バーチャルオフィスGather、はじめました！

フルリモート勤務という環境において、重要な課題となっているのが「メンバー同士のコミュニケーション」です。相手の顔や作業状況が見えない分、話しかけづらい、質問しにくいなどの問題があります。RITでは課題となっているコミュニケーションの活性化を図り、リモートの枠をこえた「ふとした時の自然な会話」を生むべく、メンバー主導でバーチャルオフィス「Gather」を導入しました。今回はGather導入の経緯や今後の展望などについてお伝えしていきます。

運営メンバー紹介

• 田浦さん（コミュニティマネージャー／デザイナー）
• 喜多さん（コミュニティマネージャー／エンジニア）
• 窪内さん（設計士／デザイナー）

きっかけからわずか1か月弱での、超スピード導入＆運用

Q．バーチャルオフィス「Gather」導入のきっかけは何ですか？

田浦）プロジェクトチームでの雑談がきっかけでした。これを機にお試しで使ってみたところ、8bitの世界観が楽しくて（笑）。きっかけとなったその雑談から2〜3日以内に、まずはBizDev事業部内でトライアルしてみようとなり、2週間くらい触ってみて、より良く使うための運用ルールや利用説明のためのドキュメントを作成しました。1か月のトライアル期間が終了する前に、本格導入するかしないかの全社員アンケートを取り、その結果を鑑みて導入決定という、スピード導入でした。

窪内）他のバーチャルオフィスもいろいろ見ていて。候補としてMetaLifeというツールもあったのですが、テンプレートのオフィスでした。ゼロから作るとどんな感じになるのかやってみたかったのですが、お金を払わないと自由にカスタムできないことがわかったのでGatherになったという経緯もあります。

喜多）フルリモートという働き方はコミュニケーションが薄くなってしまうという課題があります。新入社員からは、「お互い顔が見えないので質問しにくい」という不安の声も上がっていました。現状BizDev事業部のメンバーは日本全国に散らばっており、都内や東京近郊に住んでいる人が少ないです。そのため賃貸オフィスを借りるのも現実的ではないので、Gather導入がコミュニケーションを活性化するいい機会になればと思いましたね。

RITのバーチャルオフィスMAP

デザイナー自ら設計！　計算された仕事とリラックスの空間

Q．Gatherの本格運用が始まって、状況はいかがですか？

喜多）コンサルメンバーはお客様先に常駐することが多く、Gatherオフィスにいる機会も少ないので、BizDevメンバーとコーポレート、役員、一部のコンサルメンバーでGatherに出社を義務化にしているのですが、BizDevメンバーからは仕事の生産性に変化はないけれど、コミュニケーションが取りやすくなったという声があがっています。

窪内）相手に話しかけやすくなりましたね。今までは相手が何をしているか見えなかったし、話かけてもいいのかわからなかったけれど、Gather出社になってからは、アバターのステータスを見れば今相手がどんな状況かが分かるようになったので、話しかけやすいです。それと、個人デスクを確保すると自由に机や椅子、装飾などを自分好みに合わせて自由にカスタマイズできるので、個人デスクにその人の特色がでるのが面白いですよね。

田浦）もっといい空間にするために、オフィスレイアウトもスクラップ＆ビルドを繰り返しています。この1～2か月でかなりリノベしていますよ（笑）。メンバーにはもっと中央のエリアを活用してほしいですね。個人のデスクがあるからついそこに留まりがちですが、自由に話しかけられる雑談できる場所なので、どんどん活用してお互い仲良くなってほしいです！

喜多）ゲーム会場も作ったのですが、ボードゲーム好きなメンバーが多いので、2週間に1回ボードゲーム会を実施しています。けっこうみんな参加してくれて。仕事以外のこういったコミュニケーションの時間ってフルリモートだとなかなか確保できないですが、良いコミュニケーションの時間になっているな、と感じています。

せっかく上がった声を無駄にせず、実現するために研究していきたい

Q．こんなアイテムや機能があればいいなというものはありますか？

喜多）季節を感じられるものを置きたいですね。夏だったら流しそうめんとか（笑）

田浦）それいいですね！　確かにこのままだと飽きちゃうかも。私はオフィスの周りにレース場を作りたいですね。デザインチームで使っていた時に設置されていたゴーカートコースでレースをして遊んだのが楽しかったので、またやりたいです。

窪内）作業しているときにBGMを流せるようにしたいという声が上がりましたね。ただ、今のGatherだと難しい。でもせっかく上がった声なので実現するために努力していきたいですね。

喜多）あと部屋をうまく分けたいですね。Google meetなどにもあるブレイクアウトセッションのような機能が無いので、ミーティング中に部屋を移動して3〜4人でディスカッションして、戻ってそれを共有して、また部屋を移動するのはちょっと面倒で……。あとGather出社が義務なので、入退室したら自動で勤怠がつくような機能が欲しいですね。

田浦）スマホ版がないので移動中に使えないっていう声もありましたよね。

窪内）スマホのブラウザで開けますよ！僕は起きてすぐにログインして、そのあとに顔を洗いに行ってます。

田浦）それって出社って言えるの（笑）

とある日のオフィスの様子

リアルのオフィスのように「たわいない会話を生むこと」が今後の目標

Q. これからの課題について教えてください。

田浦）コミュニケーションが取りやすくなったけれど、リアルのオフィスみたいに、何の気なしにふらっとおしゃべりできるようにするにはどうすればいいのかが重要な課題ですね。それとGatherを使ってくれているみんなの意見をどう吸い上げるか、繰り返し意見を聞いて反映して時間をかけて積み上げていかないといけないと思います。

喜多）さらなるコミュニケーションの活性化を促したいですね。トレードオフで雑談に時間をとられて本来やるべきことができないということがないように、タイムマネジメントや自分のパフォーマンスには留意しなきゃいけないですけどね。あとは、社員でも積極的にコミュニケーションを取りに行く人もいれば、あまり積極的でない人もいます。そういうメンバーをたきつけるにはどうしたらいいのか、そもそも消極的な人を動かす必要があるのかというのもあります。それをGatherで解決するのではなく、オフラインで直接会う機会を増やすのも大事だと思いますね。

窪内）確かに、がやがや部屋ももくもく部屋*も使っている人が決まってしまっています。心理的に顔を知らない人には話しかけにくい気持ちは誰にでもあると思うので、喜多さんがおっしゃっているようにオフラインで対面する機会も増えたらいいなと思うし、それでGatherとの相乗効果も生まれると思います。実際に使えるかどうかは別ですが、VRを利用してリアルで会っている感を出せるようにして、もっと自然なコミュニケーションを生み出したいですね。

*リノベ後に誕生した部屋。もくもく作業部屋→作業に集中したいけど質問も気軽にしたい時に使用。がやがや作業部屋→ざっくばらんに話しながら作業がしたい時に使用。

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みなさん、ありがとうございました！

メンバーが新しいツールに好奇心を持っていることや、「これやりたい！」と声をあげれば、導入〜運用までできてしまうのもRITの良さです。

今後はリアルで会う機会を増やすことも検討していきます。対面する機会があれば、Gatherでのコミュニケーションももっと楽しく積極的になれますよね。バーチャルとリアルの両輪がうまく相互して、双方から会社を活性化していきたいと思います！