【秘書ログ】オフィス移転のソフトとハード

みなさんこんにちは！秘書の田中です。気づいたらすっかり年の瀬ですね。

今年を振り返って、当社のハイライトの一つと言えば間違いなくオフィス移転。先日友人に「この間あなたの写真に写り込んでいたオフィスがめちゃめちゃかっこよかった！」と言われてすっかり自慢げになってしまった田中です。

それはそれは素敵なオフィスで、もうみんなに自慢したいことこの上ないのですが、この素敵オフィスが完成するまでには、関連するいろんな部署のみんなのたくさんの頑張りがありました。オフィスも自慢したいが、この「最強オフィス移転チーム」も自慢したい！ということで、今回はオフィス移転を縁の下の力持ちとして支えてくれたメンバーを、デザイナー金井と共に紹介します！

登場人物(登場順)

■社内活性化担当(人事部)：西野(通称：えりを)

■インフラ担当：久保、高田、ムガール

■総務担当：植村

■プロジェクトマネージャー：坂本

■聞き手：金井(オフィスデザイン担当)、田中

【こだわりの】社内活性化担当：えりを

金井：西野さん、通称"えりを"は、人事の「社内活性化担当」としてこのプロジェクトにジョインしてくれました。人事観点の「オフィスのこだわり」を聞かせてください！

えりを：みんながいろんな場所で気軽にコミュニケーションが取れることですね。例えば、今いるこのリフレッシュエリアには、いろんな形の机や椅子が置いてあります。ランチをするときとかに、隣に座っている今まで話したことないメンバーと「ちょっとここいいですか？」みたいな会話が発生するといいなと思って、こんなレイアウトにしていただきました。

田中：なるほど！そう考えると、執務室の窓際のフリースペースなんかももしかして。

えりを：そうそうそう。

金井：えりをのこだわりは、このリフレッシュルームと、となりのワークラウンジ(社外の人も入れるワークスペース)の間を扉にして、一つの大きな空間にできるようにすることだよね。

えりを：そこは本当にこだわりました。社外の人を呼んだイベントの時に、オフィスの一番いい場所を見ていただきたかったのと、オフィスで懇親会をやりたかったから。予算的に最初は諦めてたんだけど、やっぱり全員で集まれる場所が欲しくて、最後のバッファ分の予算をあの扉に分配していただきました。

金井：イベントの話もお願いします！

えりを：移転自体を楽しくワクワクするものにしたいと思っていたので、移転関連の社内イベントを2つ企画しました。１つ目は、オフィスツアー。と言っても、内装がまったくない状態の、まっさらなオフィスを見学する会。「これからここに移ってくるんだ！！」っていうわくわく感をみんなで共有したかった。２つ目は、オフィスの柱をみんなで塗るイベント。

金井：この規模になると、「自分たちのオフィス」って感じてもらうことってすごく難しい。えりをとは、どうしたら「用意されたオフィス」じゃなくて、愛着を持って過ごしてもらえるかということを一緒に考えました。

えりを：そうそう。だからこそ、イベントの仕立てにも頭を悩ませました。一部の人だけで盛り上がるんじゃなくて、みんなで楽しむためにはどうすればいいのか。細かいところなんだけど、朝の全体会議での告知の仕方に頭を悩ませたり。

金井：考えたねぇ(笑)。

えりを：結果的に、今回の移転のコンセプト「Let's make it！」の言葉通り、事務局メンバーだけじゃなく、社内のみんなでオフィスを作ることができてよかったなと思っています。

田中：うん、オフィス塗り塗りイベント、すごく楽しかった！社内活性化って奥が深いね。

【ネット三銃士】社内インフラ担当：久保、ムガール、高田

（写真左から久保、ムガール、高田）

金井：今回のオフィス移転は規模が大きかったから、インフラチームとデザインチームは別チームで全然絡みがなかった。なんかめっちゃ大変そうだったってことしか記憶にないです(笑)。

