効果的な会議の進め方

「この会議、無駄だな…」

会社で働く誰しもが一度はそんなことを思ったことがあるのではないでしょうか。
何も決まらない会議、偉い人だけが喋っている会議など、非効率的な会議の例は枚挙にいとまがありません。
しかし、各事業分野で時代を切り開き、大成功を収めているAppleやGoogleなどは
会議の進め方がとても効率が良いと言われています。
それはAppleやGoogleにしかできないことではなく、誰もが今日からすぐにできるものでもあります。

会議の参加者

効果的な会議を行っている会社はまず、参加者を考えることから始めています。
Appleの例を出すと、まず彼らは会議の参加者を必要最低限に絞っていたと言われています。会議の参加人数が多くなると様々な意見が交錯し、議論が錯綜するため、よい結論が生まれないと考えていたためです。

加えて、スティーブ・ジョブズは会議に必要のないメンバーは会議中にも容赦なく退席させていたと言われています。会議に必要なメンバーとは、“関係者”ではなく“当事者”です。
本当に必要なメンバーのみで徹底的な議論を行うことで、最高の結論を追求していたのでしょう。

会議が終盤に近づくと参加者の中から一人を、「責任者」に任命します。
この責任者は会議で決められた事項について、そのアクションプランと結果等の報告を行う代表者です。
責任者を指名することで、会議の時間を費やして決められた事柄が宙に浮かないように工夫しているのです。

発言できる環境

効果的な会議をつくる上では、「心理的安全性」の担保できる環境をつくることがとても大事です。「否定されるのが怖いから発言をしないでおこう」「自分が発言していい場ではないかもしれない」等、不安を感じてしまう人がいるのは避けたいことです。一人一人が「自分は発言してもいいんだ」と思えるよう、発言の承認を交えながら進行していくことも環境作りには役立つことだと言えそうです。

Googleでは一人あたりの発言量が一定になると、その会議は効果的だとも言われています。やり方としてはいくつかありますが、簡単なものだと、全員に考える時間を渡し、その考えを紙に書いて発表することです。そうすることで、立場や上下関係なく、誰しもが平等に発言する機会を得ることができます。

時間の意識

Google社の会議では、すべてのメンバーに「時間の経過」を意識させるために、参加者全員が見えるようなタイマーを設置しています。一般的な会議では時間管理をするものはおらず、その場の流れでダラダラと時間が過ぎてしまうか、もしくは誰かタイムキーパーを置くかと思います。

Googleはそうではなく、参加者全員の視界にタイマーが入るようにするということで全員が時間を意識して集中して議論に参加し、時間内に会議の目的を達成しようと努力することを心がけています。
また、会議が終わると、その場に残って雑談をしたり、関係のない話をダラダラとしてしまいがちですが、効果的な会議を行う組織では、会議終了後、全員が一旦その場を離れることを勧めています。そして予定より早く当初の議題が片付いた場合は、躊躇なく会議を終わらせることを推奨しています。

さいごに

会議は業務時間の中で大きな割合を占めます。
つまり会議を効率的に行うことは、仕事全体の生産性向上に貢献すると言えます。
会議の進め方に絶対的な正しい方法はありません。「成長している企業」でもその進め方は全く異なります。しかし、そこには共通点もあります。それは、どの企業も会議の参加者全員が「会議の目的」を強く意識しているということです。
会議の目的達成のための最短距離を徹底的に追求した結果が、それぞれの効果的おちな会議の進め方を形作っています。
今回ご紹介した会議のやり方は、シンプルでわかりやすく、どの企業でもすぐに取り入れることができるものばかりです。

弊社でも実践できるものは、取り入れ、効果的に会議が進むように日々努力しています。

特に新規事業に取り組んでいる今のフェーズでは、効果的に会議を進めていくことが必要不可欠です。
事業内容だけでなく、このような社風にも興味を持っていいただけたら是非一度、お話してみませんか。