新時代の社内コミュニケーション～スパイスファクトリーが実践するスクラム広報でMeetUpを刷新～

こんにちは！スパイスファクトリーの日々をちょっとのぞいてみませんか？

私たちの会社では、毎月オンラインで「MeetUp」という全社ミーティングを開催しています。ここでは、一緒に仕事をする仲間たちが、画面越しに集まり、会社の「今」を共有しています。

でも、このミーティングが私たち全員にとって本当に心地良い時間になっているのかなって思うところがあり、そんな疑問を解消するために、2023年6月には「MeetUpを見直そう！」というプロジェクト「connect（コネクト）」をスタートさせました。

コーポレート部門が中心となり、「スクラム」の手法を取り入れ、MeetUpをもっと素敵なコミュニケーションの場に変える試みです。私たちは「スクラム広報」と呼んでいます。

この5か月間で、私たちはたくさんの新しいアイデアを試してみました。時には失敗もありましたが、それがまた新しい学びにつながっています。私たちの会社には、そんな「チャレンジする文化」が息づいています。

今回はそんな「スクラム広報でMeetUpを刷新したプロジェクトの物語」についてお話ししていきます

※「スクラム広報」とは
スクラム開発の手法を非エンジニアのメンバーが広報活動に応用したものです。この革新的な取り組みは、全社ミーティング「MeetUp」におけるコミュニケーションを改善し、社内コミュニケーションを活性化させることを目的として始められました。エンジニアリング以外の領域であるコーポレート部門でもスクラムの考え方を取り入れ、これを「スクラム広報」と呼んでいます。

※スパイスファクトリーの「MeetUp」とは
月に一度開催される全社員が参加するミーティングです。会社の最新情報の共有が行われ、普段は関わる機会のない社員同士のインナーコミュニケーションを促進することを目的としています。

目次

1. プロジェクト名：「connect（コネクト）」
2. なぜスクラム広報の手法を取り入れたのか？
3. MeetUpをスクラム広報で見直してみた ーconnect（コネクト）で目指したものとは？ー
4. 1）目指す姿を明確にしてみた
5. 2）プロジェクトメンバーが考える課題と対象のメンバーの現状の満足度を図る
6. まとめ

プロジェクト名：「connect（コネクト）」

さて、私たちスパイスファクトリーでは、社内のコミュニケーションをさらに活性化させるために、「connect（コネクト）」というプロジェクトを立ち上げました。

なぜ「connect」と名付けたのか？それは、社内のさまざまな情報や伝達事項をつなぎ、それを通じて全社員が未来に向けてワクワクする気持ちで繋がることができるようにするためなんです。

プロダクトオーナー（PO）として、取締役CSOの流郷綾乃さんがこのプロジェクトの方向性を牽引しています。また、人事、法務、経理に従事するメンバーがスクラムマスター（SM）を務め、人事と広報のメンバー3名がデベロッパー（DEV）としてスタートさせました。

この5か月間、私たちは「スクラム広報」の手法を取り入れ、MeetUpをもっと素敵なコミュニケーションの場に変えるために一生懸命取り組んできました。それぞれの部門の視点から、新しいアイデアを出し合い、実行してきたんです。

たとえ小さな失敗があったとしても、それが私たちの大きな学びにつながっています。スパイスファクトリーでは、そんな挑戦を恐れず、常に前進しようとする文化が根付いているところがいいところだと思っています。

なぜスクラム広報の手法を取り入れたのか？

スパイスファクトリーで「スクラム広報」を始めた理由には二つあります。

まず、当社のエンジニアにとっては、スクラム開発は日常的なものですが、コーポレート部門ではこれまで取り組んだことがありませんでした。非エンジニアのメンバーがスクラム手法に挑戦することで、新たな可能性が生まれるのではないかと考えたんです。異なる部門のメンバーがこの手法を使ってみることで、新しいアイデアや良い影響が生じるかもしれませんよね。

そして、もう一つの大きな理由は、このプロジェクトに対する当事者意識を持つ上でスクラム手法が有効だと考えたからです。MeetUpをスピード感を持って改善したいという思いと、運用を担当するコーポレートメンバーに自主的かつ主体的に参加してもらいたいという願いがありました。そこで、今回はコーポレート部門のメンバーが中心となって「スクラム広報」に挑戦することにしたんです。