田中：そもそも不勉強で誠に申し訳ないのですが、この移転におけるインフラチームの役割とは何だったのでしょうか？？

ムガール：ネットワークの構築、アクセスポイントの設計、有線・無線LANの設置。それから、入退室のセキュリティカードの機械や、顔認証も付けたな。あとは、電話の設置が意外と大変でした。前のオフィスから、ホコリかぶってるやつも全部持ってきてそれをまた1台1台設置するっていう。

田中：うわー、電話。確かに大変そう…。3人の役割分担は？何担当みたいな役割分担はあったのか知りたい。

ムガール：僕は入退室関連担当。あとはヘルプデスク、みんながあとから困るもののサポート全般。入退室のIDや勤怠の情報など、いろんな情報の入っているセキュリティカードのリプレイスには一番気を使いました。下手するとその人の給与情報が誰かと入れ替わってしまったりする可能性があるし。

高田：相当気を使ってやってましたね。自分はネットワーク構築。自分の作業が終わらないことにはそもそもインターネットがつながらない、それをふまえて久保さんやムガールさんが作るシステムが初めて役に立つ、という部分を担当していました。あと、セキュリティの仕組み作り。

久保：高田さんが外のネットワーク、GoogleとかYahooを見るための設定をする。僕はその手前で、パソコンがネットワークに参加するための仕掛けを作っていました。

金井：オレは中な、お前は外な、って感じ？

高田：極端に言うとそう。ムガールさんはそれらの仕組みを全パソコンに適用するための仕組みを担当した。

田中：ほっほーわかりやすい！！！あと、すごく気になってるのは、オフィス移転初日にパソコンを開いたら、なんの設定もすることなくインターネットにつながったことに感動したんですけど、あれは？普通、ネットワークが変わったら、設定が必要だよね？

ムガール：それは、裏側で事前に仕込んでいたから。実は前のオフィスにいる時点ですでにいつ新オフィスに来ても大丈夫という設定にしていた。

高田：久保さんの設定がちゃんとできていたからこそ、こちらに来た時になにもせずにネットが使えた。

田中：ほおおぉぉぉおお。すごい。

金井：ネット三銃士みたいな。

一同：（笑）

田中：それ話聞きながら言おう言おうってずっと考えてたでしょ(笑)。よしそれ使おう。ネット三銃士のみなさん、ありがとうございました！

【みんなのお母さん】総務：植村

金井：植村さんは定例ミーティングなどには出席していなかったんだけど、裏の裏で動いてくれていた人。移転後の運用面も担ってくれています。

田中：移転準備の日の「あれがない」「これがない」というのを一つひとつ拾ってくれて、無事にみんなが(というか私が？)引越しの箱詰めを終えられたのは植村さんのおかげです。本当にありがとう。

金井：移転にあたり、総務では関係各所との様々なハードネゴシエーションがあったと聞いています。

植村：清掃会社とのハードネゴシエーションがありました(笑)。今、みなさんのデスクの近くにゴミ箱が置いてありますが、清掃の方がそこのゴミを回収してくださっているのは、ネゴシエーションの結果です。当初、ゴミ回収はオフィス内に2箇所あるゴミステーションのみ、ということだったところを引き受けてくださいました。あとは、地味に机を拭いてもらうエリアを広げてもらったり。

田中：それはなんともハードなネゴシエーションでしたね。

植村：オフィス内の観葉植物は植木屋さんがメンテナンスをしてくれているんですが、中には移転のときにお祝いでいただいた植物もあって、それは当然、植木屋さんの担当じゃないんです。でも、メンテナンスのついでにそれもきれいにしてくれたりとか。最初の段階でコミュニケーションしたのが良かったと思います。

