2020年度オンライン入社式。イベント会社として実施する上で大事にしたポイントと工夫

みなさまこんにちは、イベントレンジャーズの松宮です。

イベントレンジャーズでは新型コロナウイルスの影響を受け、2カ月延長した後、2020年度新卒入社式を執り行いました。

このストーリーでは、社内オンラインイベントを実施するときのポイント、そして今回実施したプログラムをお伝えしたいと思います。

オンラインイベントとなると特に重要になるポイントは以下の3つです。

① 開催の目的を明確にする～手段を目的化しない~

② 目的実現のための企画を作る～オンラインとリアルの融合～

③ 参加者への事前の巻き込み～全員が主体的に参加する～

① 開催の目的を明確にする～手段を目的化しない~

リアルのイベントでもオンラインのイベントでも変わらず大事になってくるのが

「手段を目的化しないこと」です。

今回の入社式の目的は

1． 入社する新入社員が「社会人になった」という実感を得る

2． 入社する新入社員が「イベントレンジャーズの一員になった」という実感を得る

ことです。

この２つの目的を実現するために、オンラインイベントという手段で実施することにしました。

オンラインイベントは、リアルのイベントと比べて、開催時間が長くなればなるほど参加者の集中力が持たなかったり、参加者を飽きさせてしまう傾向にあるため、開催時間を短くする必要があります。

より短い時間のなかで、目的を実現するための工夫が必要なのです。

②目的実現のための企画を作る～オンラインとリアルの融合～

全社員リモートでオンライン入社式、理にかなってはいるのですが、これでは新入社員が「社会人になった」という実感をしづらいのも確かです。

そのため今回は新入社員には出社してもらい、新卒社員、私、そして撮影スタッフという最小限の人数で撮影スタジオにて辞令、決意表明などを行いました。

オンラインとリアルを融合することで、「社会人になった」という目的の実現に近づけることができます。

また「イベントレンジャーズの一員になった」と実感してもらうため、

・全社員顔出し

・参加している社員のZoomの背景を揃える

・全員が同じうちわを持ち、うちわを出すタイミングを揃える

など一体感を出すために細かい工夫にこだわりました。

緊急事態宣言解除後の初出勤だったため、入社2年目の社員とのつながりを作ることも意識した企画にしました。

③ 参加者への事前の巻き込み～全員が主体的に参加する～

オンラインイベントと普段のイベントの一番の差はここではないかと私は感じています。Zoomを使用したイベントだと社員全員の顔が一度に見れますよね。全員が同じ動きをする中ひとりが違う動きをしている場面を想像してみてください。普段の10倍は目立ってしまいます（笑）。ですがこういう状況って実際によくあることなんです。だからこそ参加者への事前の巻き込みが重要で、一人一人の参加者が主体的に参加してくれるように準備する必要があります。

では、実際の当日のプログラムをご紹介いたします。

１．新入社員が制作してくれた当社PVの視聴

２．司会を務める俳優・佐藤正和さんからの開会の挨拶

３．弊社代表からの辞令交付と新入社員からの「わたしの決意表明」

４．ブラザーシスターとなる入社2年目先輩社員からの祝辞

５．サプライズでシンガーの野呂直美さんから一曲

６．締めのあいさつと全社員からの祝福

このプログラムを実施する上での工夫、そして見どころは

・３密をさけての開催

・司会者を社外の方に依頼

・サプライズがところどころに

というところです。

この中でも特に申し上げたいのが「サプライズがしやすい」ということです。イベントにおけるサプライズは実はかなり難しく、社員全員に知らせたうえでのサプライズとなるとどれだけ細心の注意を払ってもバレてしまうことがよくあります。

ですがオンラインでの開催となるとサプライズがバレる心配はほとんどいらず、普段より大掛かりなサプライズも可能になります。社員全員でのサプライズ、ゲストを呼んでのサプライズ、ぜひみなさんもやってみてください！入社式ができていない企業様にもおすすめです！

最後に、オンラインイベントの意外な効果と気づきを紹介させていただきます。

初のオンライン入社式ということもあり、新入社員以外にも感想を聞いてみたところ、

「入社式を通じて初めて社員同士とコミュニケーションをとれた」

「自分の一年を振り返るいい機会になった」

などこの状況の今だからこそ聞ける感想など、意外な感想を聞かせてくれました。

自粛生活の影響で新入社員と社員とのつながりがまだ十分にできていなかったことを初めて知り、また私自身改めて入社式の大切さを実感しました。

新入社員が会社の一員になる機会としてみなさんにもぜひオンライン入社式を活用してください。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。