リモートでも会話を減らさない！オンラインホワイトボードサービス「Miro」をつかったEDOCODE流レトロスペクティブ

こんにちは、EDOCODE採用広報担当のツヅキです。前々回の記事の中で、新しく入社したメンバーにインタビューを行いましたが、その中で「リモートでも安心してオンボーディングできた」という嬉しいコメントをもらいました！そこで今回は、会話を減らさない工夫としてEDOCODEが継続して行っているレトロスペクティブ（振り返りの時間）の方法と、リモートになっても同じような体験ができるように工夫しているポイントをお伝えしたいと思います。

レトロスペクティブとは？

レトロスペクティブ（retrospective）とは、直訳すると「回顧」を意味し、主にアジャイル開発において、チームの状態や活動のプロセスを振り返り、改善につなげる活動のことを指します。チームのメンバー全員が自分たちの活動について話し合い、フィードバックを繰り返すことでチームをより良い方向に導きます。

レトロスペクティブの具体的な進め方は下記になります。

1. 場を設定する
2. データを収集する
3. アイデアを出す
4. 何をすべきか決定する
5. レトロスペクティブを終了する

各ステップをタイムボックス化し、ダラダラと実施せずに上限時間を決めてやるのがポイントです。

EDOCODE流レトロスペクティブ

上記で述べた一般的なレトロスペクティブでは、ソフトウェア開発における成果やプロセスを振り返りますが、EDOCODEではこの手法を社内のコミュニケーション活性化のために使っています。そのため、振り返りの範囲は具体的なプロジェクトではなく、仕事もプライベートも含めた全ての状況が対象となります。時間は金曜日の17:00から1時間で、社員全員が自由に参加できます。

実際のレトロスペクティブでは、「引越したら工事の音が...」「ランチがワンパターンに...」といったような悩みから、「最近1歳の息子がダンスをしてくれます！」「このガジェットがめっちゃ便利です！」という楽しい報告まで、さまざまなことが共有されます。

基本的には毎週実施していますが、仕事だけだとあまり関れないメンバーや、雑談の場でないと話しにくいような話題を共有できる場として、毎回盛り上がっています。

Miroを使って、リモートでもスムーズに

ステップ①Miroにテンプレートを作る

コロナ前のEDOCODEでは、オフィスのフリースペースに集まって行っていましたが、今は全社リモート対応をしているため、「Miro（ミロ）」というオンラインのホワイトボードサービスを使っています。複数の参加者が同時に書き込むことができるなどリアルのホワイトボードに近い感覚で使えるMiroは、EDOCODEで最もよく使われているツールの一つです。

Miroでは、ボードという単位で管理が可能です。EDOCODEではレトロ用にボードを一つ用意し、その中にテンプレートを作成して、それを毎回コピーしながら使っています。

レトロスペクティブのテンプレートには「Happy」「Meh」「Unhappy」の枠とポストイット、そして「Action Item」と「Photo」の欄が用意されています。

ステップ②よかった/悪かった/どっちでもないことをポストイットに書いて貼り付ける

金曜の17:00になると、自然発生的に誰かが声をかけ出します。1週間を締めくくる、レトロスペクティブの時間です。

参加できるメンバーはTandemで集合し、Miroを開きます。ファシリテーターを決め、時間を区切った上で各メンバーは思いついたことをポストイットに書き込みます。ポストイットには細かいことは書かず「カフェ」「引越し」というように、キーワードを書き込んでおきます。

Miroにはタイマー機能があるので、それを使って書き込み中の残り時間を表示します。時間はだいたい5〜7分。あまり長すぎないのもポイントです。

ステップ③ファシリテーターが気になったキーワードを選び、書いた人がみんなにに共有する

時間が来たら、メンバーは書き出す作業をストップします。ファシリテーターはボードを眺め、気になったキーワードをピックアップし、それを書いたメンバーが内容を全員にシェアします。シェアが終わったものは、形を変えるなどして、わかるようにします。また、続けて同じ人に当たってしまった場合はスキップするなどして、満遍なく全員が話すように注意するのもファシリテーターの役目です。

「Unhappy」に入ったものについては、参加者から「こうしたら良いんじゃない？」とか「こんなのもありますよ！」というアドバイスが出てくるので、「それ良いね！」となったものはAction Itemsとしてメモしておきます。これもそこまで真面目にやるという感じでもなく、たとえば「お腹がすぐ減る」であれば、「食べても罪悪感の少ないお菓子を買う」といった具合です。

終了時間になったら、ビデオチャットのスクリーンショットを「Photo」に貼ってレトロスペクティブは終了です。

以上、EDOCODEがリモートワーク中に行うMiroを使ったレトロスペクティブのご紹介でした。雑談の機会が減ってしまうのは、リモートワークの共通の悩みだと思います。この記事が参考になれば嬉しいです :)