Apotool&Boxの進化には驚いています

本日はApotool&Boxをサービスリリース初期段階の3年前から、医師の立場から開発にも多くのご助言をいただき、たくさんの先生にApotool&Boxをご紹介いただいている吉野敏明先生と田中真喜先生に改めて魅力についてお話を伺いました。前編・後編の２回にわけてお届けいたします。

医療法人社団誠敬会 誠敬会クリニック内科・歯科
理事長　田中真喜

＜主な経歴＞

2003年日本歯科大学を卒業後、東京医科歯科大学歯周病学分野に入局し、歯周治療の研鑽を積む。
2006年、吉野歯科診療所歯周病インプラントセンター（現　医療法人社団誠敬会）に入職し、
歯周組織再生療法とインプラント治療のスペシャリストとして、数多くの手術を手掛けている。 

2015年より医療法人社団誠敬会を事業継承し、理事長に就任した。
世襲ではない事業継承の新たなモデルケースとして注目を浴びている。
事業継承前より新規事業改革に携わり、Apotool&Box（株式会社ストランザ）の運用、
社内SNSの活用、患者への情報伝達メディアの導入などを行い、事業の効率化を図っている。

ーApotool&Boxは開発当初は歯科医院専用の予約システムから出発しましたが、導入する前は、どのよう課題をお持ちでしたでしょうか。またApotool&Box導入後はどのような変化がありましたでしょうか。

１　患者様をお待たせする時間を減らし、キャンセル率も軽減

昔は紙のアポ帳を使っていて、院内にアポ帳が１つしかありませんでした。紙のアポ帳を使っているとどうしても書き間違いやアポミスが起こってしまうことがあるので、その点も課題でした。どうしても患者様を次回予約時お待たせしてしまうことがあり、フラストレーションにつながっていました。また、全てのスタッフが簡単に使えるシステムが無かったのも、システムが定着しなかった大きな理由でしたね。この点Apotool&Boxは、UIも新しく、何よりも操作が直感的なのが良いですよね。
これはApotool&Box導入後、院内のどこでも予約ができるようになりましたので患者様をお待たせする時間がとても少なくなりましたし、アポミスもほぼなくなりました。また、今では受付で次回予約を取るのではなく、チェアサイドで大半の予約を取るようにしています。
その結果、キャンセル率が減りました。
担当医と直接コミニュケーションすることで、歯科医院と患者様、という関係から、担当医と患者様というより密接した関係になりキャンセル率が下がったのではないかと考えています。当院の受付スタッフは予約以外の受付や電話対応など、コンシェルジェの役割も担ってもらっていますから、患者様との対話の時間が増えるのは、とても重要で絶対的なものなのです。そこが実現できたのは、Apotool&Box導入の一番の効果ですね。

２　過去の患者様情報をすぐに検索できるので効率が上がるまた、Apotool&Box購入前は過去の患者様情報を見たいと思うと、カルテ庫に行って、膨大な量のカルテの中から探し出すという作業を行わないといけませんでした。然しながら、Apotool&Boxでは、患者情報をあらゆる角度から検索することができます。これが、私の法人では重宝しているのです。
例えば、顔は浮かんでいる、季節も夏頃、下の名前も覚えている、症状も覚えているけど、これだと書庫から患者様情報をカルテを探し出すのが大変です。このようなときにも男女別、治療内容と大体の時期を入力して絞込を行えば、簡単にお目当ての患者様を探し出せるのです。
過去の情報をリサーチし、分析できなければ、目的を達成する戦略立案することができません。

３　より現実に最適化したマネジメントの実現
医療は専門知識と技術を適用する場ではありますが、昨今はサービス業の側面も疎かにはできません。開業しているなら、なおさらです。なので、患者様満足度が大切ですが、そのためには働くスタッフのキャパオーバーにならない、それでいて無駄のない仕組みを作ることも大切です。
以前は海外の学会に行っていることも多く、紙のアポ帳では医院スタッフの刻々と変わる最新スケジュールは把握できず、海外から歯科医院に戻ると、出張前に想定していなかった状態へ変わっていることもあり、海外であっても最新情報を把握し、マネジメントする必要性を感じていました。

その点アポツールはクラウド型で院外からスマフォを活用して、常に最新のスケジュールを把握できるので、予約時間の使い方など、細かい指示出しができるようになり、より現実最適化したマネジメントができるようになりました。
寝る前に翌日のスケジュールを簡単に確認できますし、スタッフも同じように自宅からスケジュールを確認してくれています。

４　これまで以上にタイムリーに売上を確認できるので、現実に即した施策を立案できるさらには、Apotool&Boxではレセコンと連携させることで、売上情報をより正確に、素早くアウトプットすることができます。ここが、Apotool&Boxの凄い所ですね。単なる予約システムからの脱却を目指す㈱ストランザの姿勢が読み取れますね。私は何よりも事実、数字を重視するべきだと考えていますが、売上は病院経営がうまくいっているかどうか示す重要なパラメーターです。その売上が出るのが、１ヶ月も遅れていると正確な施策は立案できません。今では最新の売上情報がタイムリーに更新されるので、毎日ちょっとしたことでも担当者と事実データを元に今後の戦略について打ち合わせできるようになり、事実に即した施策を立案できるようになったので助かっています。営業施策の考察を確立させるだけでなく、全てのスタッフの動きが数値化されるので、人事考課にも役立つので、本当に助かっています。

ーありがとうございました。次回は、Apotool&Box導入の決め手や、Money Forwardとの連携、クラウド参入による歯科業界の今後の展望等について吉野先生のコメントをお届け致します。