正しく伝えるためのテキストコミュニケーションメソッド

こんにちは。デザイナーのAです。
私はコロナ禍真っ盛りの2020年入社当時〜現在に至るまで、フルリモートで業務を行なっています。対面より文字でのやりとりが多く、正しく伝わりやすい文章とはなんだろう？と改めて考えさせられる2年半でした。

そこで今回は、普段私がスムーズな意思疎通のために気をつけていることをいくつかご紹介します。

テキストコミュニケーションとは

主にオンライン上でメールやチャットの文書（テキスト）を用いてやりとりするコミュニケーションを指します。
直接相手の表情やしぐさを見ながら言葉を交わす対面式のコミュニケーションとは違い、文字のみで相手に理解してもらえるよう文章表現の工夫や配慮が不可欠です。

1.句読点をきちんと扱う

文章の終わりや区切りに付ける記号「句読点」。
目安として、1文あたり句点が80文字程度に1回、読点が20～30文字程度に1回打った文章が読みやすいとされています。

読点をきちんと扱う
読点（、）が無い文章は読みにくいだけでなく、位置によって文章の意味が変わってしまう場合があるので扱いには要注意です。

「母は笑顔で出かける娘を見送った」

この例文は「母」と「娘」どちらが笑顔なのかわかりません。

「母は、笑顔で出かける娘を見送った」
「母は笑顔で、出かける娘を見送った」

正しい位置に読点を打つことで、「母」と「娘」どちらが笑顔なのか明確になりました。

ビジネスシーンにおいて、正しく情報を伝達することはとても重要です。
読み手側がバックグラウンドを把握してくれている、前後の文脈を辿って主語を探し出してくれる…とは限りません。
認識の齟齬を防ぐためにも、相手に理解を委ねた文章は避けるよう心がけています。

句点をきちんと扱う

表情が見えないテキストコミュニケーション上で、句点のない文章は無機質な印象を与えかねません。
キー1つ叩くだけなので、自分がメッセージを送る際は文末に句点（。）や感嘆符（！）はつけるようにしています。

考えすぎる質なので、相手に「返答雑だけどなんか怒ってる？」などと無駄な気を遣わせる可能性を限りなく0%に近づけたいのです。
自分は句点のない文章を受け取ってもまったく気にしないのですが…念の為の思いやり句点です。

2.読みやすい文章は「漢字3割：ひらがな7割」

漢字が多い文章は文節がわかりにくく、読み手にも負担がかかります。
一般的に読みやすいとされる文章は漢字3割：ひらがな7割の構成で、新聞などの活字媒体も、おおむねこの比率だそう。

…とはいっても文字数など、いちいち数えてられません。
そこでおすすめなのが、ざっくり3:7の割合にもっていける「漢字を2語以上続けていいのは熟語だけ」ルールです。

たとえばよく使う下記の文章。
熟語以外の漢字をひらがなに変換すると・・・

「ご連絡下さい」→「ご連絡ください」
「只今作成中です」→「ただいま作成中です」
「確認致します」→「確認いたします」
「更に、追加出来ます」→「さらに、追加できます」

漢字の熟語がまず目に入ってくるので、パッと理解しやすくなりました。
短いチャットの文章でも有効なので、普段からなんとな〜くこの比率を意識しています。

3.文章のねじれに気をつける

「文章のねじれ」とは、伝えたい事柄に対して異なる結論を述べることを指します。主語と述語の関係がねじれると、大まかな意味は伝わっても違和感が残って読みづらい文章になってしまうのです。

僕の夢は、最高のヒーローになりたいです。

主語の「夢は」と内容をこれから宣言する文章に対し、述語が「最高のヒーローになりたい」という願望になっています。
この「文章のねじれ」は、以下のように直すことができます。

僕の夢は、最高のヒーローになることです。

文章が長く、一文に複数の主語述語が盛り込まれるほど起こりがちになる「ねじれ」。
メッセージを送信する前に、主語と述語がきちんと対応しているかチェックすることが大切です。

4.カタカナ文字、アルファベット略語はほどほどに

アグリーって何を取ること？TUって何の略？ここでいうエビデンスの定義とは？？入社したばかりでFIXという言葉も知らず、馴染みのない言葉に困惑しまくったあの頃…

カタカナ語の方がなんとな〜く解釈の幅が広くて、ニュアンス（これもカタカナですが）が伝わりやすい場合も往々にしてあるので、絶対使わない！というわけではありません。

しかし、テキストコミュニケーションで大切なのは「引っ掛かりなく正しく伝える」ことです。社内で常用されている共通言語はともかく、カタカナの言い換えで、かえってわかりにくくなる言葉は、そのまま日本語で伝えるようにしています。

5.一文一義

「一文一義」とは、「一つの文章に一つの情報だけを書くこと」です。
一文が簡潔になるので、先述した「文章のねじれ」も回避しやすくなるメリットがあります。

今日は雨が降るという予報でしたが傘を持っていなかったので、仕方なくコンビニでビニール傘を買いましたが、結局雨は降らず、傘は荷物になっただけでした。

ダラダラと間延びしていて、結局何を伝えたいのかわかりにくい。
一文一義を意識してこの文章を直してみます。

今日は雨が降るという予報でした。
傘を持っていなかったので、仕方なくコンビニでビニール傘を買いました。
しかし、結局雨は降らず、傘は荷物になっただけでした。

嫌な例文なのはさておき、整然として読み進めやすくなったのではないでしょうか。

情報の「わかりやすさ」は社内チャットにおいて特に重要なポイントだと思います。すべて詰め込もうとして、つい冗長な文章になるときは「一文一義」を心がけるようにしています。

おわりに

これらを意識するようになって、文章の推敲にかかる時間や行き違いがずいぶん減ったように思います。

正しく伝わる文章は、どれもちょっとした意識の積み重ねで作ることができると思います。
ナディアでのリモートワークはこれからも続いていくので、ひとつでも新しい習慣として取り入れられることがあればぜひ参考にしてみてください。

この記事が円滑なテキストコミュニケーションの一助となれば嬉しいです。
ここまでお読みいただきありがとうございました。