成長期スタートアップ・1人目人事で1人バックオフィス・時短でワーママの私が、どうやって仕事を1人で回したか

フルカイテン社長室の宮本です。タイトルでキツいワードばかり並べてますけども！まさにそんな状況にいるのが私です。

先日WANTEDLY「Lab W,」主宰のセミナー「時短&兼任人事に聞いてみた！効率よく採用強化するコツ」というセミナーに登壇させて頂きました。

そこでお話したのは「採用編」だったのですが、とても反響を頂きまして、もしかしてこういう時短の人や少人数スタートアップの効率化情報って求められているんじゃないか？と思い付き、今日のこのSTORYでは「バックオフィス編」を書いていきたいと思います。

年中と小3の母である私の勤務形態

・9:00~15:00勤務
・社長と共に夫婦で創業
・会社は21名の規模、自転車通勤
・リモートと出社は自由

業務内容

経理（入出金・明細確認や管理・会計資料作成）
労務（入退社管理・給与・社会保険まわり）
総務（物品の発注や故障対応、株主総会対応などもろもろ）
営業事務（請求書作成、入金確認、契約管理）
採用関連（採用広報・媒体との契約管理）

杏ちゃんにはなれない私たち。

突然ですが、先日杏ちゃんの記事を見ました。彼女はシンママで、3人の育児しながら、ドラマ撮影もして、ご飯も作って、子供を寝かしつけたあとはオンラインで英語とフランス語の勉強して、いつまでもキレイでキラキラしててすごいな~！

って思うけども、私はこのSTORYでは、私が自分の限界までいかに頑張ったかという話をしたいのではなくて、杏ちゃんにはなれない私をはじめほとんどの人々が、どうやれば自分の価値を上げることができるのか？という話を書きたいと思っています。

しかし杏ちゃんはほんまにすごい。

自分じゃなくても出来る仕事を抱えていませんか？

杏ちゃんは、杏ちゃんの仕事を誰かに頼むことはできませんよね。
他の人には杏ちゃんの代わりにドラマに出ることはできない。だから自分の身体で自分の労力で動くしかない。
ですが私は、可能な限り、自分にしか出来ない事以外の仕事を外注しています。

最初は「自分の時間も労力も限界まで頑張ればいいんだ！」と根性で全部やろうとして、経理や労務、財務の勉強もかじりましたよ。

でも、どう考えても無理なんです。時間内で全部やっても、期限のない採用広報が後回しになったり、忙し過ぎて抜け漏れが増える。さらに残業しまくる。

だからといって勤務時間を伸ばすことはしたくない。

子供の習い事の送迎もしたいし、代表を務めている主人の帰りをピリピリした顔で迎えたくない。仕事で無理をすれば、家庭にしわ寄せが来る。自分でも理解している私のパターンです。

頼めるものは頼む。「やらない」線引きをしてた

私にとって、自分自身が動くことでしかできない仕事は、例えばこういう記事を書くこととか、写真撮影、会社的にセキュリティが高い業務です。

それ以外は、委託サービスやツールにお願いし、自分は確認して把握する立場になるというやり方に少しずつシフトしました。周りも拍子抜けするほど、そうしよう！と同意してくれましたし、結果、時短であっても会社に貢献できるようになりました。

