【補助金初心者向け】補助金初心者が感じた事務手続きのポイント

2024年12月1日に投稿された記事です。

こんにちは。Corporateの時田です。

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本日より毎日dotDメンバーが記事を公開していくので楽しみにしていてください！

私はこの一年間、dotDとしても、私個人としても初めての試みとなる補助金手続きを担当しています。昨年8月にスタートした第一回目の補助事業が今年2月に無事終了し、これまで計二回の手続きを終えました。そして、現在は二種類の補助金手続きを進めています。

まだまだ経験は浅く、学ぶことの方が多い立場ではありますが、このnoteでは、これから初めての補助金手続きをしていく方、特に事務手続きを取りまとめる方に向けて、補助金初心者である私が申請～実績報告手続きを通して感じた事務手続きのポイントをご紹介したいと思います。
※補助金の種類によって手続き方法が異なる場合があります。

目次

1. これまで申請した補助金の種類
2. 補助金手続きの流れ
3. 補助金手続きにおける事務手続きのポイント
4. 手続き全体
5. 応募時（交付申請時）
6. 事業開始後
7. 実績報告
8. さいごに

これまで申請した補助金の種類

”補助金”というと一括りに考えてしまいがちですが、実際に手続きをしてみるとルールや提出書類は異なるものもあるので、まずはこれまで当社が申請した補助金をご紹介します。

1. 経済産業省が補助金を交付する一般社団法人低炭素投資促進機構（GIO）の実証・支援事業
2. 1. 令和５年度無人自動運転等のCASE対応に向けた実証・支援事業
   2. 令和６年度無人自動運転等のCASE対応に向けた実証・支援事業
   3. 令和６年度蓄電池等の製品の持続可能性向上に向けた基盤整備・実証事業
2. 経済産業省が補助金を交付する事業再構築補助金

補助金手続きの流れ

続いて、補助金手続きの流れをご紹介します。
一般的に補助金は以下の流れに基づいて手続きを進めていきます。

1. 公募
2. 審査
3. 採択
4. 交付申請
5. 交付決定
6. 事業開始
7. 中間検査
8. 事業終了および実績報告
9. 確定検査
10. 請求手続き
11. 入金

GIOの補助金においては1.公募~5.交付決定の流れが簡略化されていたり、事業期間中は月次で報告書類を提出していましたし、事業再構築補助金においては中間検査がありませんでした。先述の通り、事務局のルール、各事業者の事業期間・状況などによって流れが多少異なる場合があります。

補助金手続きにおける事務手続きのポイント

それでは、初心者の私が実際に補助金申請の事務手続きをやってみて感じたポイントをご紹介します。

まずは手続き全体に共通する事項です。

手続き全体

まず初めにお伝えしておきたいことは、必ず「マニュアルを熟読」してください。基本的には全てマニュアルが正とされます。マニュアル等の資料はボリュームが多く、全て読むのは億劫になりますが、全体を通してどのような手続きが発生するのか、どのような書類を提出するのか、どのような情報が必要なのかを整理し、なんとなく頭に入れておくだけで最終的にかなり楽になります。その際、「スケジュール（特に期日）をよく確認」してみてください。実績報告書の提出期日、支払完了期日など社内外の関係者へ事前に連携する必要がある情報もあると思いますので、要注意です。

ここからは手続きの流れに沿って、お話しします。

応募時（交付申請時）

申請時には事業計画を説明する書類を提出しますが、「事業計画を細かく練る」ことが重要です。事業のスコープや、各業務における具体的な実施内容や期間、発生する費用の用途など詳細までプロジェクトメンバーとしっかり確認してください。併せて、「発生する費用のエビデンスを取得」し、各経費の金額（特に税抜金額）や支払日も確認してください。ここでいう”エビデンス”とは、外注先の見積書や社内人件費に関する社会保険等級はもちろん、各種ツール料金の利用規約、従量課金制の場合は参考とするこれまでの請求書なども指します。
申請以降に変更が発生してしまうと、補助事業の対象外とみなされ、補助金額が減額されてしまうケースがあります。当社の場合は、事業計画書に委託先への委託業務の内容に関する記述が不十分であったために交付申請時に対象外と判断されてしまったり、ツール料金の支払日が事業終了日の翌日だったために経費に含めることが出来ず補助金額が減額になったことがあります。

