情報格差ゼロを実現する！Hacobuを支えるNotion導入プロジェクトの裏側&情報設計ガイドライン【Hacobuカルチャー紹介】

こんにちは！Hacobuにて人事を担当しています、そらです！

気づけば7月。
2023年の半分が終わっただなんて・・・！
Hacobuは6月期初なので9期の12分の1が終わったことに。

暑さも本格的になってまいりましたが、みなさまいかがお過ごしでしょうか？

さて、今回はCTOゆーきとPdMのたくまに「Hacobuを支えるNotion(*)の導入時の裏側」と「情報格差ゼロを目指すHacobuの情報設計ガイドライン」について、色々聞いてきたのでお伝えします〜！

(*)Notionとは：Notion（ノーション）は、アメリカ・サンフランシスコを拠点とするスタートアップ企業「Notion Labs」が開発した多機能メモアプリです。
「All-in-one workspace」を掲げており、ドキュメント機能やファイル保存機能、データベース機能、共有機能など、業務効率化に役立つ機能が豊富に搭載されています。
また、カスタマイズ性にも優れており、目的に応じて機能を組み合わせることができるため、その用途はメモだけにとどまりません。日報や議事録といった書類の作成からブログ記事の下書き、個人的なタスク管理、大規模プロジェクトの進捗管理、社内の情報やノウハウを蓄積・共有する「社内wiki」の作成まで、アイデア次第で幅広い用途に活用することができます。
引用：https://www.sungrove.co.jp/notion/

ゆーき：2011年gloopsにて、リードエンジニアとして大規模ソーシャルゲームの新規立ち上げや運用を複数タイトル経験。その後、EMとして30名のエンジニアのマネジメント業務に従事。2017年株式会社Candeeにて、2人目のエンジニアとしてに入社し、ライブコマースサービスを新規に立ち上げる。ライブ動画の配信インフラの構築、バックエンドの設計及び実装、フロントエンドの設計及び実装を1人で担い、ローンチに成功。2019年Hacobuにて、執行役員CTOとして技術統括を行う。入社後、大規模なビッグバンフルリプレイスを実現。

ビックバンフルリプレイスのお話はこちら

たくま：2017年にアクセンチュア株式会社に新卒で入社。データ・AIを活用したDX支援、ソリューション開発に従事。デジタル・アナリティクス領域のコンサルタントとして、戦略策定から実行支援まで幅広く担当。物流業界におもしろさを感じ、2021年にHacobuに入社。現在は、配送案件サービス MOVO VistaのPdMを担当。元Notion導入大臣。

- このNotion導入っていつ頃の話でしたっけ・・・？

たくま：2022年の5月導入完了ですかね？
ゆーき：そーだよ！もう1年以上経っちゃったよ。笑

・・・笑。すんません。笑

- なんでこのプロジェクトが開始されたの？

たくま：実はNotion導入前、Hacobuには会議の議事録が存在しなかったんです。笑
正しく言うと、全くないわけではないんですがそういう文化は薄かった。さらには各自がコンフルエンスやGoogleドキュメント、手元のメモ、Slackなど好きな方法でメモをとってたレベル感でした。
その他にも情報の運用方針と運用責任が曖昧だったり、個人間でも本部間でも情報格差が拡がるなど暗黙知が形式知となっていない状態だったり、このままじゃ組織としてスケールしないって危機感がありました。

当時、僕は個人的にNotionの活用を始めていたんですが、Notionを全社で導入することで得られるメリットは計り知れないって思ったんですよね。僕が所属しているプロダクト企画本部でもその話題が出ることはあったんですが、誰もボールを持つことはなかったんです。痺れを切らして、部署横断で横串刺して全社対象でNotionの導入を社内プロジェクト化したいってゆーきさんに相談したました。

ゆーき：実はテクノロジー本部の中でもNotionが話題には出ていたんですよね。それぞれのプロダクトの今までの経緯や歴史がコンフルのいたるところに散っていてわかりづらいという状況もあった。さらにテックチームは急激に人が増えてきたタイミングでもありました。カウントしてみたら、入社1年未満のメンバーが全体の4割を占めていて・・・！新入社員の情報キャッチアップコストが高く、活躍するまでに時間がかかっているのも問題だと感じていました。組織がスケールするのにナレッジマネジメントできてないのやばくない？という強烈な危機感からやろう！って意思決定しました。Hacobuの情報との向き合い方を見直すぞという気合いでプロジェクトをスタートさせました。