MeetUpをスクラム広報で見直してみた ーconnect（コネクト）で目指したものとは？ー

MeetUpの運用改善をどのように進めてきたのか、その手順をお伝えします。

1）目指す姿を明確にしてみた

まず、スクラムのやり方に基づき、インセプションデッキを作成しました。これによって、プロジェクトの目的や誰のために何をするのか、何を目指すのかをチーム全員で話し合い、明確にしました。

POより：プロジェクトの目的（目指したい姿）●全社員が月に一度、一時間集うこの貴重で重要な時間を、より良いものにしていく。

●社内のコミュニケーションを豊かにし、エンゲージメントを高める。
●部署を超えた連携がスムーズに行われるようにする。

誰のために行うのか？

●MeetUpに複数回参加している既存の社員
●初めてMeetUpに参加する新入社員

作成したエレベーターピッチ。
何かあった時に立ち返って目的を振り返るのに役立っています！

2）プロジェクトメンバーが考える課題と対象のメンバーの現状の満足度を図る

次に、自らメンバーがそれぞれ課題を伝えあい、優先順位をつけて実行することを決めていきました。そして、10月までに4回の短期間スプリントを回し、具体的な課題を吸い上げるためにアンケートを実施しました。7月から10月までのアンケート結果からは、MeetUpが充実しているとの評価が増加し、徐々に改善が実感できるようになりました。

7月には「やや不十分」という回答が7.5%ありましたが、10月のアンケートでは「やや不十分」という回答は0%になり、「充実している」が「やや充実している」より多い結果になりました。

以下、改善していく中で、コメントもたくさんいただきました。
抜粋して紹介していきます。

●MeetUpに参加することで、関わっていない受注案件の内容を詳しくお伺いできる機会になっておりありがたいです。（デザイナー 20代女性）

●会社の各部署の人の話が聞けるためコミュニケーションの材料になるところがよいと思っています。（エンジニア 20代男性）

●全社の動きを理解し、会社の一体感を感じています。特に司会のコメントや、チャットでのサポートがとても心地よく前向きに参加できる雰囲気がありました。運営いつもありがとうございます。（マーケター40代男性）

スプリント3では、アンケート結果の分析と集約を行いました。また、3か月ごとに開催されるQuarterly ConferenceとMeetUpの違いを明確化し、それぞれの運用方法や目的を見直しました。

スプリント4では、MeetUp運用のためのタスクやスケジュールを明確にしました。これにより、MeetUpの準備と運営がよりスムーズに行えるようになり、誰が運営しても同じ品質になるように試みました。

これらの改善努力のおかげで、MeetUpはインナーコミュニケーションを促進する効果的なミーティングに変貌を遂げました。この進化はMeetUpの運営チームにとっても大きな成果となり、MeetUpの新しい姿に対する満足感を感じています。

＜主な変更点＞
●アジェンダの見直し
MeetUp参加者からの貴重なフィードバックを受け、発表内容を見直しました。新規受注案件やリリース完了案件の紹介を追加することで、社内の様々な部署間での情報共有が向上しました。これにより、MeetUpの雰囲気がよりオープンで協力的なものに変わりました。

●参加者の反応の変化
これらの変更により、MeetUpの雰囲気は和気あいあいとしたものに変わり、社員からの積極的なリアクションが目立つようになりました。社員一人ひとりが、より積極的に関わり、MeetUpを有意義な時間にするための貢献を始めています。

私たちはこれらの取り組みが、今後もMeetUpを社内でのコミュニケーションと連携を深める、魅力的な場に変えていくことを期待しています。社員全員が一丸となって、より良いMeetUpを創造していくために、引き続き努力を続けていきます。

まとめ

以上が、私たちが「スクラム広報」を活用して全社MeetUpを一新した物語です。

この取り組みを通じて、私たちが特に大切だと感じたポイントは以下の通りです。

• チームでの運用見直し：全員が参加し、共に改善に取り組むことで、より効果的な変化を生み出せました。
• 課題の共有と目標の一致：全員が同じ課題を理解し、共通の目的に向かって一丸となって取り組むことが、成果を生み出す鍵でした。
• 参加者の声を反映した迅速な改善：小さな改善をコツコツと積み重ね、参加者のフィードバックを迅速に取り入れることで、MeetUpをより良いものに進化させていきました。

これからも、MeetUpをさらに改善し続けることで、全社員が「MeetUpっていいよね、必要だよね」と感じるようなミーティングに育てていきたいと思います。私たちのMeetUpが、ただの定例ミーティングではなく、本当に価値のある社内コミュニケーションの場として、社員全員にとって欠かせないものになるようアップデートしていきます！

スパイスファクトリー株式会社
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