最高のイベントを作りたい。そのために代表の私が大事にしている３つのこと。

みなさん初めまして、イベントレンジャーズ代表の松宮と申します。

今回のフィードでは、イベント制作にあたりお客様と関わる中で、私が特に大事にしていることを３つ紹介させていただきます。

① お客様が何をイベントの成功ととらえているかとことん聞き出す

②イベント当日の企画だけでなく、成功に必要なことはすべて伴走する

③ その会社独自のオリジナリティーを提案する

です。

■①お客様が何をイベントの成功ととらえているかとことん聞き出す■

イベント制作は、形ないものを形にする仕事です。イベント形式、企画内容、当日の運営などのノウハウがあるとはいえお客様の考える成功はお客様の頭の中にしかありません。

だからこそ最も重要になるのが、何をイベントの成功ととらえるかということです。

・たくさんの人が参加することが最も大事か

・参加した人の満足度を大切にしているのか

・問題が起こらずスムーズに進むことを成功とするか

などお客様によって 何をもってイベントが成功したといえるのか様々です。

このような成功のイメージをより高いレベルでお客様と共有するため、当社では契約する前の段階に何度もミーティングを行います。他のイベント制作会社からすると、時間をかけすぎだ！と思われるかもしれませんが、ここは私のこだわりとして絶対にゆずれない部分です。

また、もうひとつ行っているのが「営業が制作から当日の運営まで関わる」ということです。営業がイベント当日まで一貫してPM(プロジェクトマネージャー)を務めることで、“お客様の理想”と“実際のイベントのズレ”を極限まで減らすことを心がけています。

■②イベント当日の企画だけでなく、成功に必要なことはすべて伴走する■

イベント実施において、当日の企画内容やプログラムが大事だと思われがちですが、実はそれと同じくらい大事なことが見えない所にたくさん隠れています。

それらを考えずに当日の企画やプログラムだけ考えてしまい、当日大失敗するということはよくあります。

私が特に重視しているポイントは以下の２つです。

（１）トップ(経営層)の巻き込み

（２）社員の巻き込み

トップの巻き込みを考えていないことで失敗するケースは社内イベントにおいてよくみられます。実際にあったケースとして、早期にイベントの構想が決定し当日まで何も問題なく進んでいた社内イベントが、当日になって代表の意向によりコンテンツからイベントの目的まで全て180°変わってしまったことがありました。この時の経験もあり、当社ではイベント当日までの間、イベントの担当者様に加えトップの意向も確認することを大事にしています。

そして、社員の巻き込みも同じくらい大事です。
社内イベントにおいて、実際にイベントに参加するのは社員一人ひとりであり、どれだけ手の込んだイベントを制作しても彼らに届かなければイベントの成功とは言えません。

だからこそ当日の企画だけでなく、開催までのプロセスの中で “イベントを楽しみだと思ってもらう”、“イベントに参加したいと思ってもらう”ための仕掛けを考えたり、イベントが開催されることに不満を持つ社員が出ないようにするための工夫などを一緒に考えていきます。

△ 打ち合わせ風景

■③その会社独自のオリジナリティーを提案する■

・毎年行うイベント

・新規のイベント

当社では、このどちらに対しても「新しい提案」をするようにしています。

同じ会社でも、１年経つと会社方針や組織に属するメンバーが少しずつ変わります。
毎年行う定期的なイベントであったとしても、昨年成功したからそのまま同じ内容で実施すればいい、ということはなく、必ずブラッシュアップすべきです。

だからこそ、お客様からの明確な要望がなくても、新しい提案を必ず行っています。形式的なイベントにならないためには、こういう工夫が不可欠なのです。

もちろんその企業で初めて実施するイベントの場合には、オリジナリティーは必須です。
私たちイベント制作会社には、様々なお客様と関わりイベントを運営してきた経験とノウハウがあります。初めてイベントを実施する場合だと、お客様の中に具体的なアイデアがないケースも多いので、これまで培ってきたノウハウとお客様の特性を踏まえて、そのお客様独自の企画内容を提案するようにしています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

次回からのフィードでは、

この状況下のオンラインイベントを通じて当社が経験していることを発信して参ります。