SlackVol.02：チームで実践する「分報」とは？（登壇・イベント：その1）

皆さんこんにちは！
先日、セールスフォース・ジャパン様主催ウェビナー、Why Slack?に登壇させていただきました🙌
『チームのやる気と生産性を上げるちょっとした仕組み。凸版印刷の実践する「分報」とは？』（※凸版印刷＝現：TOPPANデジタル）
という大層なサブタイトルを掲げてパネルディスカッション形式で取り組みについてお話いたしました。

▼ウェビナーレポートが公開されました！
https://slack.com/intl/ja-jp/blog/collaboration/toppan-webinar-report

今回、Wantedlyでは

プレゼン内容を【その1】、
LIVE配信でいただいたQAと配信では扱えなかったQAなどを【その2】

と記事を分けて、ご紹介していきたいと思います。
それでは本編のはじまりはじまり～👏

Why Slack?
『チームのやる気と生産性を上げるちょっとした仕組み。凸版印刷の実践する「分報」とは？』

登壇者

ICT開発センター
開発戦略部
椿 紗代子（担当分野：技術広報（コミュニケーションデザイン））

ICT開発センター
DXソリューション開発部
青山 桃（エンジニア（AI(プロンプト) / webアプリ / インフラ））

分報とは？

「日報」を分単位にしたイメージ。
そして、一般的には分報を次のように説明することが多いと思われます。

• 作業内容や進捗状況を分単位で投稿する報告のこと
• チーム内で情報共有する目的で使用される
• 1日1回の業務報告を行う日報では、情報伝達のスピード感が損なわれるのに対して、チーム内の課題をリアルタイムに共有できるところがメリットである。

面白そうなので、やってみた

これまでの話では、「分報」を実践してみようとは思わないですよね。「面白そう」と感じたのは、私たちの状況と、とある企業の事例を聞いたことがきっかけでした。

ちょうどSlackを導入したころ、2つの悩みを抱えていました。

• Slackをもっとみんなに使ってもらうためにはどうしたらいいだろう
• コロナ禍でのフルリモートに向けて、コミュニケーション方法どうしようか

いろんな施策を検討する中で「SlackをTwitter（現：X）みたいに使っている」という企業の事例が耳に入ってきました。

一般的​に使われる「進捗報告」「課題報告」に加えて、内容もペースも自由な「個人の思想」や「感情」を投稿する場として分報を使っているとのことでした。

そんな　とある企業の分報事例×コミュニケーションの悩み　が、うまくかみ合い、分報を実践してみることにしました。

わたしたちTOPPANの分報『#times』

分報を取り入れた私たちは、その名を「#times（タイムズ）」と呼んでいます。

• ひとり1チャンネル、自分専用のチャンネルを作成する
• チャンネル名は「#times_name」のように、その人のものとわかるように命名する
• ほかの人のチャンネルへの参加は任意

前提として、上記のようなチャンネルを用意します。そのほか、業務に関係あるなしに関わらず、どのような内容なら投稿してよい悪いなどのルールは特に設けずに運用を続けています。

一人1つチャンネルを持つことの効果は、自身管理のチャンネルなので、「大勢が見ているから」とか「こんな発言していいのか」などといった心配が取り払われます。中には、そういった理由でslackでの発言にハードルを感じているといった社員も一定数いたと思います。

▲実際の投稿の内容（※画像はキャプチャですが、アイコンと実名は伏せております）

#timesがよい働きをしていると感じた具体例.その1

時間切れで、会議の議題に上げられず終わってしまった困りごとがあった時、
ある社員の#timesでのアイデア→賛同（複数）→決定→実践
といった風に、困りごとを消化している様子。

▲具体例.その1（※画像はキャプチャですが、アイコンと実名は伏せております）

#timesがよい働きをしていると感じた具体例.その2

タスクとして投稿した、作成すべきテストケースの観点メモを見たチームメンバーが、観点に対し抜け漏れを指摘する様子。

▲具体例.その2（※画像はキャプチャですが、アイコンと実名は伏せております）

こんな効果が見えてきた

定量から見る効果
1．情報がオープンになり
2．Slack利用ハードルが下がる
3．よりSlackが日常に溶け込む（メンバーが全員同じツールを利用する）

定性から見る効果
1．やる気（モチベーション）アップ
2．生産性アップ

まず、#timesを導入していないチームに比べ、#timesを導入しているチームの方が、DM（ダイレクトメッセージ）の利用率が低いということがわかりました。様々な要因があるとは思いますが、#timesによる影響も少なからずあると考えています。

また、ICT開発センターでの#times保有者はまだまだ15%程度にもかかわらず、複数ジャンルにわたって、月間ランキングの上位約半数を、#times保有者が占めているということからも、Slack利用のハードルがどんどん下がっていっているのでは、と考察しています。

• チャンネルへのメッセージ投稿数TOP20
• メッセージへのリアクションTOP20
• slack内検索数TOP20

－やる気（モチベーション）アップ－
ほかの人の投稿から、触発されたり、励まされ、仕事へのモチベーションが高まったり、学習意欲がかき立てられるような様子が伺えます。

－生産性アップ－
ちょっとしたつまずきが次の打ち合わせや、その日の最後に解決するのではなく、リアルタイムで解決につながること。
また、アウトプットが思考の整理となり、その自分のアウトプットが誰かのインプットになるといったよい循環も起きています。

さて、いかがでしたでしょうか。以上が、TOPPANが実践する分報『#times』のご紹介でした。
オンラインでもオフラインでも、コミュニケーションに悩まれている方は、ぜひともお試しいただきたいですし、"仕事の効率化"なんて切り口でも、もしかしたらよい施策になるかもしれません！ぜひ楽しい#timesライフをお過ごしください♪

それではここまで読んでいただき、ありがとうございました。【その2】では、もう少し踏み込んだ内容、そして皆様から寄せられたQAにお答えしていきたいと思います。（その2へ続く）