シェア型賃貸住宅の運営を支えるバックオフィスの仕事とは【リビタ社員インタビュー第10弾】

こんにちは。リビタの採用担当です。

リビタでは、現在様々なポジションでキャリア採用を実施しております。

事業ポートフォリオが多岐にわたるリビタでは、仕事の幅も広く、その分業務イメージがつきづらいのかも？と、より具体的に業務内容やチームの雰囲気などを感じていただける仕事インタビューを発信しております。

多彩なメンバーの活躍を感じていただき、仲間になりたい！と思っていただけたら嬉しいです◎

今回は、運営事業本部 企画統括グループについて。シェア型賃貸住宅「SHARE PLACE」等の管理・運営を支えるバックオフィス部門のお仕事です。

グループのリーダーである濵﨑ゆきえさんと、同じ立場で業務を推進していくメンバーである海法礼子さんにお話しをうかがいました。

（左：海法礼子さん　右：濵﨑ゆきえさん）

ー今回の求人は、シェア型賃貸住宅のバックオフィス・計数担当というポジションですが、具体的な業務内容についてお話しを聞かせてください。

濵﨑さん（以下、濵崎）：リビタが運営しているシェア型賃貸住宅「SHARE PLACE」「Well-Blend」などのバックオフィス部門の計数管理を担当していただきます。

具体的な業務ですが、

• 日々の入金確認
• 月２～３で実施する解約清算、返金処理など決まったサイクルの経理処理
• 入金の締め作業や支払いのトータル処理
• 月々の入金、支払い
• オーナーレポート作成

などの会計回りを担当していただきます。

賃貸管理システムを使っているので、システムの仕組みを理解している方、賃貸管理システムを使用した経験のある方だといいなと思っています。ちなみに今期はシステム変更も予定しているので、今はちょうど過渡期でもあるタイミングです。

また、賃貸管理システムから全社の会計システムに連携して処理をするのですが、その際の整合性のチェックなども行っていただきます。エラーが発生したときにその原因を突き止めるには、会計の基礎知識を理解していないと難しい場面も多く、まず前提として会計の知識がある人でないと正直厳しいかもしれません。

賃貸業務のバックオフィスというと営業事務として契約書作成などのイメージもあると思うのですが、今回はそれらの経験だけでなくむしろ不動産管理の経験はなくても、会計処理全般の経験がある人、会計の理屈がわかっている人に仲間に入ってほしいと思っています。

ーもともと濵﨑さんはリビタに入社する前はどのようなお仕事をされていたのですか？

濵﨑：ずっと不動産賃貸管理に従事してきました。

一般賃貸の管理業務だったので、シェア型賃貸とかリノベーションなどは全く未経験での入社でした。

賃貸管理という業務は共通していますが、入社してこれまでの業務と全く異なる仕事だなと思い知りました。一般賃貸のPMとは数字の捉え方が違うし、オーナーさんとの関係性も全く違う。一般的なPMは月次処理などを行う業務としてフィーをいただいていたのに対し、リビタはサブリースで事業をおこなっているので入居してもらわないと赤字になる…これは厳しいなと感じました。

そういう意味では、私たちの部署はバックオフィス視点でシェア型賃貸住宅の事業全体を把握できるポジションだと思います。

ー海法さんは1年ほど前に社内異動で企画統括に異動されてきたかと思うのですが、働いてみての感想はいかがですか？

海法さん（以下、海法）：もともとPRコミュニケーションデザイン部からの異動なので、まずはこの部署に来て、数字目標を持っている部署って大変だなと実感しています。

ー成長を感じる瞬間はどんな時ですか？

海法：未経験でのスタートなので、これもっとこうしたほうがいいんじゃない？とか、なんでこうじゃないの？というのをフラットに気が付くことができているのかもしれないです。そういう意見に対してポジティブな人が多く、意見を出しやすい環境だなと感じます。そうやって、みんなで意見を出し合って業務改善につながっているなと実感できる時に成長を感じられているのかなと思います。

現状の業務としては、新規入居者の方の契約書作成を行っているのですが、営業とバックオフィスの要のポジションだと感じています。適切に情報共有をすることで、チームアップに貢献できているなと感じています。

具体的にどんな業務改善をしたのかというと細かなことになってしまうのですが、細かな事柄よりも、もしかしたら「変えてもいいのかも！」「自分が意見を出してもいいのかも！」というチーム内の意識づけに寄与できたのではないかと思っています。

契約書の作成にあたっては、営業とバックオフィス側でのメールのやりとり一つとっても報告事項がルール化されていなかったのですが、googleフォームを活用したり、解約申し込みもファックスからフォームに変えたり…バックオフィスの効率化目線というよりも、営業目線の改善の結果として、バックオフィスも効率化されたなという実感をもっています。

