対面に近いコミュニケーションをリモートでも。バーチャルオフィスを開設！

こんにちは、メンバーズルーツの武田です。
定期的にメンバーズルーツに関する情報を発信させていただきますので、よろしくお願いします。

メンバーズルーツも3年目に突入。お陰様でメンバーも15名程度に増えてきました。
今までは少人数だったので、クライアント業務や、社内支援活動などを通じて、各メンバー間で連携することが多かったのですが、「人数も増えてきて、会ったことがない。話したことがない。っていうメンバーがいる」「なかなか相手の状況がわからず、気を使いながら仕事をしている」という課題が出てきました。

このような課題を受けて、コミュニケーションの活性化についての取り組みを行ったので、ご紹介をさせていただきます。

課題を解決をするために何を行ったの？

コミュニケーション活性化・生産性向上メンバーを選定

トップダウンで施策を指示するのではなく、ディレクターの佐藤さん、瀧澤さん、三角さんをコミュニケーション活性化・生産性向上担当に任命。３人が中心となって、チームメンバーと相談をして、ボトムアップ型で企画・推進をしてもらいました。

施策を考えるために大事にしたこと

施策を検討する上で、現状の課題について調べてみたのですが、リモートだと、『稼働面の状況』『作業の集中度』『その日の気分』など、対面で接していると、視覚情報などで考えなくても読み取れていた部分が、読み取れなくなり、無駄に気を使ってしまうシーンが増えてしまうことがわかりました。
上記前提を踏まえて、『対面でできているチームプレーを、リモートでもできるように』ということをポイントとして、施策の検討を行いました。

上記を踏まえて考えたい施策

上記を踏まえて考えた施策が、バーチャルオフィスを立ち上げて、メンバー全員がその場で集まって作業をすることです。
調べてみると、さまざまなバーチャルオフィスのツールがあったのですが、別カンパニーなどでも導入済で、事前にテストなども実施できる関係から、oVice社のoViceというツールを契約をして、メンバーズルーツ用のバーチャルオフィスを立ち上げました。

導入推進をした手順は？？

STEP1：トライアルで使い倒してみる

まずはトライアル契約を結んでオフィスを開設。基本的な使い方をメンバーに共有をし、ルールなどを作ることなく、2週間自由に使い倒してもらいました。使っているうちに、「相手の状況はわかる」「相談はしやすくなった」などのメリットは出てきましたが、「相談したいときに相手がいない」「開いているとパソコンが重くなる」などの課題が出てきました。

STEP2：バーチャルオフィスの利用ルールの策定

トライアル施策の反省から、本導入の際には、オフィスの利用ガイドを策定。
使い方マニュアルを定めるだけでなく、出てきた課題を解決できるように、基本ルール、補足ルールなどを定めるなど、改善を行いました。

基本ルール
・業務をしている際には、必ずoViceに入るようにする。
・話しかけるタイミングはいつでもOK。
・作業で集中したい場合は、外部ミーティング・作業部屋に入って仕事をする。
・ごはんなどで離席をする場合は、離席表示を行う。

補足ルール
・各グループの朝会はoViceで実施をして、バーチャルオフィスへの出勤を習慣化。
・パソコンに関しては、社内メンバー全員のパソコンスペックなどを公開、明らかにスペック不足の場合は交換する。

STEP3：交流会・ランチ会の実施

また、業務以外のコミュニケーションを増やせるように、クイズ大会などを入れた交流会（oViceの宴会プラン）を実施したり、新しいメンバーが入った際にラウンジに集まってウェルカムランチ会を実施するなど、はじめての人でも簡単にツールを使って楽しめる仕組みを作って、バーチャルオフィスに対して抵抗感を持たないような工夫をしています。

バーチャルオフィスを利用しているメンバーの声

・相手が忙しいか、否かも、バーチャルオフィス上でわかるので良い。
・今まで、チャットで「話しかけていいですか？？」って毎回聞いていたけど、聞かなくてよくなった。それだけでもストレスが減る。
・ちょっとした相談などでも、文章として残るので、相手の気分を害さないように、文章を考えたりしていたが、口で気軽に話せるようになったので良かった。
・チームだけど、一人で作業をしている感覚だったが、近くで一緒に作業している感じが出て良い。
・違うチームのメンバーとの交流が増えて良かった。
・リモート飲みはしたことがあったけど、みんなで画面上で動いてクイズとかをして新鮮だった。過去のリモート飲み会の中で一番楽しかった。