが、これから会食設定を行うことのある皆様へ少しでもご参考になるようでしたら幸いです。

また、今回会食設定についてお伝えさせていただきましたが、私自身も日常業務の中で他の企業ではどうしているんだろう、と思うことも多く、是非、いろんなご意見等お伺いしたいと思っています。少しでも興味を持ったら、是非、ふらりとオフィスへお立ち寄りください！