【ツール大調査｜Excel編】ツールの活用術から分かった”ある共通点”とは？

社内では、どんなツールがどんな風に使われているのか！？

今回から3回に渡って、社員が利用しているツールについての調査結果を特集します！
ツールの使い方、ツールの選び方から見えてきたアイエスエイプランのカルチャーとは…？

それでは、「第1回 Excel編」のスタートです！

Excel、どんな時に使ってますか？

突然ですが、あなたはExcelをどんな場面で使用していますか？
例えばだと、こんな場面が思い浮かびますね。
　・集計作業
　・提案資料用のグラフ作成
　・分析
　・WBS作成(※)

WBSとは「作業を分解して構造化する手法」です。プロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成のもとになります。
backlog｜WBSとは？作り方の基本とガントチャートとの違いを解説

こんな風に、表計算やデータ集計分析、グラフ作成などに適している便利なExcel。
今回は、社員の中でも特にExcelを使いこなしている2名にお話を伺って来ました！

No.1「自身の進捗管理を効率化！」伊藤早織さん

伊藤さんは、自身の行う業務を整理するときにExcelとサクラエディタ(テキストエディタ)を活用しています。特にタスクが多いときにはExcelで進捗管理を行っているとのこと。

進捗管理をExcelで行うようになったのは、プロジェクトリーダーに進捗状況を伝える際、なかなか上手く伝えられなかったことがきっかけとのこと。そんな時に、Excelで進捗状況を見える化したら良いのでは？と考え、活用し始めたそうです。

全体のタスク数や工数から進捗率を表すことで、
・全体の何%まで進んでいるのか
・期限に対して遅延は発生していないか
など全貌が見えるようになり、リーダーへの報告もスムーズになったとのこと。

また、見積もった時間よりも遅れが生じた際には振り返りを行い、見積もり精度の向上にも役立っています。

No.2「タスクや予実を数値管理！」向麻紗美さん

向さんは、予定と実績の差を振り返るためにデータを取っているとのこと。
表を見てみると、その他にも
・タスク整理
・業務効率改善、工数見積もり精度向上のための分析資料
・過去作業の確認、資料の確認用の簡易エビデンス
・備忘録
というように、様々な用途に使用されていることも分かりますね。
タスクや予定の管理、ステータスを付けて全体が見える化されているため、その日行うべきタスクに漏れがないのも良い点です。