今日からあなたもタイムマネジメントマスターに！

こんにちは、CIでインターンをしている秋生です。

今回はフルリモでの働き方においてとても大切な「タイムマネジメント」についてお話ししていこうと思います！

みなさんは「タイムマネジメントってなに？」と聞かれたらどのように説明しますか？

時間管理？時間配分？

どちらも正解です。

ただ、これにプラスαの考え方で「行動のマネジメント」でもあると言われています。

時間のマネジメントなのに、行動のマネジメントでもあるってどういうこと？と思いますよね。

そこでここから先はこの「時間と行動の関係」について詳しくご紹介していきます！

タイムマネジメントとは

結論から言ってしまうと、タイムマネジメントとは時間の使い方の改善によって生産性の向上を図ることを表します。

例えば10の仕事を6時間でこなしていた場合、タイムマネジメントがしっかり身に付けられると、同じ6時間でも倍の20の仕事をこなせるようになります。

逆に言うと、10の仕事を3時間でこなせるようになるということですね。

このように、限られた時間の中でいかに仕事量をこなせるか考えながら業務を遂行していくことがタイムマネジメントの1つのポイントなのです。

なぜタイムマネジメントが大切なのか、それは会社の利益のためではありません。

タイムマネジメントが正しく行えているということは働く人のスキルがアップし、適正な労働時間を維持できていることを意味します。

そのため休日出勤や残業が減り、家庭や趣味へ費やす時間が増やせることに繋がっていきます。

そしてプライベートが充実していると、最終的に仕事へのモチベーションも変わってきます。

タイムマネジメントをきちんと行えるとプライベートと仕事の両方が充実できるという良い作用が働くため、能力を身に付けた分だけ得する気がしますね！

実際にタイムマネジメントを身に付けるコツは？

それではタイムマネジメントを上手に行えるようになるにはどうすると良いのか、ここから一緒に考えていきましょう！

みなさんは効率よく時間配分を行いたいという場合、どんなことを意識しますか？

大切なポイント４つを簡単にご紹介していくので、メモのご用意をどうぞ！

行動管理をおこなう

タイムマネジメントの実践をする前に、行動管理を可視化することが大切です。

行動管理は「計画的にタスクをこなして目標達成時間を短縮すること」を目的としています。

この段階で大切なことは、組織や個人が抱えているタスクや達成目標に必要なやることリストをすべて洗い出すこと！

タスクの全容を把握していないと優先順位の低いタスクなどに時間を使ってしまい、非効率になってしまいます。

タスクを洗い出すためには、Excelやガントチャートなどを使用することがおすすめですよ！

優先順位を考える

行動管理を考えたら、いよいよタイムマネジメントを身に付けていきます！

タスクの優先順位をつけることでどのタスクが重要・緊急なのか、どのタスクを後回しにして良いのかを整理することができます。

この過程を行うことで優先順位の高いタスクに時間を配分することができ、生産性を向上した働き方ができるようになります。

目標を設定する

優先度によって振り分けたタスクを、またさらに細分化し、細かい目標を設定していきます。

例えば、「あるタスクを7日で完了させる。期日までの作業時間は合計〇時間あり、１日あたり△時間で業務を行えば期日までタスクを完了させられる。」

などのように数字を用いて具体化できれば、決められた時間内でどのような働き方をするのが良いかを見つめ直すことができますね。

実践・振り返りを行う

目標を立てたら、あとは実践にうつります。

目標の時間でタスクが完了できた場合でも完了できなかった場合でも、必ず振り返りを行うことが重要！

加えて目標通りにタスクを遂行できた場合、時間が余る可能性も出てきますよね。

「余った時間はどのタスクに割くか」

「次回似たようなタスクが回ってきたら目標時間をもっと短く考え直そう」

など、改善の余地は無限に出てきます。

逆に目標通りにタスク完了がしなかった場合、

「なぜ時間内に終わらなかったのか」

「何をどのように行うと時間内にタスクを終わらせられるようになるのか」

を改善していく必要があります。

認識違いが起こる可能性？

上記でタイムマネジメントを身に付けるコツを考えてきましたが、ここで認識違いが起きやすい問題が出てきます。

目標時間をぎりぎりまで短縮し、生産性の向上を図るというタイムマネジメントももちろん素晴らしいことですが、みなさんは「緊急のタスクが割り込んできて目標時間通りにタスクがこなせなかった」という経験はありませんか？

CIでは１日の業務を行う際、必ず朝礼で「デイリースクラム」を行っていますが、私自身タスクの目標時間を設定するのは意外と難しいということを実感しています・・・。

（※デイリースクラム・・・タスクの業務計画やスプリントゴールについて、チームメンバーと進捗状況を共有したり調整したりする時間のこと。）

というのも、目標を設定しても１日の業務を行っているうちに緊急のタスクが発生したり、思わぬタスクで時間が取られてしまったりという予想できなかったタスクが出てくることがあるからです。

これは余裕の無い時間配分から起きる問題と言えます。

緊急のタスクが割り込んできたとしても、余裕のある時間配分ができていれば問題なくタスクがこなせるようになります。

タスク完了の目標時間を短縮しつつ、時間に余裕を持てるような時間配分を行うことがタイムマネジメントを上手く行えるようになるコツだと言えるでしょう。

CIでは基本的にフルリモートの働き方を行っているため、各自のタイムマネジメントの能力は必須です。

タイムマネジメントの能力を磨きつつ生産性を高めた働き方を行いたい方、仕事のやりがいを求めている方にぴったりな環境がCIにはあります。

ぜひ私たちと働いてみませんか？