今年も新人セミナー開催しました！

こんにちは！新入社員の川嵜塔也です。

今回は、6月26日(月) に新人セミナーを行ったのですが、どうやって新人2人でセミナーを開催させたのか皆さまにご紹介していきます！

はじめに

4月にジョイゾーに入社してから約3ヶ月間の集大成として、
「システム開発ってこんなに楽しい！ジョイゾーでしか味わえないkintoneの魅力をご紹介」という題名のセミナーを開催しました！

前半では、kintoneでどんなことが出来るのか、ジョイゾーのサービス紹介、実際にそのサービスを用いた事例の3つのご紹介をしました。
後半には、 実際のシステム39の流れをライブデモとして披露していきました。これまでは打ち合わせ以外で、システム39の流れを皆様にお見せする機会がなく、今回の新人セミナーで初公開となりました！!

この内容を決めるだけでもとても大変だったので、企画書を作成する段階のお話からしていきます。

企画の段階

企画書からスタート！

ジョイゾーで行われている新人セミナーは、企画から運営、集客まで全て新人が主体となって行います。
その中で、個人的に一番大変だったのは、「企画書の作成」です。
そもそも「テーマをどうするのか」「ターゲットはどういう人なのか」「目的は何か」など本当にセミナーを1から作り上げていきました。新人2人でテーマから目的まで考えてみて、企画した内容を先輩方に確認をしていただくと、

「何故このテーマにしたの？」
「ターゲットの幅が広すぎる」
「ターゲットと目的が合っていない」

と指摘され、テーマだけは「ジョイゾーのシステム開発系サービス」と決めていただきました。
なぜ、このテーマになったかと言うと、今までシステム開発系のサービスにでフォーカスを当てたセミナーがなかったからです。
自分たちで考えた提案が通らず、少し落ち込んでしまいましたが、先輩方から頂いたアドバイスを活かしてセミナー企画を進めていきました。

その結果、システム39などジョイゾーの主力サービスについてセミナーをやることが決まり、新人目線で「ジョイゾーのサービスの魅力」を伝えるという軸が定まりました。
そこからは、先輩方に頂いたアドバイスをもとに、

「どんな人に向けて」
「何を伝えたいか」
「目的は何か」

を改めて、2人で考えていきました。
ある程度のセミナーの方向性が決まると考えがまとめやすくなり、作業をするときに迷いがなく進められるようになりました。

セミナーの中でやってみたいこと

企画書を作っている際に、「普通にセミナーをやるだけでは面白くない」ので、セミナーの中でやったら面白そうなこと・やってみたいことを考えていきました。

セミナーを企画から運営を行うという初めての経験だったので、とても頭が固くなってしまいました。
実際にアイデアが新人セミナーで出来るかは後で考えるとして、たくさんアイデアを出すことを前提として考えていきました。
しかし、アイデアを考える中で、「これできるのかな？」「準備の時間足りなさそう」など候補をたくさん出すことが目的だったのに余計なことばかり考えてしまいました。なので、「一度できる限りアイデアを出来るだけ出す時間を作ろう！」となり、新人合宿で教えていただいたブレインストーミングをという意見を出すための手法を実践してみました。

実際にやってみると上の図のような様々な意見を出すことができました。

これまで、新しい意見を出すのに時間を使いすぎていたなとブレインストーミングを実践してみて感じました。なので、今後はアイデア出しが必要な時はこの手法を使っていき、効率よく意見を出していこうと思いました。ここで、やってみたら面白そう・1番気になっている人が多そうな「システム39のライブデモをしよう！」に決定しました。

集客目標の達成に向けて

新人セミナーでは、集客の方法やサイトをオープンするかまで新人2人で考えました。
集客人数は企画書を作成する段階で、「参加者100人集めたい！」と目標を決めていました。そのための、集客方法と集客をする日付まで考えて予定を立てていきました。この時は、100人の参加者を集める難しさ、Twitterで集客をする大変さを知りませんでした。

集客をする日付の予定は立てましたが、セミナーで考えなければいけないことがあったり、OJTがあるなど予定を詰め過ぎてしまい、予定通りにTwitter投稿が出来ませんでした。したがって、自分たちが出来る範囲に予定を組み直していきました。Twitterだけの集客では人が集まらないことも分かったので、メールの依頼をしたり、先輩方に拡散をお願いするなど、当日までの実現可能な集客の方法をもう一度2人で考えました。

セミナー資料の作成

テーマから集客の方法を決めたことで、ようやく資料の作成に取り掛かることが出来ました。
実際にセミナーの資料をある程度作り、先輩方に確認をしていただくと、スライドの中に文字を入れすぎ、文字のフォントや大きさが違う、シンプルすぎる、スライドの繋がりがない。といった様々な問題点が出てきました。これらのいただいたアドバイスを基に資料の作成と修正を進めていきました。

初めは上の図のようなスライドを作っており、何を伝えたいのか分かりませんでした。

細かく先輩方に資料を確認していただき、流れが不自然な所に関してはスライドの順番の変更や、新しくスライドを追加をしました。企画書を作成したときに、「新人2人だけで考えすぎてしまう」問題点がありました。なので、資料作成では「自分たちで考えて分からないことは、先輩に聞きにいく」というのを徹底していき、分からないことをいつまでも考えてしまう時間を減らしていきました。先輩方からたくさんのアドバイスもらい、なんとかセミナーの資料として形に出来ました。

上の図が修正後の資料です。強みを1スライドで説明するのではなく分けて説明するようにしました。

また、資料作成の時には、Twitter投稿やライブデモの依頼・発表内容を考えるなど、セミナー関係のタスクが多かったです。その際に、私たちは優先順位を付けずに作業をしていました。業務の中で、優先順位を付けて作業をするということは、今後も大事になってくることだと思います。これから物事に取り組む際は、やるべきことに「優先順位をつけて業務に取り組む」というを意識していきます。

