会社行事もタイパを意識！通勤時間を勤務時間に変える取り組みとは？

当社では12月をもって2024年度の第1四半期が終了します。四半期ごとに業績の振り返りを中心とした社員総会を実施するのですが、各部署からの業績発表でかなり時間がかかってしまうのがネックでした。

社員アンケートではたびたび「発表の時間が長い」「せっかく集まるのに話を聞いてばかりでもったいない」という声があがっていました。そこで、対話を最大限活かせるような総会にするため、新しい取り組みを始めました。

業績発表を事前に実施。当日は質疑応答のみ

それは、いつもは総会当日に発表していた業績振り返りを事前に動画で保存しておき、社員が当日までに視聴しておくというもの。当日は発表内容を踏まえた質疑応答のみを実施しました。
そうすることで発表時間をゼロにして、質疑応答に注力することができるようになったのです。

■社員総会のタイムテーブル
13:30 開会
13:40 第1四半期の振り返り【質疑応答のみ】
14:30 休憩
14:40 グループワーク
テーマ：3年後の会社、サービス、私たち、について考えよう
15:50 休憩
16:00 グループワーク発表
16:50 表彰式
17:10 休憩
17:20 懇親会
18:30 終了

動画の様式は自由。持ち時間はひとり約2分

事前共有する形式がパワーポイントなどのスライド資料ではなく動画だったのは、当社が動画を使ったABILI Clipというサービスを運営しているからです。動画には、文字や画像以外の動作や表情、音声なども伝えられるという利点があります。通常、外食や小売など、サービス業の現場教育やマネジメントでご利用いただいていますが、今回は社内タスクで利用しました！

　　　▲皆さんの声を踏まえて実行形式を変更します、と説明する動画（実行委員長の植原より）

ABILI Clipでは複数の動画をまとめて「ToDo」というタスクリストを作ることができます。今回は15本の動画で一つのToDoが作成されました。視聴時間は約40分です。総会本番までに全員がこの動画を視聴終了するよう、実行委員が管理画面を使って進捗をチェックしていきます。

　　　　　　　　　　　▲ひとつの動画をクリアすると次の動画に進める仕様です

▲管理画面の一部。まだ25％しか完了していません（最終的には対象者全員が完了しました）

40分もあると冗長になりがちですが、BGMをつけてみたりAIを使った音声ナレーションを使ったりと、投稿者ごとに様々な工夫をこらした動画が登録されていました。

動画視聴も効率的に

さて、事前視聴することで当日の時間を有効に使う道が開けました。この動画視聴を快適に効率的に実施してもらうための機能も紹介させてください。

１．40分の動画が20分で終了！倍速再生機能

　　　　　　　　　　　　　　　▲再生速度はクイックに切り替え可能

ABILI Clipでは0.5～2倍までの再生速度が選べます。2倍速なら40分のToDoが20分で完了できてしまいます。
ちなみに、カーソルを手動で早めて終了させると視聴済みにならない仕様になっているのでズルはできません。

２．通勤時間が勤務時間に。移動中にスマホで視聴

電車に乗っている時間を有効活用！

オフィスでPCを使って見なければいけないわけではないので、例えば通勤電車の中で視聴すれば移動している間にタスクが終了します。また、見たいところだけ何度も見られるのも利点です。実際に社外で利用した社員の声を紹介します。

カスタマーサクセス部 Oさん
オフィスのPCで視聴開始。退勤時間が近づいており、あまり遅くならないうちに帰宅したかったためキリの良いところで中断し、帰りの電車で続きを視聴した。移動しながらスムーズに終えることができた。

コンテンツ・コミュニケーション部 Nさん
有給休暇取得前で業務が詰まっているタイミングだったので、昼休憩をとる傍らスマホで動画を見た。一部、難しい内容があったので1.75倍で繰り返し聞いて理解を深めた。無事にタスクを終了でき、安心して休暇を取得することができた。

開発部 Tさん
関西在住のため総会当日は新幹線で東京へ。動画視聴は前日までに一通り終えていたが、業績推移の発表などを中心に車内で復習をした。理解しにくいところは止めたり繰り返して見られるので便利。総会で1時間じっと座って聞くよりはグループワークができた方が良いので、良い取り組みだと思う。

時短＆質の向上で、より有意義な総会に

業績振り返りをリアルタイムではなくオンライン＆非同期にすることで、効率性と理解の深耕を両立でき、その後のグループワークや懇親会をゆったり行う時間がとれました。

　　　▲グループワークの様子。密度の濃い議論ができるようにチーム分けも工夫しています

　　　　　　　　　　　　　▲オフィスの2部屋を使ってプレゼンを実施

グループワーク終了後はお待ちかねの懇親会です。以前は外部の会場を借りて行っていたのですが、今年に入ってからはオフィスで実施しているため、より食事代を多くかけられるようになりました。

今回は、ABILI 導入企業様の中から、成城石井様、おむすび権米衛様、そしてすきやきの名店からお取り寄せをしました。

　　　　　　　▲彩り豊かなパーティーメニューと心なごむおむすびの詰め合わせ

　　　▲今回は店名は明かせませんが究極の和牛すきやきセット（生卵つき）に牛肉の盛り合わせ

　　　　　　　　　　　　　　　　▲成城石井様はデザートも豊富！

　　　　　　　　　▲たまにしか合わないメンバーも居て一同盛り上がります！

　　　　　　　　　　　　　　　　▲食べてるときの笑顔すごいです

簡単なムービーも作りました！社内の雰囲気をご覧いただけます。

過去には、銚子丸様のケータリングで握りたてのお寿司を堪能したり、クリスピー・クリーム・ドーナツ様のカラフルなドーナツがテーブル一杯に並んだこともありました。次回の懇親会ではどのようなラインナップになるのでしょうか。毎回とても楽しみです。

タイパをこれまで以上に意識したことで、18:30には懇親会の中締めまで終了し、定時でも上がれるようになっています。時間は短く、内容は濃く。これから会社行事のスタンダードになりそうです。

最後までお読みいただきありがとうございました！