たくま：その後執行役員会議へ予算等も含めて持って行ったんですが、「やったらいいんじゃない？」と拍子抜けするくらいスムーズにGOが出ました。ゆいさん（CFO）なんて「なんですか、これは！革命ですね！」って言ってましたね。笑

ゆーき：うちの経営メンバーは経験を大事にする人が多いからじゃないかな。とりあえずやってみてそこから軌道修正することが大事。でも一番はタクマの熱量が伝わったからだと思ってて。会社をより良くしたいって思いしかなかったし、何よりこれでさらに会社が強くなるという未来も見えたんだと思う。メンバーからこういう話が上がってきたのも嬉しかったと思うな〜。

- どうやってプロジェクトを進めたんですか？

たくま：いつ頃開始しましたっけ・・・？ほら、こういう時にもNotionが役立つ！笑
えっと、2022年2月から会話を始め、5月に全社で導入・移行が完了していますね。Hacobuは6月が期初のため来期には持ち越さないと決めて、3ヶ月でプロジェクトを完了しました。

ゆーき：まずは本当にNotionでいいんだっけ？というツール選定からしっかりやりました。このプロダクトにHacobuの全てを載せてしまっていいのか、セキュリティは？機能は？などなど、1-2ヶ月は2人であーだこーだととにかく触りましたね。HacobuはISMSも取得しているのでその観点でも考えなければいけませんでした。

ゆーき：改めてNotionというサービスを触ると感動しましたね。こんなサービスあったらいい、作れたらいいな、が目の前に現れた感じで、正直嫉妬しました笑
サービス開発に携わっていることもあると思いますが、触っていくにつれNotionというサービスのすばらしさに改めて気づいた感覚です。 また、当時いけてるスタートアップがこぞってNotionについてTwitterにあげ出してるタイミングでもありました。そうこうしてたらツール選定の段階でNotionが日本注力するよと発信して日本法人で社員を増やし始めたんですよね。唯一の言語の懸念点も晴れたのでこれはいくしかないってなりましたね。

たくま：そこから本部横断でいろんな人にNotionを触ってもらいレビューしてもらいました。Notionでやりたいことは実現できそうだとなり、経営陣にOKをもらって全社で当時使っていたConfluenceからNotionに移行すべく導入プロジェクトが開始しました。

ゆーき：今回のNotion導入でConfluenceとは別に活用していたTrelloの負債も解消しました。当時、Trelloのボードが乱立してこれ以上は増やせない状態になっていたんですよね。プロダクトフィードバックをどう集めるかという運用上の問題もあり、アクセスポイントを集中したほうが使いやすいと思って全ての情報をNotionに集約しました。

たくま：最初の1-2ヶ月はNotionというツールの分析と情報設計に費やしたので、移行自体はなんだかんだ実質1ヶ月ちょっとで完了させた気がします。

ゆーき：たくまめっちゃコンフル移行のAPI叩いてたよね笑

たくま：昔開発をすこしやってた経験が活きましたね。笑
2022年の5月当時、コンフルからの移行ってめちゃくちゃ多かったと思うんですけどWEB上に細かいナレッジや注意点などを書いた記事はまだなかったんですよ。Notionのインポート機能では移行できない内容やコンフルエンスのエクスポート時の制限などの細かい注意点が沢山あって検証しながらAPIを叩いたりしてました。僕、今ならやり方全部お伝えできるんでそういう記事も書ける気がします。笑

たくま：今回のNotionプロジェクトは全社での移行作業だったので本部横断プロジェクトとして進めていきました。
具体的には各本部から担当のメンバーを出してもらって、それぞれのチームで移行するデータ、しないデータを整理してもらい1つずつ実行していきましたね。

ゆーき：本部を横断したプロジェクトとしても第一号だったのではと思います。僕たち2人では絶対にやりきれなかったと思うので導入プロジェクトメンバーが一緒に動いてくれて本当に助かりました。

