【関西】ザイマックス関西の事務スタッフ紹介！BMスタッフver

こんにちは！
ザイマックス関西の永草（ながくさ）です！
今回は、ザイマックス関西が主業務とするビルメンテナンス（BM）について、バックオフィス業務を行っている事務スタッフ（以下BMスタッフ）をご紹介します！！

ー活躍中の事務スタッフをご紹介！

大西 萌之（おおにし もえの）さん／事業サポート部　BMスタッフ
2022年4月1日に中途入社。前職では5年間、旅行会社の個人営業をしていました。
お休みの日は友人とカフェに行ったり旅行をしたりと、ゆっくり過ごしています♪

ーなんでザイマックス関西に転職を？

シフト制の勤務で、対個人の営業のため突発業務も多く、帰宅が遅くなることが多々ありました。2021年の結婚を機に、ワークライフバランスを見直し、長期的にキャリア形成できる仕事に就きたいと考え転職活動に踏み切りました。

ワークライフバランスを考えて事務職を探しましたが、単調な仕事だと飽きてしまうと思い、裁量権や業務内容（業務改善にも携われる）を重視していました。
転職エージェントさんからの紹介でザイマックス関西を知り、働き方なども魅力に思い入社を決めました。

ー仕事内容は？理想的な1日の流れは？

当社で管理をしている物件の現場には、当社の社員であるビルメンテナンスの技術職の方が常駐をしており、日々現場で点検などの作業を行っております。
BMスタッフは、現場社員がスムーズに現場業務に当たれるように、点検日程の調整や点検後の報告書作成など、事務業務を巻き取って行っています。（この日々の業務を定常業務と記載します。）

＜参考＞現場社員の記事はこちら↓↓
【関西】ザイマックスのBMって他の会社と何が違うの？
【関西】未経験から設備管理になりたい人、ザイマックスに集合ー！

私も入社後はいくつか担当物件を持ち、定常業務をメインで行っていました。すると、物件ごとの現場社員や協力会社によって、業務のやり方やフローが違っていることに気付きました。（例えば、協力会社との点検日の調整方法や、会計処理のための請求書受領のフロー等です。）

会社としても課題に感じていることだったため、より効率よく業務を行える体制を整えるべく、業務フローを整理・改善するためのプロジェクトが立ち上がり、メンバーに選んでもらえました。

現在私は2つのプロジェクトを担当しています。
1日の流れは決まっているわけではありませんが、ざっくり下記のイメージです。

9:00　出勤・メールcheck

私のチームでは、出勤のタイミングで「今日やるべきこと」を自分で計画立ててグループチャットで報告し合っています。「出社or在宅」はみんなで見られる共有予定表ツールで確認ができるようにしています。フレックス制ですが、私は9:00〜9:30頃に出勤しています。

9:30　チーム朝礼

在宅勤務をしている方ともコミュニケーションを取れるように、ほぼ毎朝オンラインで朝礼を行っています。プロジェクトを担当する4名のメンバーで毎日の進捗報告をしており、毎日状況が変わるので、些細なことでも相談できる場になっています。

10:00　BMスタッフチーム会

定常業務をメインで行っているスタッフと合同での打ち合わせを実施します。（約16名）
定常業務での困りごとについてヒアリングや、業務フロー改善プロジェクトの進捗共有、また今後のスケジュール広報などを行っています。

11:00　プロジェクトの定例会

プロジェクトを動かすには、物件に常駐する現場社員の協力も必要になります。週に1〜2回、方向性や進捗の確認の場として、定例会を実施します。

12:00　お昼

リフレッシュスペースでみんなと机を合わせて食べることもありますよ♪

13:00　事務作業

協力会社を巻き込んでの業務フローを改善するためには、一部の協力会社に先行して新フローを実践してもらい、課題を洗い出す必要があります。そのため、新フローの実務を自分で行い、上手くいくか、どんな質問・問い合わせがくるかなどを検証しています。
いずれBMスタッフ全員に同様の業務を行っていただくため、マニュアル作成やレクチャー用の資料準備も並行して行っています。

15:00　アルバイト社員の窓口

当社では、郵便物の仕分けなどの簡単な作業を、アルバイト社員に行ってもらっています。不明点があれば声をかけてもらいやすいように、窓口担当としていつでも対応できるようにしています。

16:00　１on１ミーティング

プロジェクトを一緒に行う先輩との１on１ミーティングを週1回実施しています。1時間みっちり相談させてもらえるので、非常に助かっています。このミーティング以外にも、困ったときにはすぐにお声がけできており、先輩が在宅勤務の時も電話やチャットで相談できる環境です。

17:00　各種集計

何かを改善するための案を出すときに、数値としての材料が必ず必要になってきます。集計する数値は、システムから出せるものもありますが、定常業務を行うスタッフと協力して出してもらうこともあります。Excelを使うため、複雑な関数はExcelに詳しいメンバーに教えてもらいつつ集計しています。（Excelは現在勉強中です、、！）

18:30　退勤

朝にチャットで報告したやるべきことができたのか、困ったことはなかったか、工夫できたことがあったかなど、絵文字も交えながら報告しています。
そのチャットをもとに、進め方のアドバイスをもらえたり、他のメンバーのチャットからいいところを真似したりできるので、ためになっています。アウトプット力が身についたと思います！

ー向いている人は？

プロジェクトをメインで担当するようになり、毎日違った業務を行うようになりました。また、会社としても、時代に合わせて変化し続けており、最近はシステムが新しいものに入れ替わりました。変化を楽しめる人が向いていると思います。

また、自分の考えを発信しやすい環境だからこそ、アウトプットをする機会が多いです。他部署や協力会社の方ともコミュニケーションをとりながら業務を推進する必要があるので、自分の意見を発信していきたい方・人と関わりつつ仕事をしたい方ならピッタリだと思います！

ー入社後のギャップは？

想像していたよりも、任せてもらえる業務の幅が広く、裁量権が大きいです。社内外との調整業務や、オンラインでの説明会に登壇することなどもあり、日々色々なことに挑戦できています！
また、裁量権があるからこそ、みんながきっちり責任をもって仕事をできているため、フレックス制や在宅勤務など、柔軟に勤務できていますよ。

ー最後にひとこと

同じように事務スタッフとして働くメンバーは同年代の女性が多く、仕事の息抜きに雑談をすることもあり、入社後もすぐに打ち解けられました。
業界未経験で中途入社しましたが、周りのメンバーもほぼみんな未経験で中途入社しており、同じ境遇なので協力して一緒に頑張っていこうという雰囲気があります！自分で業務を管理する力も身につくため、より柔軟に働いていけますよ♪