社員のメモ帳活用法から学ぶ！いつでも”最適”を考える仕事の進め方

ビジネスツール記事の第3弾。最後となる今回は、メモ帳について取材してきました。
みなさんも普段から活用されているであろうツールの1つですね。
今回は、そんなメモ帳の使い方から見えてきた、アイエスエイプランらしい仕事の進め方についてお話します！

3人を取材してみて見えてきたこと

今回取材したのは馬場さん、橋本さん、福井さんの3人。
使い方は三者三様で、それぞれにこだわりポイントが見えてきました。

馬場さん

📢主に使っているのはiPhoneのメモ帳で、自分用のメモとして活用しています。
iPhoneの中にこれまでのメモが詰まっているので、後々見返したり検索をして「これをやらなきゃな」と振り返って自分のタスクを確認できたり、次の日にやることを整理できたりと便利です。

橋本さん

📢私は無印のノートをメモ帳として使っています。
用途としては、作業の振り返りと思考の整理ですね。
とにかくこの一冊に全て書き残すようにしていて、後で見返したときに「いつ何をしたか」が辿れて便利です。
アナログのメモ帳を使うポイントとしては、思考整理は手書きのほうがやりやすいと感じているからです。フローチャート作成時や処理内容を説明するときは図を描きながら行って整理をすることが多いですね。

福井さん

📢デジタルツールももちろん使いますが、アナログのメモ帳を活用することが多いですね。業務の中では、図解やフローチャートなど書く機会もあるので、さっと自由に描くことができて便利です。デジタルだと綺麗にまとめることに集中してしまいがちなので、あえて紙とペンを使うのがポイントだったりします。

デジタルとアナログの使い分け

3人を取材した結果、デジタルとアナログの使い分けがされていることが見えてきました。
普段無意識で使い分けをしていることもありそうですが、よくよく考えてみるとどちらにもメリットデメリットがありそうです。

デジタルの良さは、情報を一か所に集約することでキーワードから検索ができたり、必要に応じてテキストを再配布しやすいところです。その一方で、図形を描いたり使い方に慣れるためには少々コツと時間が必要であったり、費用がかかる場合もあります。

アナログの良さは、デジタルの裏返しというところでしょうか。自由度が高く、頭に思い浮かんだものをそのまま書き起こすことが可能であったり、誰でも広く利用しやすい点ですね。一方で、ページ数など書き込める範囲に限界があるため、一か所に情報を集約することが難しかったり、検索や再配布が難しいこと、物理的に荷物がかさばる点などが挙げられます。

最後に

情報の集約と検索が便利なデジタルメモ帳。
イメージを形にするのに便利なアナログメモ帳。

3人の取材内容に戻ってみると、それぞれメリットデメリットを踏まえて使い分けをしていましたね。
例えば、顧客と打合せを行う場面では、仕様やテスト方法などの認識齟齬が起きてはなりません。後から振り返りをする際にはデジタルメモ帳の議事録を活用したり、処理フローについてはさっと手元のアナログメモ帳に絵を描いて共有したりと場面や状況に応じて使い分けをすることが大切です。

まとめてみると、「考える」ことが仕事であるアイエスエイプランの社員たちは、いつも最適なやり方を考えて仕事を進めていることが分かりましたね。

以上、全3回にわたってツール特集をお届けしてきました！
これからの仕事の中でも、「今、最適なやり方はなんだろう？」と考えて仕事を進めることを意識したいですね！

★第一弾「Excel編」はこちらから★
★第二弾「タスク管理ツール編」はこちらから★