事業開始後

事業が開始されたら、「短いサイクルで発生した経費の確認や書類の作成」を行ってください。いつどのタイミングで費用が発生したのかを把握し、事業が予定通り進行しているのか常に追っていく必要があります。最低でも月に一回はチェックすることをおすすめします。また、補助金の種類によっては社内人件費を計上するにあたり、従事日誌を作成することがあります。一気に作ろうと思うと作業内容や作業時間を思い出すのは難しいうえに時間も費やすことになるので、出来れば毎日従事日誌を更新するようプロジェクトメンバーに案内してください。（従事日誌とは別にスケジュール管理をしている場合でも週に一回更新するのが望ましいと思います。）その他の書類作成も毎週/毎月/支払いが発生したタイミングなど社内ルールを決めて取りまとめていくと、進捗状況を把握・整理しながら実績報告に必要な書類を作成することが出来ます。
また、「補助事業経費とその他の支払いを分けて支払いをする」ことも重要です。実績報告では事業に必要な経費としていつどこにいくら支払ったのかのエビデンス（金融機関発行の支払証明書など）が必要になります。金融機関によって支払いを証明する書類は異なりますし、合算で支払ってしまうとどこまでが経費なのか証明する手間がかかってしまいます。手間はかかりますが、総合振込は避け、補助対象経費は一件ずつ個別に振り込むようにしてください。
そして、「変更が発生した場合には速やかに事務局に報告・相談」してください。変更手続きをしなくても良いケースもありますが、事前に計画変更手続きをしてからでないと補助対象と認められないケースもあります。

実績報告

実績報告はその名の通り、事業の実績を報告する書類の作成なので当初の予定（事業計画書など）に対しての結果を取りまとめるだけだと言葉で言ってしまえば簡単ですが、作成する書類のボリュームは一番多いです。ここでお伝えしたいポイントはどちらかというと事業期間中の話にはなってしまいますが、「とにかく早めに着手する」ということです。事業期間中に発生した経費を定期的に確認する中でコツコツと実績報告書類の作成・整理をしていけば書類の抜け漏れを防ぐこともできますし、過去の経緯を遡る必要もなくなるため、実質的に時間短縮になります。また、イレギュラーな支払い手続きをする（支払日を前倒したり、他経費と分けて個別に振込む）場合には社内経理部門への連携が必要ですし、中には社外に発行してもらう書類（外注先に発行してもらう納品書、金融機関発行の支払証明書など）もあると思います。
私の場合、最初の補助金は事業期間が約半年間だったので、最初の1~2ヶ月は月次報告に向けて理解を深め、事業開始2~3か月後に実績報告に必要な書類や情報の整理をし始めました。その後、徐々に実績報告書類の作成を進めましたが、他業務と並行して進めていたこともあり、実績報告提出前の約数週間はかなりバタバタしていた記憶があります。

さいごに

冒頭でもお伝えしたように補助金の種類や事業状況によって手続きが異なる場合があるので、正直、これさえ押さえておけば大丈夫というものはないと思います。
実際に、社内人件費の従事時間のカウントルールを誤っていたことにより想定していた人件費を下回ってしまったり、補助期間中にプロジェクトメンバーから退職者が出てしまったり、ツール料金の支払日をチェックしていなかったため1か月分が補助金対象外となってしまったり、、、色んな反省点や悩みがありました。当初の予定通りに全てが上手くいくということは少ないのではないかと思います。
ただ、リスクをいかに早く察知し、カバーできる方法があるのか確認することが重要であり、そのために最低限やっておいた方が良いことがこのnoteでご紹介したことだと思っていただければと思います。

これから補助金手続きをはじめようとしている方、今まさに手続きを開始した方に少しでも参考になれば嬉しいです。