【余裕を生み出せ】PMが忙しいとPJは失敗する！？

株式会社クリエイティブテックスタジオがお届けする、【マネジメント虎の巻】シリーズ！

弊社はシステム開発領域のPMを生み出す会社として日本一といっても過言ではないほどのノウハウを持つ、プロジェクトマネジメントのプロフェッショナル集団です。

門外不出・社外秘のマネジメント方法論ですが、その一部をご紹介していきます！

今回のテーマは『PMが忙しいとプロジェクトが失敗する理由』。

PMは忙しい仕事だとまさに実感している方、どんなPMでも忙しいのだろうと考えている方は多いと思います。ですが、プロジェクトが上手くいかなくなる失敗パターンの多くもまた、PMが多忙であることが原因なのです。

とは言っても、一度決まったプロジェクトの完了条件が大きく変わることはありません。忙しい中でもプロジェクトを成功に導かなければならないPMはどうすべきなのか、見ていきましょう。

◆本コンテンツのゴール

・忙しくてもプロジェクトを失敗させないコツをつかむ

◆こんな方にオススメ

・忙しさに目が回りそうなPMの方

・PMを目指す方

◆PMが忙しいとプロジェクトが失敗する理由

多くの方が考えている通り、PMは基本的に忙しい仕事です。プロジェクトの計画を立てるだけでなく、時にはプレーヤーとしても関与しなければならないこともあります。

工程にもよりますが、システム開発の全工程を通して見ればプロジェクトの中で最も忙しいのはプロジェクトマネージャーだと言って差し支えないでしょう。

なぜPMが忙しいとプロジェクトがうまくいかなくなるのでしょうか。

その理由は、PMが忙しすぎるとどうしても目の前の仕事、短期的な視野に囚われてしまい、先々のことについて考える余裕を失うからです。

たとえば、プロジェクトが始まったばかりの要件定義工程を考えてみましょう。

要件定義はシステム開発工程の中で最も難易度が高く、多忙となる傾向にあります。PMは動き出したばかりのプロジェクトに対するマネジメント業務を遂行しながら、要件定義工程のいち担当者としても参加するというケースが多く見受けられます。

さて、要件定義工程が残り1ヶ月となったタイミングで、PMがとるべき行動があります。それはなんでしょうか。

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後続の設計工程は、要件定義工程よりもプロジェクトの人員を増やして対応する工程です。

人員の調達や設計書のフォーマット作り、レビュープロセスの整備など、設計工程を効率的に進めるための準備が必要です。設計と開発が同時に始まるようなアジャイル的な手法を採用するプロジェクトでは、加えて開発に向けた準備が必要になります。PMは忙しくても、後続工程の準備をしなければなりません。

しかし、1〜3か月先くらいまでを見据えて実施すべき作業に着手できないPMがいます。目の前の業務をこなすことに集中してしまい、この先の生産性が低下するということに考えが及ばず必要な作業を後回しにしてしまうからです。

この結果、設計工程で必要な人員を揃えることができずに遅延が発生したり、設計書のフォーマットが担当者ごとに異なって作成され、納品のための手直しに余分な労力を割いたりすることになります。これにより、プロジェクトのコストやスケジュールに大きな影響が生じるのです。

PMが忙しいとプロジェクトは失敗する可能性が高くなっていきます。しかし、PMがいきなり忙しさから解放される状況を生み出すことも簡単ではありません。

それでもプロジェクトのため、PMはどれだけ忙しくても、できれば1週間に1回、最低でも2週間に1回は自分の時間を確保し、今後のプロジェクトの状況について考え、やるべきことがないか確認する必要があります。

プロジェクト計画を書いていれば定期的にその計画を見直し、修正が必要な箇所を見つけましょう。プロジェクトの状況を俯瞰するための時間の確保がなによりも重要なのです。

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最後までご覧いただきありがとうございました。

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