それらを依頼することでコストはもちろんかかりますが、社員を雇い、教育し、給与や保険料を払い、それでも退職、などというリスクも考えれば遥かに安く済むのです。

何を誰に委託？プロや専用ツールに任せれば、安心かつ経済的！

今、実際に外注や自動化している業務を挙げてみました。

・経理 ⇒ 月次の締めや決算は税理士さんに頼む。税理士さんに渡すデータの準備までが私の仕事。
・労務 ⇒ 社労士さんに社保の手続きなどはお願いしている。そのためのデータを渡すのが私の仕事。
・給与計算 ⇒ freeeというクラウド管理システムを導入し、社内に浸透させたので勤怠管理が楽になり、経費精算も自動化した。確認し、OKですと言えば社労士さんが給与計算してくれる。社員も楽になった。
・契約管理 ⇒ クラウドサインを入れてほぼ自動化した。郵送も印鑑も不要になった。
・請求書発行 ⇒ エクセルで作成していたものを、freeeで発行するようにしました。入金の消込もfreeeで完了。
・採用管理 ⇒ HERPというATSを導入して採用業務の効率化と共に、入社予定者が一目で分かるようになった。
・採用広報 ⇒ 社員に書いてもらう。特に新入社員に転職STORYを書いてもらうことは、候補者が読むべきコンテンツができるのでとても良き。
・採用媒体の求人管理 ⇒ WANTEDLYならWANTEDLYの担当者さんに頼る。書いてくださいというのではなくて、自分が書いたものを見てもらって添削などを依頼している。
・営業事務としてのターゲット層へのDM作成 ⇒ 宛名手書き、かつ切手を1枚ずつ貼るDM業務。とても時間を取られていたので、週3日のパートさんに来て頂くことに。達筆の彼女に宛名書きしてもらうことでさらに効果が上がりそう！
Gsuite ⇒ これが一番大きいかも。Officeを使うことなく、web上でファイルを作成、共有しながら編集することもできて、作業が一気に効率化した。子供の熱で病院へ行っていても、どうしてもの時はメールチェックしたり、対応することができる。

これらのサービスやツールを使うことで、私がやっていることは、それらを任せるための準備や、できた内容の確認がほとんどになりました。

それでも色々な業務が溢れていて、毎朝slackを開けると質問の山です。ですが、１人でもこれだけの仕事を回せているのは、頼める部分は頼むようにしているからで、自分が頭や身体を使うべき仕事に集中できるようになり、質も上がりました。

おかげ様でWANTEDLYさんのセミナーで話す機会も頂き、こうして少しずつ会社の認知度を上げ、採用にも貢献していくことができたら、というのが今の私のモチベーションです！

「私頑張ります！」よりも「助けてください」と言える方が強い

家庭でも同じことが言えます。

洗い物は食洗器にまかせる。掃除はルンバに頼む。お風呂洗いを子供にさせる。ゴミは旦那が出す。時にはレトルトを買う。Youtubeさんに頼る。
これを全部否定し、自分自身がやっていたら、私は笑顔で毎日過ごせないと思います。

仕事や家庭で無理な状況の時、「全部自分がやらないと！人に迷惑かけてはだめだ！」と頑なに頑張っていた時もありました。でも「できません。お願い、助けて。」とサラッと言える人の方がたぶん得。

むしろ人に迷惑かけて頼って。「ありがとう」ってお礼を言える方が人間らしくて好かれるんじゃないかと気持ちを切り替えました。

それができる環境がスタートアップ！

ただ、これができるのは、フルカイテンという環境のおかげも大きいと思っていて。

フルカイテンはスタートアップだし、社内の仕組みがほぼ全部IT化されていて、より便利なものは積極的に取り入れたいという姿勢もあり。全員が忙しすぎるので、自動化や効率化に反対する理由がない。しかも子育て中のメンバーが多い。

いつの間にか、「機械やサービスに任せて自動化できることは、全てそうしよう」という文化となりました。

これが、例えば学校や病院など、昔からあるような職場なら違うでしょう。
食洗器を使う人に「昔は女が1つ1つ手で洗ってたんや」っていう年配の方がおられるように、それが叶わない環境の方もいるでしょう。

だから私は、時短で働く母こそ、スタートアップに来たらいい！って思います。

フルカイテンは、ど根性で、長時間かけて、自分の限界まで働く人を評価する環境ではありません。
むしろ食洗器があるのに、1枚1枚時間と労力をかけてお皿を洗う人には合わないし評価もされないでしょう。
評価されるのは、1人で何人分ものパフォーマンスを出せる人です。食洗器に任せている間に自分にしかできない業務に集中し、結果を出した方がここでは賢いのです。初期投資がかかっても。

自動化できるところは自動化し、自分が本当にやりたいこと、自分が価値を出せるところを絞って、全力投球できる環境。それがフルカイテンです。

今フルカイテンには女性社員がどんどん入社して来ています。彼女たちもこれから先、結婚し、出産するかもしれません。その過程で、仕事と同じぐらいかけがえのないものを得ても、仕事をあきらめず、働き続けてくれるでしょう！

まだまだ男女問わず一緒に働く仲間を募集しています！よろしくお願いします！