労務管理をSmartHRへ一元化。ひとりで取り組んでみてわかったメリットと今後の課題

Diverseでは現在、人事・労務システムの一元化を目指し、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」への移行が進められています。移行を中心となって進めているのが、今回登場していただく滝下果英さんです。移行を進めた経緯のほか、移行して良かった点などを聞きました！

２つの管理システムを使用していたことで、工数もコストも掛かっていた

――はじめにSmartHR導入前がどんな状況だったのか、教えてください。

滝下：私が入社した2018年当時、労務情報の管理はSmartHRと別のシステムを併用していました。というのも前の親会社の管理システムがそのまま残っていたからです。

SmartHRと別システムのうち、私はSmartHRの担当者として業務にあたっていました。

その後親会社の変更に伴い、２つのシステムは一旦は１つに統合されました。しかし、2020年7月の段階で再びシステムが二分化。「組織図や社員の人事評価作成シートは別の管理システムを使用」「労務関係はSmartHR」という風に住み分けしていたのですが、ある時、別の管理システムの担当者が産休に入ることになり、私がその業務を引き継ぐことになったのです。

「これは工数の負担増になるかもしれない。一度システムそのものを見直す必要があるのではないか」と思った私は、別の管理システムで使用していた機能を改めて調べてみることにしました。

すると組織図や社員情報の管理は両方のシステムで使用されていることが判明。
さらに、２つのシステムを並行して使用していたことで

• 両システムの社員情報が一致していない
• 片方の情報が更新されていない

といった課題もありました。

工数も掛かり、機能の重複やミスも起こっている。「やはりこれは一元化した方が良いのではないか」と考えた私は、2021年の9月その旨を上長に相談。その後、SmartHRの営業の方に、組織図や人事評価関連での使用方法を聞き、何度か上長にプレゼンを行いました。その後「これで進めていきましょう」と上長から決裁をもらい、2021年11月から具体的に移行作業を進めることになりました。なお、すべての移行作業完了は2022年4月を予定しています。

――滝下さんのはたらきかけによって、一元化が進められたのですね。ちなみに、SmartHRを選んだきっかけは何だったのですか？

滝下：決め手はやはり「使いやすさ」でしょうか。自分をはじめ、社員たちも操作に使い慣れていた、ということもあります。さらには、機能面での精査を行った結果Diverseが求めていた管理の形式に一番近い、ということもありSmartHRに決めました。

労務管理者側のメリットだけではなく、社員側にもメリットが生まれた

――実際、どのように移行作業を進めていったのですか？

滝下：まず、具体的なスケジュールを立て、それに沿って移行作業を進めました。日常業務に加えて必要なミーティングの時間調整など、1人で進めていくのは大変な面もありましたが、自分としては新しいことにチャレンジできる、ワクワクの気持ちの方が強かったですね。

なお、Diverseでは、以下の機能を使用しています。

• 従業員の労務情報の管理
• 緊急連絡先給与の振込口座の変更があった時の申請
• 組織図
• 給与明細と源泉徴収票管理
• 年末調整
• 人事評価
• 1on1の機能
• 従業員サーベイ（社員の情報をもとにしたさまざまな分析）

――まだ移行作業は継続中とのことですが、現在までで実感しているメリットを教えてください。

滝下：大きなメリットはやはり、工数削減です。例えば、人事異動や入社といったタイミングで社員情報を２つのシステムに入力していましたが、それが１つの入力で済むようになりました。

それだけでも単純に計算すると、工数の50％減が可能になっています。全体で見ても労務側の負担が削減できたことを感じますね。

併せて社員側にもメリットが生まれました。大きく分けると２つです。

１つは、SmartHRさえ見れば自身や社内の情報が閲覧可能になったことです。源泉徴収や給与といった部分はもちろん、社内の組織図や部署の担当者など必要な情報がワンストップでかつ明確にわかるようになりました。

もう１つは、入社の手続きがスムーズに進められる点です。従来は、対面で説明して紙の書類を準備して…というプロセスが必要でしたが、SmartHR移行後は必要書類を事前にメッセージ等で送信し、そのままクラウド上で完結できるようになりました。

新入社員の方も猶予をもって準備でき、書類の不備等や連絡の行き違いも大幅に減少しました。

リモートワークが進んだこともあり、私たちは多くの便利なツールを使用しています。しかしその分、多くのツールを同時に使いこなす必要性も出てきました。今回の移行を通して、改めて「便利さの引き算をすることも重要」だと気づくことができたと感じています。

――たしかにそうですよね。「一気通貫で物事がわかる」というのは、一元化の理想的な形だなと感じました！

属人化を排して、どんどん業務改善を進めていきたい

――SmartHRをはじめとした業務効率化を進めた滝下さんですが、今後の展望を最後に教えてください！

滝下：まずは、SmartHRへの移行を滞りなく完了させることがいま一番の目標です。今後取り組みたいことについていえば、２つあります。

１つは紙や郵送で行っている労務手続きのオンライン化です。

まだ一部、紙でのやり取りを行っているのですが、それは社員の手間をかけてしまうだけではなく、紛失等のリスクもあります。すべての手続きのオンライン化が早急の課題だと感じています。

そしてもう1つは、バックオフィス業務の標準化です。現在、労務業務に限らずバックオフィス業務は属人化傾向にあります。「誰でも簡単に業務ができる」ことを目標に現在、マニュアル作成を進めています。そこから私は一歩進んで、より効率的な業務が進められるようなアイディアや課題発見などにつとめていきたいと思っています。

そういう意味でDiverseは、「伝統的な方法を貫く」というこだわりがありません。良いプロセスはどんどん取り入れる思考なので、私自身も「こうするともっといいかも」という提案がしやすいです。その提案を「Diverse側も受け取ってくれる」と思うからこそ、業務改善が進んでいくのかなと。業務改善は、ひいては生産性向上にもつながるもの。どんどん提案し、業務改善を前のめりで進めていきたいです！

――滝下さん、ありがとうございました！