オンライン全社会開催レポート！オンラインイベントを成功させる３つのポイントとは。

はじめに

こんにちは！
株式会社キカガクの採用担当の吉崎です！

あっという間に2021年も2月に入り、キカガクも5期目を迎えたばかりです。
5期目のキカガクも何卒よろしくお願いいたします。

さて、いままで多くのストーリーを発信していましたが、キカガクが今までどのようにコミュニケーションをとっていたのか、お伝えできていない部分があったので、今回はキカガクの全社会の様子をお伝えしたいと思います！

コロナが感染拡大する前は、頻繁にオフラインでイベントを開催していました。

例えば節分のときは、鬼が現れて、豆まきをしたり。。笑

誕生日を迎えたメンバーを円陣で囲んで走り回ったり。。笑

運動不足を解消するためにサバゲーしたり。。。笑

非日常体験をしたいと、、、社員みんなでタイに行って銃を打ちに行ったりと。。

たくさんのイベントを今まで行い、写真を見返すとたくさんの思い出が蘇ります。

ですが、現状はコロナの感染拡大により、社員同士の直接的なコミュニケーションは減ってしまいました。

そのため、オンラインでのコミュニケーションをいかにうまく行うことができるかが重要になってきます。

ただし、オンラインでの全社会やイベントを頻繁に開催すればいいというわけではありません。

オフラインで会えなくなった今だからこそ、社員が楽しんでもらえるようにしっかりと準備すること、そして全員が当事者意識を持って参加できるような仕組み作りをすることが大切です。

そこで今回のブログの目的は以下の2点です。

1. キカガクの魅力を改めて知ってもらうこと
2. オンラインでの全社会やイベントを企画している人向けに参考にしてもらうこと

是非このブログを読んで今後の参考にしていただければと思います。

オンラインイベントを成功させる３つのポイント！

①スケジュールを事前に作成し、社員に共有すること

今回は少し前になりましたが、2020年の忘年会 兼 全社会を例としてお話していきます。

★当日のスケジュール

事前にスケジュールを作成し共有することで社員全員が全体像を理解することができます。
さらに、担当者がしっかりと自身の持ち時間を把握することで事前に準備を行い、当日時間を意識しながら全社会をスムーズに進めることができます。

また幹事になった方は、当日話す予定の担当者に対して最低でも5日前から１週間前依頼するようにしましょう。

②社員全員が当事者意識を持ち、楽しむことができる企画を用意すること

コンテンツの作成は幹事の腕の見せ所です。
私は度々イベントの幹事をすることが多いのですが、一番意識することは、社員全員が当事者意識を持つことができる工夫と楽しい企画を用意することです。

オンライン忘年会で以下の2点を企画しました。

1. キカガク★クイズ
2. キカガクで一番〇〇な人は誰だ？！

まず「キカガク★クイズ」のポイントは、社員に一人一つ、クイズを作成してもらうことです。

社員が自らクイズを作成することによって、改めて社員の知らない一面をお互いに知ることができる且つ、みんなの反応をダイレクトに見ることができるので終始ワクワクします。

オンラインイベントとなると、誰かが話しているのを一方的に聞くことが多い場面が多いですが、こうして全員で企画を作るようなしかけを作ることによって、全員が当事者意識を持って楽しむことができます。

また幹事の方がクイズを進める際はできればテンポよく、クイズを進めることをおすすめします。
このクイズを行う際は、一枚のスライドに対して説明が10秒以内、シンキングタイムを3秒ほどにすることでスピード感があるクイズとなるため、社員も集中してクイズに参加します。

当日の様子を少しだけお見せします。正解は皆さんで想像してみてくださいね(￣ー￣)ﾆﾔﾘ

★都築さんのクイズ「スラムダンクで好きなシーンは」？

この後正解のシーンを社員全員で見ました！笑

★山下さんのクイズ「今までで「あー、人生が終わった。」と思った瞬間は」？

バックグラウンドが濃すぎて若干引きました！笑

社員全員、個性的なクイズが多く終始笑いが耐えませんでした。(笑)

次に、「キカガクで一番〇〇な人は誰だ？！」はロンドンハーツのテレビ番組からインスピレーションを受けて行いました。

内容としては、
「自分がもし女だったら誰を彼氏にする？」
「お笑いセンスが一番ある人は？」
「一番天然な人は？」
といった質問を用意して、社員の中で一番最初に思い浮かぶ人をアンケートで収集しました！