濵﨑：管理のしやすさや営業側からの報告を引き受けるだけでなく、バックオフィス側から営業側に提案できるチームでありたいですね。例えば、会計管理をしているから、キャンペーンのやり方・フリーレントはどうするか？とかも、効率面を考えられる。

管理側の視点で提案できることはもっといろいろありそうだなと可能性を感じています。

ーどんなマインドの方がチームに入ってくれたらいいなと思いますか？

海法：保守的というより、トライ＆エラーすることに興味がある人が合うのかなと思います。リビタ全体の社風としてもそうだと思うのですが、新しいことにチャレンジすることが好きな人、それを言える風土があると思っています。

現状、体制としては、営業とバックオフィスと分かれていますが、ひとつのチームとして考えています。賃貸管理は回していくことが大事なので、言われたことをやるというよりも、双方向で意見を出し合って、もっとこうしたら効率がよい、収益性が上がるというふうに、両者の目線に立って考えることが大切だと考えています。

濵﨑：日々、イレギュラーなことが頻繁に起こるので、ルーティンを回すだけではない業務です。イレギュラーなことに柔軟にスピーディーに対応できる体制を作ることも大切です。

海法：イレギュラーなことが起きた時は、メンバーとタイムリーに情報共有をして、まずは何をするべきなのか、この判断をしたら何に影響がありそうなのか、メンバー間で意見を出し合い進めていきます。最初は分からなくて当然ですが、やっていくうちにだんだんと経験値が上がってきます。

濵﨑：契約に関して、対入居者様と直接やりとりをすることもあるんです。一般的には、入居者様の対応などはコールセンターとかBM会社が間に入ることが多いのですが、リビタは直接やり取りをしています。なので、ここで鍛えれば他のどこに行ってもきっと大丈夫だと思います！今後はコールセンターを導入するため、そのような機会は減っていく予定ですが。

海法：想定していないことが起こることも多々あるので、そんな時に面白がれる人だとなおいいかもしれませんね。笑

ーチーム内での打合せの機会や出社する頻度はどのくらいですか？

濵﨑：企画統括のメンバー内チャットでやり取りをしていますが、タイムリーな案件が多いので、チャットで日々細かなこと含めチーム全員と共有しながらコミュニケーションを行っています。

海法：リアルの場での定例会は、月に2回開催しています。まだ契約書が紙ベースなので、私自身は繁忙期は週５（通常だと週３）程度出社しています。オフィスで一緒に作業することも多いと思います。

業務に慣れて自分のペースがつかめてきたら、業務が滞らなければいいという前提で、ご自身で働き方を調整することも可能な職場環境です。

濵﨑：チームでのミーティングに加えて、週一の営業定例でバックオフィスと営業の情報共有を行っています。現在は海法さんがバックオフィス側の代表として参加してくれています。

海法：営業定例では、来月のキャンペーン、入居者トラブル、バックオフィス側から改善案を提案して、その場で意見を出してもらうこともあります。

営業とバックオフィスどちらかが独り歩きしない、足並みをそろえることが大事だと思っているので、こういう話があがったけど、大丈夫？など、営業からの報告をバックオフィスチームにスピーディーに報告するようにしています。

ーまずは計数管理担当というポジションで入社していただきますが、入社後のキャリアステップ、ジョブローテーションなどの可能性についてはいかがですか？

濵﨑：企画統括部内のジョブローテーションは今後実施していきたいことのひとつとして考えています。

今までは業務ボリュームの関係から、なかなか部内のジョブローテーションが組めていなかったのですが、今後もう一人メンバーが加われば、できるかも！という期待を持っています。とはいえ、今期はシステムの入れ替えという一大プロジェクトがあるので、それが落ち着いたころ（来年度以降）にはなると思います。

バックオフィスの業務ってどうしても専門職として縦割りになりがちなので、ジョブローテーションってどこの企業もやらない、やれないことだと思うのですが、ぜひ挑戦したいです。

トータルで賃貸のバックオフィス業務ができる人を育てていくことで、例えば産休・育休取得や子育て中の方でも休みを取りやすい体制が作れると思うのです。結果組織として強くなるのではと思っています。

今後は運営事業本部のバックオフィス部門として、住宅でもオフィスでも地域連携（シェアスペース事業）でも、隔たりなくバックオフィス業務を受け持っていくことになるので、入社してもらうと、住宅、オフィス、地域連携（シェアスペース事業）と様々な不動産事業のバックオフィスの経験が積めるようになると思いますよ。

バックオフィスの計数管理というと守りの印象が強いのかなと思いますが、今回のインタビューを通して、課題解決型で攻めのバックオフィスという印象を持った方も多いのではないでしょうか？

バックオフィスという切り口で事業全体を把握し、組織全体にポジティブな変化を起こしていきたい！これまでのバックオフィスでの経験を活かして新しいチャレンジがしたい！そう思っていただいた方はぜひご応募ください。