東京都

テレワークで変わったデザインチームの在り方（オンライン会議&飲み会編）

清水彩子, 河野隼人

コーポレート・スタッフ, 開発部/デザインチーム/サブリーダー

清水彩子

株式会社viviON / コーポレート・スタッフ

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河野隼人

株式会社viviON / 開発部/デザインチーム/サブリーダー

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on 2021/07/13

「出社とテレワークの二軸を実現！」

こんばんはデザイナーK（ドクターKみたいですね…あ！歳がバレ…）です。
今後は記事に「生感」を持たせるためにイニシャルを名乗って行こうと思います！多分デザインチームに二人もKさんは居ないはず…はず…。

エイシスのデザインチームは、
2021年6月の時点では「20名」在籍しております。
しかし現在オフィスに出社しているメンバーは「約6名」（通称”出社組”）、他メンバーは全てコロナの影響でフルリモートで業務対応をしております（通称"フルリモ組"）。

「出社組」も週3以上出社すれば、それ以外の日はテレワークも選択できるようになっています。
また「緊急事態宣言」期間は週5リモートで柔軟な対応をとっております。
（メリハリが効くので個人的にはとてもありがたいです///）

「具体的に何が変わったのか？」
ズバリ、コロナ禍になり会議の在り方がかなり変わりました。

「オンラインでも気軽に集まって相談できる場所が欲しい…」

テレワークが一般化され、エイシスでは「ZOOM」をメインのビデオ会議ツールとして取り入れています。

ZOOMも活用していますが「部屋建て」や「URL周知」など事前準備が不要で、もっと気軽に集まれて、気軽に相談できる場を作れないかな…？っという声もありました。
（気軽に同僚の席に伺って雑談&相談をする…あの軽快な感じ…ですね♪）

そんな中、チームメンバーから複数のビデオツールの提唱がありました。
【オンラインゲームプレイでも人気な"Discord"】
【デザインの同時確認に便利な"Tandem"】
今回はDiscordにスポットをあて、活用事例をご紹介したいと思います！

「Discord（でぃすこーど）の紹介」

Discord | Your Place to Talk and Hang Out

where you can belong to a school club, a gaming group, or a worldwide art community. Where just you and a handful of friends can spend time together. A place that makes it easy to talk every day and hang out more often.

https://discord.com/

✔詳細は割愛しますが、基本的に必要な機能は兼ね備えています。

無料。
時間制限なし。
画面共有可能。
単体ではバーチャル背景が使えない（別ツールとの併用で可能）。

✔特化している機能はこちら。

ブラウザに対応。（アプリの立ち上げやアップデート等も不要です！）
メンバー毎に音量の調整をすることが出来る。（声が大きい人はボリュームを下げたり…///逆も然り♪）
部屋を無限に作成できる。
どの部屋に誰が参加しているのか明確。
実際の会議室さながら部屋の移動が簡単に行き来できる。（会議が連続している時に梯子しやすい。）
文字チャット部屋、ビデオチャット部屋を使い分けすることができる。
ログアウトしても部屋の状態は保持されているのでZOOMのように会議室の招待URLは不要、Discordにアクセスして部屋にはいればOK。

デザインチームのDiscord部屋はこんな感じ。

（チームメンバーと雑談をして気分転換したい！な人向けに給湯室も…）

「時短に繋がり効率性UP!」

「オンライン歓送迎会でも大活躍！」

コロナ禍ではありますが、ありがたいことに新人デザイナーもどんどん入社しています！そんな時もオンライン歓送迎会でDiscordが活躍します！

皆さんもご経験があるかもしれませんが、ビデオチャットで一斉に沢山の参加者が発言するとカオスな状況になりかねません。

歓送迎会の主役が話を出来ない…なんて悲しい状況も…
そこでエイシス流の歓送迎会のフローをご紹介いたします！

1.　ヒアリング

幹事が「主役（新人、退職者）」の参加可能な日程をヒアリングします。
メンバーが多いと全員が参加可能な日程を調整するのは難しいです。
もし飲み会の主題が歓送迎会であれば、主役の日程を最重視すると幹事も負担が軽くなります（重要）。
その結果、幹事を挙手しやすい雰囲気も作れると思います。

