RPA導入のコツは"ハードとハート"！？急拡大するベンチャーの経理がRPAを導入してみた話

こんにちは、採用PRの大崎です。
先日、財務経理部の杉浦がRPA DIGITAL WORLD 2018というイベントにて登壇を行いました！

登壇したのは、会場が満員となり、立ち見の方も大勢出て大変盛況となった基調講演パート。

今回は杉浦がお話しした内容をご紹介致します！

会社のフェーズの急激な変化に経理としてぶつかった壁。それはヒトの入れ替わりと属人化

当社は、M＆Aや子会社設立で急速にグループ会社も増え、そして皆さまのおかげで売上も伸びてきました。

会社を取り巻く環境やフェーズが、日々めまぐるしく変化しています。そのような環境の中、経理としてぶつかったのは2つの壁でした。

業務処理の属人化が課題

1つめは急激に増える業務に対して、属人化が進んでいったことです。急激に売上やグループ会社が増えるにつれて、業務量が増えていきました。

1つ1つを素早く処理していったところ、結果的に属人的な業務処理が発生しました。その人でないとわからない部分ができてしまい、いわゆる属人化が加速しました。

ただし、この属人化は本質的には職人芸のように付加価値を生む部分でもあり、一概に悪いものと片付けられません。特に0から1のフェーズでは大いに必要なものだと思います。

会社のフェーズが変化し、人員の入れ替わりが発生

業務が属人的になっていても、その人がいる限り業務に支障が出ることはありません。
しかし、当社は創業からすごいスピードで成長しながら駆け抜けていき、求められる人物像も変化していきました。会社のフェーズに合わせて、バックオフィスも0から1を生む時代から1から10の効率化の時代、そしてさらにその先へ変わってきます。

属人化とヒトの入れ替わりが組み合わさることにより、引継ぎが伝言ゲームになってしまうという問題があります。これにより、本来伝えるべき内容が正しく伝わらなくなってしまいます。

対応策として何を選ぶのか

今までは以下のような対応策をとっていました。
・新しい人を採用するのか？
・システム化していくのか？
・業務を外注するのか？
目の前の事も対応しなければならないとはいえ、長期的な解決も目指したい。このジレンマを解決するために対応策を考えていました。

選ばれたのはRPAでした

結論、当社は3つの理由からRPAの導入を選択しました。

1.ロボに合わせて業務の標準化が進む

RPAロボに作業を記憶させるために、1つ1つの業務を作業レベルまで標準化させていきます。標準化することで、今まで属人化していた業務のプロセスが明確になりました。

2.成果が出るまでのスピードが早い

システム化をした場合、稼働まで1年かかることもあります。また、新しい人を採用するとなっても、採用活動に加えて、業務のやり方について指導する時間やインプットの時間が必要です。そのため、日々増えていく業務に対してスピード感が欠けてしまいます。
RPAの場合、導入に1，2ヶ月かかりますが、その後は1つの作業フロー当たり数日で作成が可能なため、スピーディーに対応が可能です。

3.業務の増加に対応出来る柔軟性がある

また、仮に新しい業務が増えたとしても、業務の標準化をし、RPAロボへの教育を行うことで追加をしていくことが可能です。こうした中で、業務の標準化をするという意識が定着し、これはヒトがやるべきか、RPAに任せるのかという判断を行うことが出来るようになりました。

その考えの背景には、ヒトをRPAに置き換えるのではなく、足りないリソースをRPAロボによって補って貰うという思想を持っていたためです。

導入にあたって大事にしていた2つのこと

RPAの導入という新しいチャレンジをするにあたり、2つのことを大事にしていました。

1.ハードの準備

受け入れのためには、ハード面の準備としてセキュリティやインフラ周りのチームとの協力が不可欠でした。

2.ハートの準備

もう一つは、ハートの準備です。
システム導入したから「もう大丈夫！」ではなく、標準化させた1つ1つの作業をRPAに教えていき、新入社員のようにみんなで育てていくんだという気持ちを持って取り組むようにしました。

さらに、もう1つご紹介します。
チームで合宿した際に決めたValueの一つである「Be biggest fan of our products 」です。
「最先端のユーザーとしてプロダクトを愛し使い倒す、一番のファンであり続けよう」と意味が込められており、『マネーフォワードクラウド会計』をとにかく使い倒しています。これと同じように、導入したRPAも使い倒してやろうじゃないかという意気込みで取り組んでいます。