金井：それはソフトネゴシエーションですね(笑)。

田中：みんなが気づかないところで、いろんなネゴシエーションがあったんですね。植村さんにとって、今回の移転はどんなものでしたか？

植村：私は途中からこの移転プロジェクトに参加しましたが、なにもない、まっさらなところからオフィスを作り上げていくのはとても楽しかったです。あとは、土日で引っ越しをして、月曜にみんなが出社して困らない体制を作りたかった。とにかくすぐに仕事ができる環境にしたくて、それを目標にしていました。実際に移転を終えてみて、みなさんが楽しく働いている様子を見ることができてホッとしています。

田中：植村さんはほんとうにみんなのお母さん。これからもたくさんお世話になると思います(笑)。

【PM 兼 KJ】プロジェクトマネージャー：坂本

金井：インタビューに疲れてきちゃった(笑)。

田中：すみません(笑)。

金井：坂本さんはPM。プロジェクトマネージャー兼 小姑。

田中：PM 兼 KJ？(笑)。

坂本：正しい。

金井：坂本さんと移転プロジェクトをやったのは4回目だったんですが、今回の大変だったポイントとか苦労話ってある？

坂本：まず、この規模の移転は初めてだったんです。始めは勝手がわからなくて大変でした。前回の時は古いビルでけっこう自由にやらせていただいたのですが、今回は新築ビルならではの制約がいっぱいあって。あと苦労したポイントはスケジュール。引っ越し業者の方に、他の会社さんはどのくらい前から話しているんですか？って聞いたら、1年前くらいからですって言われて驚いて。今回のプロジェクトは、7か月ちょっとだよね？それから、お金の話になっちゃうけど、予算も厳しかった。

田中：うわあぁ、普通1年かかるところを7ヶ月って、それは短い。結果的に半分近い期間で移転を完了できたポイントは何でしょう？

坂本：やらないことを決めた。やっぱりコンセプトって大事じゃないですか。ここに今回時間をかけました。デザインに時間をかけた分、実行に時間が取れなかった。そこは工事期間を圧縮したり、内装とインフラの作業工事と並行して行うなどして短縮しました。

田中：なるほどー。そんなスケジュールも予算もタイトななかでも譲れなかったところってありますか？

坂本：くだらない話ですが、机のコードの配線って床にあると汚いじゃないですか。机の脚にコードを入れちゃうのが一番かっこいいけど、それはものすごく高い。そこで今回は、2席ごとに床上にコードを出しつつ、机の上まで線で引っ張って出すやり方にしました。使い勝手もよく、見た目もスマートという仕上がりにしたんです。お金はかけられないけど、創意工夫でなんとかするみたいな。

金井：コストカットを重視してデザインをカットするPMもいるけど、坂本さんはデザインをカットしないよね。

坂本：デザインをカットすると、カットしたお金以上にしょぼくなる可能性があるからね。その中で利便性と使いやすさを追求する。無尽蔵には切らない。かけるところにはお金をかける。

田中：当社のオフィス移転と言えば坂本さんと言っても過言ではないくらいですが、そんな坂本さんにとってオフィス移転とは？

坂本：例えるなら、戦国時代。あそこに攻め込みたいから城をつくれって言われて、そこに最短で最高の城をつくる、っていう感じ。オフィス移転も同じ。会社が大きく前進する時に、適切なコストで、最短のスケジュールで、最強の拠点を作るということですよね。

田中：かっこよくまとまりましたね(笑)。

金井：どういう罠にするか、とか考えるのが私なんでしょうね(笑)。

田中：デザインって罠なんだ(笑)。坂本PM 兼 KJ、ありがとうございました！

いかがでしたか？一口にオフィス移転と言っても、そこに関わるたくさんのメンバーそれぞれの、プロフェッショナルなこだわりがありました。

社内のメンバーはぜひ、移転プロジェクトメンバーと社内ですれちがったらぜひあらためて「ありがとう！」を。社外のみなさまで「なんて素敵なオフィスなんだ！」と思ってくださった方はぜひ遊びにいらしてください！

それでは、良いお年を！