【映像制作会社】が初めての全社リモートワークでやっていること＆気付いたこと

皆さんこんにちは、経営戦略室の鈴木です。

つい先日、エレファントストーンでは毎月恒例の全社会議「エレファント会議」をzoomで行いました！

総勢29名でオンラインで顔を合わせるのは、この4月にリモートワークを開始して以来初めてのこと。

いつもならオフィスでプロジェクターを使ってプレゼンテーションをしたり連絡事項を伝達したりした後にみんなでご飯とお酒を囲んでいるのですが、今月はそれぞれ自宅からの参加となりました。

画面共有を利用することで発表資料がとても見やすいだけでなく、全員の顔が正面から見れるのもなんだか新鮮で良いな〜と思いつつ、発表したり他のメンバーの発表を聞いたりしていたら割とあっという間の2時間でした。

今日は、映像制作会社であるエレファントストーンが、リモートワークを実施するにあたって全体で行なっている基本的な取り組みや、今月のエレファント会議で各チームから共有のあった「リモートワークの気付き＆お役立ち情報」などをご紹介したいと思います！

リモートワーク対応に忙しくされている同じような業種・業態の企業さんにとって、少しでもお役に立てれば幸いです＾＾

全社の取り組み

現在エレファントストーンには、ディレクターチームが三つ、エディターチームが二つ、そしてプロデューサーチームと経営戦略室の７チームがありますが、全チーム共通でリモート期間中に行なっているのは以下のことです。

・朝晩の定時時刻に各チームMTGを行い、全員その日のスケジュールや業務内容、連絡事項を報告

・その日のTODOの目標、所要時間と結果を記す「日時報告シート」のチーム内共有

・毎朝各チームマネージャーと役員でMTGを行い、チームの進捗状況を共有

制作チーム（ディレクター＆エディター）

ーーー取り組みーーー

それぞれのチームで、柔軟に少しずつ異なる取り組みを試しているそうですが、その中からいくつかピックアップしてみます。

・Google Hangoutsを利用し、勤務中はチーム内でWebカメラを常にonにしておく（マイクはミュート）→急ぎの用事がある際にマイクをonにしてすぐに話かけられる上、チーム内の会話も聞くことが出来、オフィスに居た時のような素早いコミュニケーションが可能。新入社員も質問をしやすい。

・「mindnode」を利用したオンラインブレインストーミング

・「Adobe Creative Cloud」を利用した撮影・編集素材の共有

・「Slack」をチーム内連絡に利用し、画像以外も含めたあらゆるファイルや情報を共有

・「Chromeリモートデスクトップ」を利用し、オフィスのPCを自宅から遠隔操作して作業

・「Zoom」を利用し、クライアントも含めたリモートMA収録の実施

ーーー気付きーーー

・画面共有で実践しながらスキルを伝達出来る上、画面レコーディングしたものを復習にも使える

・朝晩の定時MTGの為に、タスクや所要時間の管理を詳細にする結果、より効率化を図るようになった

・日報や週報をスプレッドシートで共有するので、把握の抜けも無くなり、作業分担もしやすくなった

・Hangoutsを常にONにしておくことで、孤独感も無く、逆にコミュニケーションが以前より増えた

・ポモドーロテクニックを応用することで、働きすぎや適度な息抜きの不足も防ぎ、作業効率UPできる

・重いデータを取り扱う際に自宅のWiFi環境に左右されてしまう為、そこを考慮して余裕を持ったスケジュール進行が必要

・静かな自宅での編集作業はオフィスよりも集中しやすい！

プロデューサーチーム

ーーー取り組みーーー

・朝晩の定時MTGだけでなく、昼の中間報告もチーム内で行い、作業進捗を確認

・定時MTGやその他のオンラインMTGの際は、雑談から始めたり明るくコミュニケーションを取り、気疲れを防いで楽しく仕事をする

・打ち合わせではディレクターや上長に同席してもらい、社内の包括的なコミュニケーションを図る

・オンラインでチーム勉強会を実施、トレンドや営業アプローチなどについて常にインプット・意見交換

ーーー気付きーーー

・在宅勤務の為、移動中に取引先からの電話が取れない、という事態が無くなった

・定時報告がある為、より時間厳守の意識がアップした

・制作チームと同じ空間で仕事をしていない為、取引先からの技術的な質問に即答出来ない場合がある

・まだ制作チームの様子が直接目に見えない分、状況を今まで通りには把握出来ていない感覚もある

経営戦略室

ーーー取り組みーーー

・Slackにて業務カテゴリー毎のチャンネルを立て、明確・効率的にチーム内の業務情報を共有

・Google Calendarを活用し、作業状況をリアルタイム共有

ーーー気付きーーー

・電話応対や他の用事での離席が無い分、業務に集中出来る！

・より伝わりやすい表現での適切な報・連・相を心がけるようになった

・やはり、他チームの動きが以前よりも見えにくくなった

ざっとこのような意見が各チームから出たのですが、ちらほらと上がった懸念点として多かったのが、「他のチームの状況が把握しにくくなった」「案件・業務以外でのコミュニケーションが減った」ということです。

そこで現在は、Slackのワークスペースを全社で共有し、チーム内の業務連絡や案件毎のやり取りを始めとし、リモートお役立ち情報やビジネストレンド、おすすめの映像作品や特定のソフトに関する勉強会など、様々なチャンネルを立てて全社的な情報共有・コミュニケーションを行うようにしています。中にはテレランチ用のチャンネルや、リフレッシュ用にただの雑談チャンネルなんかもあります。

まだ全社的には運用を始めたばかりのSlackですが、これからもっと使いやすくなるよう、会社の成長に繋がるよう、みんなで試行錯誤を重ねていきたいと思います！