イベント開催の運営側に密着！

こんにちは！人財開発室の古茶です。

先週、イベントの様子をシェアする記事を公開いたしました。
今回はそれに続くイベント紹介記事第2弾になります🎉

イベント企画からイベントが終わるまで、運営側がどんなことをしているのかご紹介します。

今回イベント運用側として協力してくれたのは、新卒1年目のメンバーの平岡さんです。
新卒メンバーなのにもかかわらず、企画・集客・運用と一気通貫に担当している平岡さん。
彼女に運営側としてどんなことをしているのか伺いました！

IBTのイベント担当メンバー

IBTのイベントは、基本的に、社長室のマーケティングメンバーと事業部（営業）のメンバーがメインとなって企画から運営までを行ってくれています。

それぞれの役割はこんな感じです👀

• マーケティングメンバー：企画、集客、当日の運営と司会進行
• 事業部のリーダー：企画、セミナー資料の作成と発表、当日の運営、参加者の皆さんと関係構築
• 事業部のメンバー：当日の運営、参加者の皆さんと関係構築

学生時代からオンライン・オフラインともにイベント企画〜運営までの経験があるメンバーもいるので、とても心強いです。

イベント企画

イベント企画はどんなところから始まるのでしょうか。
企画自体は、イベント開始の2～3週間前から企画をしていくようです。

■市場とマーケットを確認

弊社が行う事業に紐づけて、どんな需要や供給が市場にあり、その中で私たちがで提供できる空間・情報・コンテンツは何かを考えます。

■参加者の決定

エンジニア限定にするのか、どなたでも来れる会にするのか、同じ国籍の人同士が集まれるようなイベントにするのかを決めていきます。
毎回同じということはないので、今回はこうしようと案を出し合います。

また、参加者が決まると、その方々のネイティブ言語が話せるメンバーに声をかけ、参加してもらいます。

ここがIBTの強みです🌎
英語・韓国語・中国語・フランス語など、様々な言語を話せるメンバーがいるので、候補者の方たちも安心して参加できるような雰囲気を作ることができます。

集客を行う

さて。
どんなイベントにするか、どんな方たちに来てもらうかが決まったら、それぞれにあったアプローチ（集客）を行っていきます。

集客方法は主に、SNSとメールマーケティングの2つです。

ここでマーケティングチームの力が発揮されるわけです🔥

例えば、同じ国籍同士で情報交換できるようなイベントにする場合、国籍によって、使用するSNSを変えるのはもちろん、広告の字体・写真・カラー・全体的な雰囲気を変えたりします。

好感が持たれるカラー・字体など、国によって全然異なったりするので不思議ですよね。

マーケティングメンバーに聞いたところ、『内容もそうだが、魅せ方は特に工夫をするようにしている』とのことでした。

集客はこれだけには収まりません。

イベントに応募してくれた方とは密にコミュニケーションをとり、イベント参加にあたっての不安や、希望するイベント内容についてもヒヤリングし、イベントの前にも関係性を築きます。
こうすることで、参加者の皆さんも当日話しやすかったり、より踏み込んだ質問ができたりするんです。

イベントの準備

イベント前日までには色々な準備が必要になります。

・お酒の準備
・食べ物の準備
・説明資料の準備
・席のセッティング

などなど。
私も前日に『ちょっと買い出し手伝って～』と、買い出しをした記憶があります。

IBTの良いところ（またこの話になってしまい恐縮ですが・・・）は、お互いに協力し合えるところかと思います。
イベント企画者が参加するのはもちろん、事業部メンバーも声をかけられたら積極的に参加しますし、必要なことがあれば準備の手伝いを行うなど、それが当たり前な風潮です。

メンバー一同、参加してくれる方にとっても、そしてIBTにとっても有意義な時間にしたいと思っているからこそできることかなと思います。

当日の運営

当日は、マーケティングメンバー、事業部メンバーが一丸となってイベントを運営します。
序盤にセミナーを行っていますが、候補者の方が自身のキャリアについてしっかりと考えられるような内容になっています。

前回のイベントに関しては、以前記事を書いたので、是非ご覧になってください。

今後に関して

参加者の可能性を広げるようなイベントを開催できるよう、そして参加者や自社にとってもよりプラスとなるような施策を行っていけるよう、今後もイベントを行っていく予定です。

平岡さんは「候補者同士が全員と話した、という環境づくりを行っていきたい」と話していました。

弊社のイベントを通して就活をはじめ、IBTがご紹介した企業様で働いていらっしゃる方もいるので、今後も参加者の方々のキャリアに真剣に向き合いながら、イベント開催ができればいいなと思います。

現在IBTでは一緒にはたらく仲間を募集しています。ご興味お持ちいただけましたら、お気軽にご連絡ください！