- 何が大変でしたか？

たくま：とにかく巻き込みが大変でしたね。そんな中でも現状維持バイアスを突破するメンバーがこのプロジェクトメンバーとして活躍してくれたおかげで無事に移行できたと思っています。PJを進めながら、実際にNotionを触ってもらい、チーム内で推進者になってもらいました。

ゆーき：僕、プロジェクト中にとっても印象に残っていることがあって。カスタマーサクセスのけいこさんに、「オンボーディングの大変さやっとわかった？笑」って言われたんです。笑

入れたら良くなるし、入れた方がいいのは当たり前なのよ〜それでも、反対する人がいるのも当たり前なのよって。笑

普段開発側にいる僕たちからすると、これがオンボーディングか！とめちゃくちゃ刺さりましたね。僕たちは今SaaSを会社に導入しようとしているんだ、と。SaaS企業であるHacobuに導入するですらこんなに大変なのかと驚きました。

たくま：そこから「まずはキーマンを押さえる」とか「動画があるとより良い」とかさまざまなポイントを教えてもらいました。ビジネスチームではない僕たちが同様の経験をさせてもらえたのも社内プロジェクトならではだと感じましたね、本当に勉強になりました。

何より社内への導入でもこれだけ大変だったのに、お客さん相手にこれをやってるカスタマーサクセスのみなさんには本当頭が上がらないです。笑

参照：カスタマーサクセスのけいこインタビュー

たくま：Hacobuって国内のSaaSベンチャーの中でもTOPレベルでNotionを活用できている自信があるんです。それくらい気合いを入れて、TOPダウンに第一階層から全て設計しました。
ドキュメンテーションのナレッジ管理ってどうしても部分最適になりがちなんですよね。これはHacobuのプロダクトMOVOの構造にもよく似ていて。MOVOは共通基盤があってその上に組織、ユーザーがいて、基盤と連携をする形で各プロダクトがサービスを提供している。HacobuのNotionにも、全社の基盤となるような共通の社員マスタDBや議事メモDBがあり、そこを参照して各チームが使いやすいDBのViewを作ったり、DBページのタグを管理できるようにしています。普段のPdM業務で考えたり、気をつけていることがそのままこのプロジェクトに活きて、こうやって設計することになるのは必然だったのかなと感じましたね。笑

Notion上のMOVOページの階層設計

※B、F、V、D、Sはプロダクト名

ゆーき：確かに、HacobuのNotionの活用ってかなり使い込んであると思うよね。Corp OPSのシステム連携とか、MOVOのデータ基盤とも繋がっていて社員マスタに紐づく入退社の管理もNotionを活用しています。当時の部署を超えた社内の情報の円滑化という戦略上の課題とも一致したのでよりスムーズに進んだんだと思っています。

たくま：全社最適を意識してページの階層設計をする中で、「Notion導入プロジェクトを皮切りにもっと全社横断のプロジェクトが立ち上がるといいと思う、そのために社内プロジェクトを管理するトップページを作りましょう」という話をしたんですよ。最初ゆーきさんは渋ってましたけど。笑

ゆーき：え、俺渋ってたっけ？笑
いまや社内の横断プロジェクトはNotion導入プロジェクトを皮切りに何倍にも増えているし、社内横断のコミュニケーションにも活用されてるよね。やってよかったよ、本当に。

- Notion移行と同時に情報設計ガイドラインが作られましたよね。

ゆーき：Hacobuは元々情報はオープンな方ではあったけど、具体的な決まりはなかったし、情報の運用方針と運用責任が曖昧でなんとなく運用しているような状況でした。情報はHacobuの成長と共により増加し、より高度化している中で、情報に対する向き合い方の言語化は急務と捉え、こういうスタンスで情報資産を積み上げていきたいと思って情報設計をゼロから行い、ガイドラインを作成しました。ずっと言語化したかったのでスッキリしましたね。

具体的には社内において情報格差ゼロを掲げました。また、ガイドラインをみんなで育てていくというスタンスを明言したこと、情報を本部や個人ではなくプロダクトや機能できったことがポイントかなと思います。

