【コドモンの働き方 Vol.9】旅するように発見を。東京⇔宮崎オフィスを自由に行き来できる「Office Journey補助」をご紹介！

コドモンではメンバーの働きやすさやコミュニケーションの活性化を目的とした様々な制度を導入しているのですが、今回はその中から3月に運用を開始した「Office Joueney補助」をご紹介いたします！制度設計に携わった総務の佐藤さんに、制度が生まれた背景や総務としてこれから実現していきたいことなど話を聞いてみました。

まずは簡単に自己紹介をお願いします！

佐藤です。前職ではブライダルジュエリーの販売をしていました。当時、福岡で働いていたのですが、結婚を機に地元の宮崎に戻り、接客の経験が活かせるのではないかと考え、2021年の9月にコドモンのカスタマーサポートに転職しました。現在は異動をしてコーポレート統括部の総務として備品の管理などの事務的な業務から、社内環境を整えたり、メンバーがより働きやすくなるような体制づくりを行っています。

きっかけはメンバーの声。”距離の垣根を超えてもっと自由なコミュニケーションを”

「Office Journey補助」とは一体どんな制度なのですか？

コドモンの拠点である、東京オフィスと宮崎オフィスの行き来にかかる交通費とそれに伴う宿泊費を会社の経費として補助することで、業務上の理由がなくても自由に行き来していいですよ！という制度です。出張費としての補助は今までもあったのですが、異なるオフィスで作業をする特別な理由がないメンバーももちろん一定数いて。「行きたくてもなかなか行く機会がないよね」「同じ会社で働いている仲間なのにオフラインでなかなか会えないのってなんか寂しいよね」というメンバーの声がきっかけとなり、この制度が生まれました。

出張をしたことがあるメンバーに「オフラインでメンバーと会ってみてどうでしたか？」と聞いてみると、「この人は普段この席に座って、こんな表情で話しているんだ」とオンラインでは見えなかった部分がわかったことで、今までよりもSlackでのコミュニケーションがしやすくなった！であったり、オフィスの作りや雰囲気が東京も宮崎もすごく似ているので、「場所は離れているけど本当に一緒の会社なんだ！」と感じて嬉しくなったという意見があがりました。

私自身も東京に出張した際に同じことを感じましたし、実際にメンバーの話を聞いてみて、業務の行き来だけで終わらせるのはもったいないという思いが強まったことは、制度づくりを進める後押しになりましたね。

▶︎東京オフィス

▶︎宮崎オフィス

どんなところを大切にしてこの制度を作ったのですか？

2つのオフィスの行き来をする1番の目的はコミュニケーションを取りに行くことですが、あくまで業務の一環であることや、違うオフィスでいつも通り業務をこなすだけになってしまうケースも考慮して、この制度を使うには「話したい人と直接話してみよう！」というミッションの達成をマストにしています。話せる機会をできるだけ作りやすく設計したのですが、その際に参考にしたのが「バディ制度」でした。

コドモンではバディタイムのゲストとして他部署や他チームのメンバーに声をかけることが根付いているので、急な連絡であっても「何で呼ばれたんだろう？」とならないカルチャーがあります。それを活かすために、Office Journey補助を使う際には専用のSlackチャンネルから話したいメンバーにアポが取れるようにしています。

▶︎ 佐藤さんが参考にしたバディの声かけ用チャンネル

制度を利用した後は一言でもよいので感想をそのチャンネルにシェアをお願いをしています。そうすることで制度を利用していないメンバーも自由に見れますし、個人で完結してしまわないようにすることは意識しましたね。

「コドモンでよかった！」を多くのメンバーに感じてほしい。

実際に制度を作るにあたってどんなところが大変でしたか？

交通費・宿泊費は決して安いものではないですし、全社員対象となるとかなりの費用が動く施策になります。コミュニケーションの効果というものは数値として出しづらいものなので、費用感と効果のバランス感というところはとても難しかったですね。なので、とにかく色んなメンバーの声を集めました。数字として目に見えるような効果ではなくても、オフラインでのコミュニケーションに対してポジティブな声が複数上がっていたり、働きやすさにつながっているという意見は施策を進めるにあたっても大きなポイントになったと思います。

また、メンバーがどうしたら「使ってみよう！」と思ってくれる制度になるのかという点もかなり考えました。名前をひとつ付けるにしてもそうでしたね。Office Journeyは直訳すると「会社を旅する」という意味なのですが、みなさんにはこの制度を使って旅をするように新しい発見をしてほしいと思っています。いつもと違う場所で働くだけでも「この部署ってこんな感じで動いてるんだ！」とかメンバー同士のちょっとした雑談や会話からもたくさんの発見ができると思うんですよね......! そんな思いを込めて、総務メンバーみんなでこの名前に決めました。

とはいえ新しくできたばかりの制度なので、本当にコドモンに根付くのかな？というところは正直すごく気になっていて。色々なメンバーに「Office Journey補助」使う人いないかな？」と聞いて周ったんです。すると「繁忙期が明けたらに使ってみようと思っているよ」であったり、「個人で計画中！」など思いのほかポジティブな声が多くて。 これは私も想定していませんでしたが「チームで行ってみようと計画中」という話もあって、確かにそういう使い方もおもしろそうだなとワクワクしています！

▶︎コドモン総務チームのみなさん！

総務として今後取り組んでいきたいことはありますか？

Office Journey補助だけだと、家庭などの都合でなかなか制度を利用できなかったり、オフラインでのコミュニケーションが苦手なメンバーもいると思うので、コミュニケーションを取る以外の方法で、もっと「コドモンっていいな！」「コドモンでよかった！」と思ってもらえるような施策や仕組みづくりをしていきたいです。

また、この数年でリモートが主流になってきたこともあり、コドモンメンバーであっても知らないことがまだまだ多くあると思っています。例えば「あの部署、あのチームって何しているんだろう」といった声もそうですね。それがわからないと誰に何を相談すればいいんだろうと困ってしまうこともあると思うんですよ。どのメンバーももっと気軽に会社のことを知れるような環境づくりにも取り組んでいけたらよいなと考えています。

最後にメッセージをお願いします！

コドモンにはコミュニケーション関係の補助が様々ありますが、 この制度はただコミュニケーションをとるだけではなくて、滞在する時間全部が学びや発見につながるというところが私の推しポイントです！思っている以上に違うオフィスで働くって、小さな発見から大きな発見までたくさんの発見があると思いますし、実際に話してみたかった人と話してみるということも含め、自分にとってプラスの経験になると思っています。

リモートか出社か選ぶように「今日は宮崎オフィスで業務だ！」「東京で業務しようかな〜」という感覚でぜひ気軽に使ってもらえたら嬉しいです！

______ 佐藤さん、ありがとうございました。Office Journey補助が根付いてコドモンの新しいカルチャーになるといいですね......！今後の記事では「制度を使ってみた編」もご紹介できればと思っているので、お楽しみに！