2.　日程アンケート

「調整さん」か「グーグルフォーム」でアンケートをとります。
アンケートをとる際は、必ず入力締め切り日は決めておきましょう！

調整さん - 簡単スケジュール調整、出欠管理ツール

調整さんは、飲み会・同窓会・結婚式二次会・歓迎会・送別会・サークル・会議...これらを設定する際に必ず必要になってくる、「全員の日程調整・出欠管理作業」をログインなしに簡単スムーズに行う事ができるお手軽便利ツールです。

https://chouseisan.com/

Google フォーム - アンケートを作成、分析できる無料サービス

魅力的な Kim フォームを作ろう Google フォームを利用すれば、大小さまざまな情報を、無料で収集して整理できます。おなじみの Google フォームに、チームで利用できるセキュリティ機能と管理機能が追加されました。詳細レジャーの計画、イベント参加者の管理、ミニ投票、会報用のメールアドレスの収集、小テストの作成など、さまざまな用途に活用できます。写真やロゴを使用すると自動的にそれに合う色が選択されるほか、さまざまなテーマからふさわしい雰囲気のものを選ぶこともできます。選択式、プルダウン形式

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

3.　グループ分け

日程と参加者が決まったら、参加者のリストをグループ分けツールにいれてグループを分けます。
（オンライン飲みでは1部屋4人くらいの運用が一番会話しやすいエビデンスを得ています。）
下記の無料ツールがシンプルで使いやすいです。

グループ分けツール｜第一学習社

【使い方】「メンバー」下のボックス内に名前を入力します。(1人1行) グループ名を付けたい場合はグループの数だけグループ名を入力して下さい。(1グループ1行) グループ名は何も入力しない場合「1班,2班･･･」と表示します。グループ名を指定しない場合は「グループ数」のボックスに分けたいグループ数を選択します。(2～20まで) 「分ける」ボタンでグループ分けを実行します。 ...

http://www.daiichi-g.co.jp/osusume/forfun/10_group/10.html

4.　タイムテーブル作成

参加人数によりますが、30分or60分ごとのグループ分けします。
（全員が主役と一度は同じ部屋になるようにシャッフル&調整する。）

5.　参加メンバーに共有

Discoedのチャットで席次表とタイムテーブルを共有します！
会合の当日のリマインドもお忘れずに！

番外.　オンライン寄せ書きの用意

出会いがあれば別れもあるもの…しかしこの情勢では出社して送別の色紙に寄せ書きを書くのも難しい状況です…
そんな時はオンライン寄せ書きを用意すると便利です！データなら色紙も用意せずに無料で作成できますし、書き手にも受け手にも負担になりませんのでお勧めです。

オンライン寄せ書き yosetti(ヨセッティ)

結婚祝い･お誕生日祝い･送別に寄せ書きを。オンライン寄せ書きyosetti(ヨセッティ) 出来上がった寄せ書きは実際の色紙に印刷してお届け（プリントしてお届け）します。平日午前9時までのご注文で当日発送、ゆうパケットなら送料無料です。「プリントしてお届け」「 ...

https://www.yosetti.com/

「まとめ」

「エイシスのデザインチームは半数以上がテレワークで活躍しています！」
「気軽な相談にお勧めなビデオツールは”Discord”！」
「便利ツールで幹事負担を軽減しチームコミュニケーションをしてます♪」

「エイシスでは一緒に働く仲間を募集しています！」

時代に合わせテレワークで就業も可能なエイシスでは仲間を募集中です！
秋葉原から世界へ…すべての二次元好きを幸せにしたいっと本気でアプローチしています♥
エイシスの社風やデザインに少しでも触覚が「ピン」ときた方や、自分の力で事業をつくって世界を変えたい方、是非一緒に二次元業界を盛り上げていきましょう！