実際に経営会議の議事録なんかも全社に公開されているし、かなりオープンに運用できていると思います。

＜Hacobuの情報設計ガイドライン＞

情報格差ゼロを実現する

• 情報格差ゼロとは、現在の正しい情報が、オープン且つ一箇所に集約されており、再利用性が高く、次の行動が誘発されている状態のこと

ガイドラインを育てる

• 全社員でガイドラインを遵守し、大切に育て続ける
• ガイドラインの小さな綻びも放置せず、すぐに繕う（割れ窓理論）

情報をプロダクトや機能で表現する

• プロダクトとは、MOVOやデータ基盤のこと
• 機能とは、SaaS事業本部ではなく営業やマーケティング、テクノロジー本部ではなく開発や運用、経営管理本部ではなく採用や労務や法務や経理等のこと
• 情報を本部や個人に依存させず、変更容易性を高める将来の変化（組織改編等）に対してスケールさせる
  組織のサイロ化やセクショナリズム抑止にも繋がる
  
• 様々な局面で「とりあえず本部で扱えばいいんじゃない？」となると思うが、そんなときこそグッと踏ん張ってグルグル思考し、プロダクトや機能で表現し、全社に情報を届ける

情報をストック型とフロー型の2つに大別する

• ストック型情報（時間が経過しても価値が低下しにくい資産となる情報）は、NotionやBoxで構造化し、価値重視で管理する
• フロー型情報（時期性が強く、情報の鮮度が重要視される情報）は、Slackで鮮度重視で管理する
• Slackに投稿する場合、内容に資産価値があれば、まずNotionやBoxで情報をストックし、そのリンクをSlackにフローする

標準的な情報は、全社で共通定義する

• 今まで点在していた類似性が高く標準的な情報を、共通情報として抽象化し、共通フォーマットで管理する
• 対象は、タスク、議事メモ
  
  

参照：情報設計ガイドラインに基づいたHacobuのSlackの使い方について

- Notionの導入で何が変わった？そしてこれからは？

たくま：Notionへの移行、そして情報設計ガイドライン作成後は社内の業務が劇的に変わったのではないかなと感じています。昔はあやふやだった議事録も全社分一箇所にまとまっていますし、事前に議事メモを作成しMTGに臨むのでそもそもの生産性が上がっているのではと感じますね。

商談の振り返りがスムーズだったり、例えば営業のメンバーが開発のMTGの議事メモを読んで営業活動に活かすなど他部署の情報も必要なタイミングで取りに行けるなどメリットも多く、最低でも全社の生産性が10%は向上してるのではと思います。もしかしたらもっとかも。

ゆーき：今回といっても去年ですが笑 やったのは0→1の部分。組織が拡大しているので、それに合わせて見直しつつ、今は1→10の真っ只中なので運用が大事になってくると思っています。

カスタマーサクセスのオンボーディングでお客様の巻き込みに活用してもらってたり、コーポレートITを中心に各部署の担当が参加するNotion運営委員会ができていて、Notionにアップデートがあった場合にHacobuでの活用はどうするかなどを話し合ったりしています。常にバージョンアップしていかなきゃいけないですよね。

ゆーき：また、先日プレスリリースを出させていただきましたが、「ChatGPT」を活用したAIチャットが社内に誕生していたり、テクノロジー本部では開発に「GitHub Copilot for Business」を活用し始めています。会社の生産性は上げ続けないといけないと思っているので、これからも良いものは積極的に取り入れて成長していきたいですね。

参照：Hacobu、「ChatGPT」と「GitHub Copilot for Business」を導入！会社丸ごと「生産性向上」プロジェクトを始動

実際の導入プロジェクトからインタビュー公開までお時間をいただいてしまいましたが・・・
現在のHacobuにはなくてはならないNotionと情報設計ガイドライン。
当時の最先端の情報を取り入れ、作り上げてくれたことに感謝しかありません！

CTOゆーきが言うように、会社の生産性を上げ続けるためにも良いものは常に取り入れつつアップデートしていきたいと感じました＾＾

何より導入プロジェクトではもはやバディだったという二人の仲の良さを感じた素敵なインタビューでした🎵

具体的にはどんな業務をしてるの？チームの雰囲気は？等、少しでも興味があれば気軽に話を聞きに来てみてください！