この企画のポイントは、実際に社員の方から普段からどのようなイメージを持たれているのか知ることができ、新たな発見を得ることができます。

そのため企画する方もアンケートに対して偏りないように作成することと(全員の名前が上がるように回答から予想してアンケートを作成すること)、ネガティブな回答が予想される質問はしないことを注意しましょう！

「無人島で生き残りそうな人」第一位は圧倒的西沢さんでした。笑　普段から何事もストイックな西沢さんならではの結果です！

「エンジニアとして成長速度が高い人は？」第一位はキカガク初の新卒入社の藏野くんでした！ 去年入社したばかりなのにも関わらず講師業から、エンジニアとしても大活躍しています！

③社員全員リアクションはいつも以上に意識すること

このポイントはいままでキカガクで行ってきたオンライン全社会の反省を込めて、改めてオンライン上でもリアクションをしっかりと取ることが重要であると感じました。

ZoomやGoogle meetを使用して全社会や会議を行う場合、発言者以外は音声をミュートにする方が多いと思います。

ですが、些細なことに対して拍手や相槌が全くない状態だと、発言者自身も不安に感じる上に、相手のリアクションから感情を読み取ることは難しいです。

確かに音声をミュートにすることは重要ですが、発言者以外の方で音声をミュートにしても問題がない環境にいる方はできるだけ、ミュートにせずに拍手や相槌を小さくでも行うことをおすすめします。

そうすることで、発言者自身も安心することができ、参加しているメンバーも一体感を感じることができます。

今後キカガクでもオンラインで全社会を行う際は意識して行っていきたいと思います！

おすすめツールについて

オンラインイベントを企画する際におすすめのツールも紹介します。

canva(キャンバ)
canva(キャンバ)には、ブログ投稿の画像、Web上のバナー広告などのテンプレートが豊富に用意されています。

プレゼン資料を作成するとなると、PowerPointなどを使用することもありますが、私は基本的にcanva(キャンバ)を使用して作成することが多いです。
canva(キャンバ)には多種多様でおしゃれなデザインのフォーマットが用意されているためオンラインでのイベントを企画する際などは、こういったツールも使用します。

基本的には無料で利用することも可能なのでおすすめなツールです！

NETA
オンラインイベントのお助けツール、NETA！
オンラインのイベントの際に、ZoomやGoogle meetで何人かに振り分けられて社員同士コミュニケーションをとってください！みたいなことがあるかと思います。実際に振り分けられた後に、何を話せばいいかわからないなんて時ありますよね。。。

そんなときはNETAを使うことによって、話の話題がない時に簡単に使うことができるアプリになっています！

まだキカガクでは使っていないですが、今後オンラインで飲み会などを開く際は使ってみたいなと思っています。

まとめ

「オンラインイベントを成功させる３つのポイント」をおさらいしたいと思います。

①スケジュールを事前に作成し、社員に共有すること
②社員全員が当事者意識を持ち、楽しむことができる企画を用意すること
③社員全員リアクションはいつも以上に意識すること

今後オンラインでイベントを企画する方は上記の「オンラインイベントを成功させる３つのポイント」を踏まえつつイベントを行うことをおすすめします。

最後に

繰り返しになりますが、オンラインでの全社会や飲み会を頻繁に開催すればいいというわけではありません。

オフラインで会えなくなった今だからこそ、社員が楽しんでもらえるようにしっかりと準備すること、そして全員が当事者意識を持って参加できるような仕組み作りをすることが大切です。

私自身オンラインのイベントを企画して、キカガクは魅力的な企業であることを再認識しました。

月１回程度ではありますが、オンラインイベントをやることによって改めてオフラインで集まりたいと感じる、そしてキカガクの良さを再認識することができ、チーム全体の士気が上がったのではないかと感じています。

キカガクの採用に興味がある方、キカガクは事業内容だけではなくこういった文化にも魅力があります。
少しでも気になる方はご応募お待ちしております。

そしてオンラインでの全社会やイベントを企画している企業の方々に少しでも参考になれば幸いです。
こういった状況下ではありますが、お互いがんばりましょう！

長文を最後までお読みいただき、誠にありがとうございました！
少しでも参考になりましたら、記事をシェアをお願いします！

株式会社キカガクコーポレート事業本部　採用担当　吉崎綾香

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