【関西】ザイマックス関西の事務スタッフ紹介！FMスタッフVer.

こんにちは！ザイマックス関西の永草（ながくさ）です。
今回ご紹介する事務職のポジションは、FM（フロント担当）をサポートする事務スタッフです！岩﨑さんにインタビューしてまいりました！

FM（フロント担当）についてはこちら！

ー活躍中の事務スタッフをご紹介！

岩﨑 美聡（いわさき　みさと）さん／ ザイマックス関西　事業サポート部　FMスタッフ
2021年11月に中途入社。前職では生産管理業務を行っており、現場と営業の間に立っての調整ごとを行っていました。お休みの日には夫と一緒に堤防で釣りをしています♪

ーなんでザイマックス関西に転職を？

前職では、現場と営業との板挟みになる場面が多くありました。何か問題が発生すると、全てのスケジュールを練り直したり、関係各所と再調整したり…という作業が非常に多く、家でもずっと仕事の事を考えてしまっていました。徐々に長期的に働いていけるイメージが持てなくなり、今後はワークライフバランスを重視していきたいと考えたことが転職のきっかけです。
ザイマックス関西は、ワークライフバランスを大事にしつつも、ルーティン業務だけでなく幅広い業務を行うことができることに魅力を感じました。また、面接時や内定後の面談時に、気さくに話しかけてくれる社員が多く、緊張がほぐれて安心できたので、入社を決意しました！

ー仕事内容は？理想的な1日の流れは？

FM事業部では、全国でチェーン展開されている店舗（スーパーやドラッグストアなど）の、設備関係の管理を行っています。各店舗で必ず実施しなければならない法律で定められた点検や定期的な作業を、滞りなく実施できるように、私たち事務スタッフがバックオフィスから支えていきます！

8:00 出社、メール確認・返信

なるべく早めに出勤して早めに退勤したいと思い、8：00ごろに出勤しています。周りの方は、時差出勤で9：30頃に来ている人も多く、みんなそれぞれがフレキシブルに働いています！

9:00 メイン業務（日程調整・発注書作成・完了報告書作成・請求書対応など）

店舗ごとに、空調設備・防災設備の点検、排水管の洗浄作業など、〇ヵ月に1回、〇年に1回というように実施しなければいけないタイミングが年間工程表によって決まっています。そのような点検・作業について、店舗と作業をする協力会社の間に立って調整を行っていきます。
・作業日程の調整
・協力会社に対する発注書
・各店舗に対する作業完了報告書
・各店舗や協力会社からの問い合わせ
・請求書の処理
などを、専用のシステムを使って対応していきます。

システムでは、作業内容、処理状況、日時、費用などが分かるようになっていて、効率的に案件の管理ができます。ザイマックスグループのグループ会社が協力会社として作業を行うパターンも多く、その際はチャットなどで連絡を取ることもあり、とてもスムーズです。
なにかトラブルや交渉事が必要なときには、フロント担当が現地で対応してくれたり、スタッフ同士で対応方法を打ち合わせしたり、協力しつつ業務を行えます！

11:00 チーム打ち合わせ

お客様ごとにチームを組んでいるので、チームでの懸案事項を確認していきます。チームは、フロント担当や臨時案件担当スタッフ（※）など様々な業務を担当する方が集まり、約10～20名で構成されています。各担当者がそれぞれの業務に責任をもって対応しています。

12:00 お昼

FM事業部には20名以上の事務スタッフがいるので、休憩スペースでお弁当を食べたり、何人かでランチに行ったりしています。本当に和気あいあいとした雰囲気です♪

13:00 事務スタッフ打ち合わせ

同じ業務を行っている事務スタッフ同士のコミュニケーションの場として、週1回実施しています。定期的な案件を担当しているスタッフは15名近くいるので、気付いたことや改善案などを発信できる場となっています。

14:00 メイン業務の続き

メインの業務を行っていく中で、フロント担当からの依頼事項を対応していくこともあります。例えば、案件ごとのリストを出してまとめたり、提案資料を作成したり…ルーティンワークだけではないので仕事に飽きることはありません！Word・Excel・PowerPointのスキルもどんどん身についています。

16:00 次年度の予算作成サポート

入社して1年が経ち、次年度に向けての予算作成のサポートを行うようになりました。過去の数値を拾っていき、原価売価表を作成しているところです。フロント担当とも打ち合わせをしながら進めています。正確さとスピードの両方が大事な業務です。

17:00 明日やるべきことの整理

毎日退社する前に、残っている業務を再確認して優先順位をつけています。月末と月初は特にバタバタしてしまうので、翌日スムーズに業務に取り掛かれるようにしています。

17:30 退社

打合せが入っているときや対応すべきことが残っているときはもう少し長く残っていますが、早く出勤した分、早く帰れています！

（※）私は定期的な作業について担当していますが、臨時案件を担当するスタッフもいます。例えば、急に冷蔵庫が壊れた！急に空調の利きが悪くなった！など、スーパーなどの店舗では営業に関わる重要なことを、急いで修理してほしいといった案件です。社内に専用のコールセンターがあり、臨時案件の受付⇒業者手配を行ってくれているので、臨時案件のスタッフは、その後の見積書作成や支払い処理などを社内外と連携して行っています。

ーどんなときにやりがいを感じますか？

直接誰かにお礼を言われることは少なく、縁の下の力持ちのような業務です。初めは設備のことなど全く分からなかったのですが、先輩たちに教えてもらって徐々に分かるようになっていきました。少しずつできることが増えていって、上手く調整できたときにはやりがいを感じます。

ルーティンワークだけではないので、幅広く色々な業務に携わっていけます。また、前向きに何でも取り組もうとする姿勢はしっかり評価をしてくれています。私も半年ほどで一定の業務ができるようになったと感じていますが、まだまだ分からないことも多いので、これからも頑張っていきたいです！

ー入社後のギャップは？

入社前にも明るく元気そうな社風だと感じていましたが、入社後の今もその印象は変わっていません！これまでの経験から、オフィスはすごく静かなイメージでしたが、ザイマックス関西は賑やかです！(笑)おかげで困ったことがあったときに聞きやすいなと感じます！

また、「フレックスタイム制」から自由な会社という印象を持っていたのですが、想像以上に自由な会社でした！でもその分、みんなが責任をもってそれぞれの業務を行っています。うまくバランスがとれていると感じました。

ー最後にひとこと

業界も何も分からない状態で入社しましたが、研修やOJTでしっかり教育をしてくれて、分からないこともすぐに聞ける環境なので、未経験からでも安心してスタートしていただけます！業務が重なったときもフォローしあえるので、一人に業務が偏ることもありません。安定的に長く働いていただけると思いますよ♪