仙田 蕗乃

お客様からのお問い合わせ対応全般。 離婚問題から産業廃棄物処理申請まで幅広い内容のご相談があったので、お客様の要望をヒアリングし、内容をまとめ行政書士へ文書にして提出。 事務所内での明文化されていないルール、把握できていないタスク・仕事内容をまとめ、必要に応じてマニュアル化することをやってきた。 例えば、仕事の流れやタスク管理などがマニュアル化されていないことがあったので、引継ぎ時に、人によって引継ぎ事項や業務の流れ、方法などに差があった。統一化された基準がなく、他の方がどのような仕事をしているか不明な状態が当たり前となっていた。 この状態を改善するために「誰が見ても差がなく仕事が一通りできる」マニュアルを作成。業務の流れ、タスク管理などは共有カレンダーに記入し「見える化」することで全員が把握できるようにした。 これにより引継ぎにかかる時間や、把握していないことによって起こるミスを削減することができた。

マルハンの改善タスクメンバーになる（トヨタ式カイゼンをまねた取り組み） 日頃から業務改善が必要だと思うところが多くあり、時間短縮や効率化のために自分の作業を洗い出し、可視化してエクセルにまとめていたところが評価され、改善タスクメンバーに抜擢。 店舗全体の効率化しているようでできていなかった所、改善の余地がある作業を洗い出し、改善策をマネージャーに提出する。OKが出たら実行という流れ。 洗い出しの作業自体はとても楽しかったが、働いている方全員（社員、パート、アルバイト）の意見の吸い上げをするための面談が恥寝ての経験だったので苦労した。 人の要望や思いというものは怒りや諦めなどの奥底の部分にあると勉強できた。 そこで、面談という形ではなく、目安箱というものを設置して無記名でいつでも意見を投函できる箱をアナログではあるが設置した。これが最初のふた月ほどは反応が薄かったので、「事務所の自動販売機のジュースの飲み物の種類を増やしてほしい」など直接的には店舗の業務改善につながらないと思うようなものでも取り入れ、実行したところ目安箱への投函がどんどん増えていった。 シフトの要望が多く、基本一日のシフトを「早番５人、遅番8人」で回していたが「早番３人、中番2人、遅番6人」に固定することで結果的に二人人件費を減らして、効率よく業務を回せる体制を整えることができた。

バックオフィス業務、選挙関連の仕事に携わっていた。 時間との勝負の世界だったのでとても目まぐるしかった。 そのため、ミスをしないこととメモをしっかり取ることを叩き込まれた。 選挙に関する新聞記事や、問い合わせなどが多くどこに何があるのか全く不明な状態だったので、月ごと、地域ごとにエクセルでまとめ、記者の方々が見てすぐわかるように分類した。 記者の方々は基本的には社内にいないため私が窓口となり社外の方と連絡を取り合うことで業務分担を行った。 要件に応じて緊急度などで問合せ一覧を作って、業務効率化を図った。 また、他部署の方たちにも問い合わせ内容と担当記者が一目でわかるシートを作り問い合わせがあれば配布した。 選挙当日は出口調査などに行っているアルバイトの方々と連絡を密にとり、どのアルバイトの方がどこにいるかなど把握でき、書き足すことができる一覧表を作り、だれが見てもわかる図表を作り、ホワイトボードに張る工夫を行いスムーズに選挙速報が出せるようにした。