マネージャー陣からのレビュー

1度目のマネージャー陣からのレビュー

なんとか資料を形にすることができ、話す内容を考えることができたところで、四宮さん、琴絵さん、BBさんに発表を見ていただきました。
初めて、発表を見せるのでとても緊張してしました。この時はレビューに向けて、できる限りのことはやって資料と内容を考えてから、発表に臨んだのですが、

「話が長くてつまらない」
「スケジュールは見直した方いい」
「ターゲットが少しズレてるんじゃない？」

と指摘を受けました。

私たち自身、資料や発表内容が完璧だとは思っていませんでしたが、資料や発表内容以前に、スケジュールやターゲットの部分で指摘されると思っていませんでした。特に「話が長くてつまらない」と言われたのには、ショックを受けました。
しかし、当日までの残り日数も少ないので、落ち込まずに「つまらなかった理由」というのを考えながら、作業を進めていきました。1スライドで話しすぎていたり、同じような説明をしている部分がありましたので、内容を少し削りながら資料と話す内容をスッキリさせていきました。

2度目のマネージャー陣からのレビュー

数日後に、修正後の資料と内容で再度マネージャー陣に発表をしたところ、

「良くなっているけど、全体構成を見直した方がいいんじゃない？」

とアドバイスをいただきました。
この時点で、セミナーの本番まで残り2日の段階でした。正直ここから構成を変えて、当日までに形にできるか不安しかありませんでした。

しかし、琴絵さんから「あと2日しかじゃなくて、あと2日もあるって考えよう」と言われたことで、気持ちと考え方の切り替えができました。次の日は朝から先輩方も集まってくださり、全体的な構成の見直しを行いました。

全体の構成を見直しをした後、試しに自分たちで発表練習をしてみました。すると、話の流れが格段にスムーズになり内容が頭に入りやすくなりましたし、興味を持って話を聞けるようにしました。
全体構成は先輩方にもアドバイスをいただいたり、手伝っていただきながら修正をしたので、残りは資料の手直しと喋りの練習をするだけとなりました！

セミナー前の最終確認

本番前の最終確認として、ライブデモまで含めてリハーサルを行いました。
実際にやってみて、画面の切り替えのタイミングやマイクの問題など、通しでやることによって見えてくる課題がありました。

これまで、自分たちの発表のことばかり考えていましたが、本番では画面の切り替えや質疑応答などもあります。なので、自分が話す出番が終わっても気を抜かずに、視野を広く持って動かなければいけないなどの反省点がありました。本番で失敗しないためにもリハーサルを何度も行い、できる限り画面切り替えなどの課題に対する不安を少なくしました。

実は、最終確認リハーサルが終わった後でも、資料や話す内容を完璧にすることが出来ていませんでした。 セミナーの当日まで「時間が本当にもうないのに大丈夫だろうか」と思っていたのですが、先輩方が付きっきりで資料の修正やアドバイスをしてくださりました。皆さんのご協力もあり、この最終調整で内容を上手くまとめることが出来たかと思います。

セミナー本番を迎えてみて

セミナーの本番の時間が近づくと、2人ともソワソワしてしまい全然落ち着きませんでした。
最後に全体の流れなどを確認していると、あっという間に10分前でした。

実際に本番が始まると、緊張していて練習の時よりも早口になったり、表情が固くなってしまいました。「もっとニコニコ！ゆっくり話して！」というカンペが出てからは、表情・話すスピードを意識して喋るようにしていきました。自分ではいつも通り話しているつもりでも、表情が固く、早口になっているんだなと気がつきました。カンペが出なければずっと気が付かないで、最後まで話していたと思うので、指摘してくださってありがとうございました！

上の写真がセミナー本番中の様子です！

不安な部分がありながら本番を迎えられましたし、反省点が1つもなかった訳ではないですが、無事セミナーを終えることができて本当に良かったなと感じています。

集客を頑張った成果もきちんと出まして、お申込者数は123人、最高同時接続数は102名でした！
無事に集客目標を達成できましたし、たくさんの方がセミナーにご参加いただけて嬉しかったです！
今回のセミナーにご参加してくださった皆様、本当にありがとうございました！！

おわりに

今回、「ジョイゾーのシステム開発」というテーマでセミナーを開催しました。
新人セミナーということで、企画から運営まで全て自分たちが主体となって、セミナー企画をしていきました。初めて行うことばかりで、悩んだり、失敗することばかりだったかと感じています。それでも、先輩方からアドバイスをしていただいたり、サポートしていただいたお陰でセミナーを成功させることができました。この新人セミナーを1から作り上げるという経験をしたことは、今後の業務でも必ず活きてくると思います。なので、7月に配属された後は、この経験を活かしながら精一杯頑張っていきたいと思います。

企画を始めた時からセミナーの当日まで、毎日応援やタスク確認・アドバイスなどサポートしていただき、
みなさん本当にありがとうございました！！

BBさんのご配慮で、ケーキをいただきました！ ありがとうございます！！

同期の伊藤さんからのコメント

企画を始めてから新人2人でセミナーを行うことにプレッシャーも感じていました。
でもジョイゾーだったからこそ、4月の段階でセミナーにチャレンジする機会を与えていただき、今後の自信になるような経験ができました。
新人セミナーは辛いことがあった分、自分の成長に繋がったと思います。今回の経験を忘れず、今後の実務に活かしていきたいです！

同期の伊藤さんも「新人セミナー」についてnoteに書きました！
ご興味のある方は、ぜひご覧ください！！