Notion導入してみた～課題を解決したい一心の行動力～【やってみた：Vol.02】

突然ですが、皆さんの中には経験したことがあるのではないでしょうか。あるプロジェクトに関する資料、設計書、提案書、議事録……いったい、

どこにあるの！！！

• 議事録⇒Googleドキュメント管理
• 設計書⇒Excel作成でサーバ管理
• 進捗、タスクはBacklog管理
• 提案書資料類は………

どこに何があるんですかー(´；ω；`)ｳｩｩ
という悩みはおそらく誰しもが通る道でしょう…。トッパンICT開発センターでも、そのような声が上がっていました。そこで、この状況を何とか打開できないかと先陣切って一歩踏み出したプロダクトチームがあると聞きつけ、すぐさま話を伺いに行きました。

今回は、プロダクトチームで活躍する3名にインタビューをする形でストーリーをお届けいたします。

◆インタビュイー

今井洋志｜PdM（プロダクトマネージャー）
経歴：エンジニア、プロダクトマネジメント
趣味：キャンプ⛺

大野 睦昌｜UXエンジニア
経歴：デザイン思考、UXデザイン、プロトタイピング、MVP開発
趣味：音楽、ドラム、コーヒー豆の焙煎

中森 あすか｜UIデザイナー / グラフィックデザイナー
経歴：Web・グラフィックデザイン
趣味：アニメ、ゲーム、カメラ

導入のきっかけ

--Notionをプロダクトチームで採用したきっかけを聞かせてください！

今井）私が新たにプロダクトチームに参画して感じたことなのですが、どの情報がどこにあるのか全く分からないという壁にぶつかりました。たぶん、私だけでなく大野さん、中森さんも同じように感じていたんじゃないですかね？

中森）今井さんの言葉その通りで、私は入社してすぐに本プロジェクトに参画したのですが、まさに
「どこに何があるのかマジでわからん！！！！」
と、毎日のように奮闘していました（笑）
それが解決されるのであれば、すぐにでも導入したいという気持ちで身を乗り出していました。

--導入は満場一致だったみたいですね。ほかにもツールはあると思いますが、なぜNotionだったのですか？

今井）課題感から、「情報の一元集約化をしたい」と思ってはいましたが、そうは言ってもどうしようかな～と考えていた矢先に、Notionの説明を聞く機会がありまして、説明を聞くと課題に感じていたことが解決できそうということがわかり、導入に踏み出すことにしました。

大野）私の場合は前職でNotionを利用していた経験があり、その時はWikiのようにナレッジベースを蓄積し共有するのに使用していたので、今回の課題感にはピッタリなツールだと思いました。

中森）個人的な意見ではありますが、渋谷で期間限定の『Notion コミュニティポップアップ』を出店したり、Notionは今とても勢いがあると感じていて、ビジネスモデルとしてとても参考になると思っていました。実際に使ってみて気づきを得たいという観点でも導入の意欲が高まりました。

--導入することに迷いはありませんでした？導入するだけでは解決しないかも…とか。

今井）「導入するだけでは解決しない」はもちろんその通りです。その半面で、「導入したらどうにか（どうにでも）なるのではないか」とも思っていました。まずはじめは「とりあえずやってみよう」という軽い気持ちで導入することを決めました。

そもそもNotionって…？

--すみませんが、初見の方でもわかるよう簡単にNotionの説明をしていただいても良いですか？

中森）簡単に説明できないほど、なんでもできちゃうツールです（笑）
公式のパンフレットには、『メモ・タスク・管理・Wiki全てをまとめるオールインワンワークスペース』と書いてありました。私たちの今の業務って、知らないうちに何十ものいろんなツールを使いこなしている環境になっているらしいです。Google、Offiece、Slack、…etc
それらを、レゴブロックのように組み合わせることによって、自分だけのワークスペースを構築できるツールとうたっています。

今井）様々なSaaSシステムとの連携機能もあり、埋め込み型でデザインツールの『Figma』やホワイトボードの『miro』なども、Notion上で見ることができます。また、社外の人とのコミュニケーションをとれる機能や、自社のナレッジをインターネット公開してブランディングに使用したりという使い方もできます。WBSもサクッと作れちゃう。

中森）いま、まさにデザインシステムを構築しているところでして、開発に関係するデザインのみだけでなく、プロジェクト上の理念、MVV（Mission / Vision / Value）、トンマナなど、プロダクトチーム全体に向けたデザインシステムを検討しています。外部のデザインツールで作成しているところなので、ゆくゆくはNotionに掲載して全体共有していきたいと考えています。

