Slackワークフローで社内依頼用の便利フローを作ってみた！【エアコン編】 #slack_workflow活用

Slackが先日公開した新機能「ワークフロー」はもうみなさん触っていますか？Slackをお使いのみなさんによって活用記事やTweetがどんどん公開されてます。

使い方などはたくさん公開されていますので、ここからは私が実際に社内に実装したワークフローをご紹介していきたいと思います。

最初は社内への依頼から着手してみた

本社があるオフィスビルはレイアウトの都合上、エアコンの操作盤がバックオフィスの方の席の区切られたエリア内にあります。且つエアコンの配置位置が絶妙に会議室と噛み合っていないこともあり、けっこう頻繁にエアコンの設定温度変更依頼がSlackで飛び交っています。

そもそも温度の管理の最適化をIoTやらなんやらで自動化とかやってみたい気持ちはあるものの、エアコン操作盤の物理スイッチ問題などいろいろハードルが高く、当社エンジニアも苦戦しています。なのでまずはこのSlackで飛び交う依頼をもう少しワークフローでスマートにできないかを検討しました。

今までも割と工夫をしていた

ワークフロー導入以前がどういったオペレーションだったのかを説明します。じつはけっこう工夫されています。

Slackで依頼するときに絵文字で依頼ができるように、以下のemojiが職人によって作成済だったり（下記画像のように利用）、
• 会議室名
• 温度のUP/DOWN

エアコンの温度変更を対応した方が、Slackで返答する手間を省くために「SORACOM LTE-M Button powered by AWS」を操作盤付近に設置し、温度変更の完了をポチッとできるようにしたりしていました。

ボタンを押すと、こんなかんじにbotからシンプルなメッセージが届きます。

SORACOM LTE-M Buttonの詳細は以下からどうぞ。

実際そんなに困ってなさそうだったけど、ワークフロー触りたくて実装

ということで割とそこまで困ってなさそうな雰囲気を感じつつも、ワークフロービルダーを触ってみたくてウズウズしていたので以下のように実装してみました。

とてもシンプルです（というかこのシンプルな実装が、機能はまだ少ないけどUX的には非常によい最初のステップになってそうだなと思います。最初からいろいろ出来るとそれはそれで学習コスト高い）。

1. 最初のトリガーは該当チャンネルからのアクションをトリガーにし、
2. 依頼ユーザーがフォームにて「エリア」と「希望設定温度」を選択し、
3. 依頼通知がくるチャンネルにて「誰から」の依頼なのか、及びその内容がわかるように表記。
4. 温度変更作業が完了したら、対応者はメッセージ下部の「対応済」ボタンをクリックし、
5. 何℃から何℃へ変更したかを記入（送風に変更の場合もあるため、任意テキスト入力。かつ任意情報なので入力せずに次ステップへ移行可能）。※これは今までもbotメッセージと合わせて手動で丁寧にコメントいただける方がいたので、それを参考にしました
6. 依頼ユーザーへ元の依頼メッセージのスレッドで自動返信される（注意書き等も付与できる）

という感じです。

意外なフィードバックも

エリアの選択肢内にエアコンの区画番号も一緒に表記するようにしたところ、実際に設定することが多い方から「めちゃ助かる！全俺が泣いた」とのフィードバックもらいました。たしかに依頼する側は会議室と実際のエアコン区画の対応表などは気にしないですし、依頼された側としては対応表と照らし合わせながら設定変更をしていたので地味に大変だったわけです。

Slackだと気軽に依頼することが出来る反面、こういった日常のコミュニケーションにおける細かい定型化などは苦手な分野だったと思います。それがワークフローによって大きく改善されそうですね。

社内便利系フローのまとめ

依頼などのフローに関しては、フォームが挟めるので毎回定形のフォーマットにて実施できることと、新しく入社された人への説明などがしやすく、理解してもらいやすいという利点があるかなと思います。ステップごとにメッセージを出したりもできるので、社内Wikiを参照情報として提示したり、なぜそういうフローになっているかなどの説明もしやすくなりますね。

他にも、特定エリアの照明ON/OFFや、来客の方が執務エリア内に入る（オフィスツアーなど）際の通知、オフィス改善に関わる要望集め、などなどいろいろフローを作ってみました。
※上記のフローはまたどこかでご紹介したいと思います

また別の部門でもいろいろなフローが作成されていました。マーケティングチームの「事例取材の依頼」や「セミナー開催の依頼」だったり、各チームの日報や週報、質問用のテンプレだったり、様々な用途で使いみちがありそうです。

そしていろいろなフローが生まれいていくのを見ていて、とうとう気づいてしまったのです…。

Slackワークフローで謎解きゲーム作れるんじゃないの…？

と思って実際に作ってしまった話はこれから別フィードで書きたいと思います。

ということで早速書きました。ぜひご覧ください。