日報を始めたけどあんまり定着しなかった

木下商会では2023年6月から日報の取り組みを始めました。が、定着はしませんでした。

なぜ日報を始めたのか、実際にやってみてどうだったのか、なぜ定着しなかったのかをまとめました！

日報を始めたきっかけ

木下商会の9人（2023年9月現在）のメンバーのほとんどはオフィス設計・デザインの「プランナー」です。一人ひとり案件を抱え、プロジェクトマネジメントも行っています。

設計・デザインのためにはクライアントとのスムーズなコミュニケーションが必須です。そして、提案書を作成したり、プレゼンをしたりといった機会も多くあります。また、プロジェクトを成功させるためには業務の整理・スケジュール管理もシビアに行う必要があります。

少しずつ組織が拡大し、新入社員も増えていく中で、このような業務に必要なスキルを強化するために何かできることはないか？ ということで日報の取り組みを始めてみました。

日報について

方法

• 業務の最後にSlackの#kn_nippou（日報）チャンネルに投稿
• 毎日10分程度で作成、文字数制限はなし、時間をかけすぎない
• 他の人の投稿には積極的にリアクションをする

導入・定着のハードルを低くするために細かいルールは設けず、毎日の投稿の強制もしませんでした。
リアクションがあるとモチベーションが高まるだろう、ということで積極的なリアクションを推奨しました。

日報に期待していたこと

• 業務の振り返り
• • 1日の業務の振り返りによる業務の整理や効率化
  • 振り返り癖がつく
• 業務で得た情報やノウハウの共有
• 文章力強化・プレゼン力強化
• • 自分の考えを自分の言葉で相手に伝えるスキルの強化
• メンバー間のコミュニケーションツールになる
• • フルリモートのメンバーとのコミュニケーションのきっかけになる
  • 新入社員とのコミュニケーションのきっかけになる

このような期待があった一方で、懸念点として「時間がかかる」、「目的が不明瞭になりがち」、「浸透・定着しづらい」ということがありました。

実際にやってみて

取り組みを始めた当初

ほぼ全員が毎日投稿していました。500字以上の長文での投稿が見られたり、リアクションも活発だったり、盛り上がっていました！
2ヶ月に1人程度のペースで新入社員が入っているので、お互いの人柄が伝わる良いコミュニケーションツールになっていました。

現在

毎日1~2人が投稿する程度ですがリアクションは健在です。
投稿するメンバーにも偏りがあり、定着しているとは言えない状態です。

定着しなかった原因

• 導入当初の盛り上がりでハードルが上がってしまった。
• 強制力がなかった。
• スーパーフレックス制を採用しているため退勤時間がバラバラで意識から抜けやすい。夜遅くに退勤することもあり、投稿・リアクションのタイミングが難しい。
• ルーティン的な仕事がないので習慣に組み込むのが難しい。
• 情報共有は定例会議で十分。
• メンバー間の会話が活発になった。

人それぞれ色々な原因があったのだろうと思いますが、一般的にはこのあたりが考えられます。

日報を始めた当初は長文の投稿も多かったので「日報＝長文」の意識になりハードルが上がってしまったのと、あえてやらなかった強制力のなさが大きく影響していると思います。また、最近は定例会議がうまく機能しているのと、メンバー間の会話が活発なのとで、わざわざ日報に書くことがないというのもありそうです。

改善策

木下商会には定例会議がマッチしていて、日報に期待していたことがそちらでカバーできていることもあるので、日報を積極的に改善していく予定はありませんが、もしやるなら以下のようなことが考えられます。

• 週報にする
• • 「日報」なので当然ですが……、「毎日」というのはなかなかの負担です。毎日が難しければ週に1回にするというのも良いかもしれません。
• 「特筆事項なし」も可とする
• • 毎日仕事をしていれば特に共有事項がない日もあるでしょう。そういった日に「日報のための作文をしなきゃ……」と思うと一気にハードルが上がります。 習慣化・定着を目指すのであれば日々のハードルを下げる必要があったかもしれません。
• テンプレートを用意する
• • 個人のやりやすい形がよいかと思い、あえてテンプレートを用意しませんでしたが、コピーして使用でき、穴埋めで投稿が完成するテンプレートを用意するのも一つの手です。
• リマインドする
• • 木下商会では経費精算の日やゴミの日をSlackで自動リマインドしています。そのように大体の退勤時間に日報をリマインドするのも一つの手だと思いました。

まとめ

このように、木下商会では日報は定着しませんでした！

様々な期待をこめて始めた日報の取り組み。ポジティブに言えば定例会議やメンバー間の会話が活発になることでクリアできている部分があるとわかりました。また、今の組織のあり方には日報は合わなかったという発見がありました。

ただ、文章力・プレゼン力の強化、フルリモートメンバーとのコミュニケーションについてはまた別の策を考える必要がありそうです。

私個人的には、社内に同様の業務をやっているメンバーがおらず、業務についての雑談の機会が少ないので、日報は自分の中での振り返りや業務整理に役立つ良いツールになっています。書ける時は書いていきたい！

うまくいっている定例会議の取り組みについての記事はこちらからどうぞ！