使うと決めてから導入まで

--Notionを導入する前は、それに代わるツールを利用していたと思いますが、移行作業は大変でなかったのですか？

今井）それが全然大変じゃなかったんですよ。聞いてくださいよ。
もともとタスク管理には別のツールを利用していましたが、Notionは外部連携するためのAPIを用意しており、ワンクリックでデータ移行が完了しました。めっちゃ簡単でした。そのほかの資料や参照ページなどは、リンクを貼っていくだけなので、そこまで難しくなかったです。ほかにもNotionは様々な外部システムと連携しているので、移行面のハードルはかなり低かったです。実はツールの調査段階からそのあたりは念頭に置いて探していました。

--外部システムとの連携機能は前提だったってことですかね。それでも導入のハードルはかなり下がりますね。

（▼図：Notion公式サイトより）

導入してみた感触

--率直に、導入してみてどうですか？メンバーからの声でもよいので教えてください！

中森）既に、何の資料がどこにあったか問題が解決しつつありますし、課題に対して解決するアクションができていること自体がとてもよいなぁと思うので、導入してよかったです✨

--利用にあたりメンバーはすんなり受け入れてくれました？現状踏襲が「平和」と言う人も居ません？

今井）それがハレーションは意外と起きなかったんですよね。確かに、セールスは比較的腰の重たさはありましたが、同じ組織の中に一人でも推進者が居ると、みんな動いてくれるようになるんですよね。幸い、セールスの中に推進力のあるつよつよ人間が居たので、全員が前向きに利用してくれるようになりました。

--とはいえ、学習コストはかかりますよね。どのくらい必要そうですか？

中森）初めてだと、どうしてもわからないことはあるけれど、使えばわかるので今のところは学習コストというコストはあまり意識したことがないです。頻繁に利用する機能も限られているので、わざわざマニュアルを見たりといったことは今までないかなぁー。
"わかりやすい"というわけではないですが、"わからなくはないUI"だと思います。

--ポジティブな意見が多いみたいですが、ネガティブな意見はありますか？

今井）そうですねぇ、移行が簡単といえど、情報をまとめる作業は地道にやるしかないので、基本的には皆でつくっていこうというスタンスをとろうと思っています。しかし、まだ浸透し切っていないところもあるので、チームの中でNotion雑談会みたいな会を設け、Notion文化を育てていきたいとは思っています。

中森）フォルダ整理の基準が人によって異なるように、Notionもまたわかりやすい構造とはどんなものかを考え、構築していくこともこれからのフェーズで取り組んでいく必要もあるかなと思っています。

チームワークの更なる強化へ

--さいごに、今後使い続けていくことで期待することはありますか？

今井）今期はセールスの作業を改善することも取り組みの一つとして掲げており、開発だけでなく営業メンバーも含めたプロダクトチーム体制をとっています。開発、デザイン、セールスなど、それぞれのチームが何をしているのか、実は不透明なところが一元集約化とは別で課題として上がっていました。
市場調査チームから上がってきたユーザーのニーズや要件を受けて、開発・デザインチームの采配で対応範囲を決定していたので、要件が正しく伝わらないまま実装が進むことや、セールスが優先度高めだと思っていたものが開発側で低く見積もられていて手をつけられなかったりと、データのサイロ化が発生していました。Notionでなくても方法はあるのかもしれませんが、チーム間で発生しているサイロ化課題についても解決していけたらという期待があります。

--なるほど。プロダクトチームの体制をとっているとは言っても、関係者が多いほど情報共有は難しくなりますよね。

大野）私はNotion導入後、同じプロダクトの他チームの議事録を楽しく見させてもらっています。今までは、全く見ることができなかったので、決定事項の経緯も把握できますし、状況も理解できるので、プロダクト関連の資料が一元管理されているのはやはりよいと改めて実感します。

今井）チーム全体でそういう動き方ができることが理想なんです！ただ、現状は周りを見に行く余力がないくらい忙しいので、その点も解決していき、Notion導入を意味あるものにしていきたいです。

あとがき

いかがでしたでしょうか。Notion紹介のような記事になってしまいましたが、導入をして確かな手ごたえを感じているプロダクトチームの様子をお届けしました。実は、もう1チーム導入して運用しているとかしていないとか…。今後もvol.02、03とお伝えしていきたいと思います！

本ストーリーでは、
チームのチャレンジ精神とそれを許容する職場環境、
そして導入までの軌跡とこれからの目標を通してICT開発センターのことを知っていただけたらと思います！
それではまた次回の記事でお会いしましょう。
さようなら～。