【viviON】部署紹介／入って良かったと思ってもらえる環境を【総務】

こんにちは。広報の原田です。

各部署やチームではどんなことをしているのかをviviONスタッフのインタビューを通して紹介していく【部署紹介】の第2弾です。

今回は、全スタッフが毎日必ずお世話になっているコーポレート部の総務です。堀田真智子さんにお話をお聞きしました。

―総務のお仕事内容について教えてください。

堀田：バックオフィスと言われている経理・労務・人事・情報システムなどがやっていないことを全部引き受けるのが総務だと思っています。なので、ヒトとお金、パソコン周り以外、それこそホッチキスからビルまでモノに関わるすべては総務の管理という感じです。日々の業務としては、そういった施設・設備の管理など社内環境の整備をしています。

・会議室にWi-Fiの案内やモニターを置く

・アルコール消毒などの消耗品やごみ箱など備品の管理

・配送物の送受信

・電話の応対

・契約書の管理

・業務上必要なツールの管理（Notion・Googleワークスペース・Slack）

などですね。

－いつもありがとうございます。それと社内でお得に買える飲食物も人気ですよね？

堀田：そうですね、不足しがちなお野菜やフルーツ、それに飲料やお菓子まで福利厚生でお手軽に購入できるように整備されています。いつも人気ですぐに品切れになってしまうほどです。スタッフの方の声を聴きながら、なるべく希望に添えるようそれぞれの業者さんとのやり取りなどもしております。

－昨年はとても忙しそうでしたね

堀田：はい、増床の対応とテレキューブの導入がありました。

スタッフの人数が増えたこともあり、昨年に増床したのですが、その際にビルとの賃貸契約や内装決めなどを総務で進めていきました。その後も増床先のスタッフの為にリクライニングチェアなど必要なものなど随時整えております。

あと最近、ご来社の方向けのペットボトルのお水に新しいラベルのものを追加しました。viviON、GENSEKI、クロケスタのラベルです。ご来社の際は是非、お手に取っていただけると嬉しいです！

―現在、力を入れていることを教えてください。

堀田：今期の総務チームのOKRは日本一の総務となろう、です。

総務業務は多岐にわたりすぎていて、定義づけがちゃんとできないものなんですが、私としては手続きとかフローをちゃんとチームの中でマニュアル化して業務のローテーションを進めて、チームの中でみんなが同じような業務をできるようにしたいと考えています。

頼まれることって毎回同じだったり応用だったりするので、今までやってきたことをアーカイブしていきながら、それをマニュアル化することによって処理スピードを上げていこうと思っています。どうしても型にはまらない質問もありますが、それも即時対応を心掛けております。そういうことをしていくことで今のうちに1000人規模の会社で機能する総務になろう、どんなに人が来ても迷わない状態にしようというところを見据えて頑張っています。