プロジェクトは"みんなで進める"。複雑な問題を素早く解決するため、定例ミーティングで行うべき3つのこと

こんにちは、コパイロツトの情報発信チームです！

コパイロツトに関心を持ってくださっている方には、プロジェクト推進になんらかの課題を感じている方、またはよりよいプロジェクト推進の方法を探している方も多いかと思います。

コパイロツトでは、独自のプロジェクト推進メソッド「Project Sprint」を開発し、どなたにでも自由に活用いただけるよう、オープンソースとして内容を公開しています。これは定例ミーティングを軸とするメソッドで、プロジェクトをスムーズに進めるために定例ミーティングをどのように実施すればよいのか、場の設定の仕方やファシリテーションの方法などを紹介するものです。

今回はこの「Project Sprint」の中から、プロジェクトメンバーとの定例ミーティングを実施する際に、押さえておきたい3つのポイントをご説明します。

1.定例ミーティングで、プロジェクトの変化を定期的に観測する
2.ミーティング終了時にタスクを決定、次のミーティングでタスク結果を報告する
3.みんなでミーティングのアジェンダを提案する

Project Sprintについて、詳細を知りたい方はこちら
プロジェクト推進メソッド「Project Sprint」とは？ ポイントをまとめた解説動画と共にご紹介 - COPILOT BLOG

1.定例ミーティングで、プロジェクトの変化を定期的に観測する

定例ミーティングではタスクの報告に留まらず、プロジェクトの状況変化を常に共有するようにします。タスク進捗に対しては、状況変化を加えた差分について、その場で議論を行います。

ミーティングを定期開催することで、外部環境やメンバーの変化はもちろんのこと、トラブルやリスクにつながる問題が生じていないかなど、定点観測することができます。参加するメンバーも、定例ミーティングを単なる報告の場と捉えずに、「変化を観測する場」であるという意識を持つようにすると良いでしょう。

2.ミーティング終了時にタスクを決定、次のミーティングでタスク結果を報告する

定例ミーティングでは議論の結果として、次回ミーティングまでに行うべきタスクが決まります。各メンバーはタスクを実行し、その結果を次のミーティングで報告します。

もちろん次のミーティングまで待たずに、コラボレーションツールなどを利用して報告してもかまいません。その場合、次のミーティングでは、どのようなアクションを行ったのかを報告するようにするのがおすすめです。チームメンバーが最新の状況を把握できますし、さらなるアクションについての議論が進めやすくなります。

3.みんなでミーティングのアジェンダを提案する

タスクを行う過程で発生した問題点や違和感は、メンバー各自が、ミーティングのアジェンダとして提案します。アジェンダはファシリテーターやリーダーのみが用意するのではなく、プロジェクトメンバーから提案してもらうことが重要です。これはタスクの実行者が、自らのタスクはどうやったら完了に辿り着けるのか、きちんと疑問点を明らかにするためです。

メンバーひとりひとりの役割を明確にしたうえで、それぞれのタスクを実行し、疑問や違和感が出たらアジェンダを上げ、次のミーティングで解消、状況変化の差分を加えて再度議論、解消する課題について各自がタスクを実行……というサイクルを習慣化していくことにより、メンバー全員が自律的に行動できるようになり、"みんなで進める"プロジェクトを実現することが可能になります。

複雑化するプロジェクト。だからこそ、みんなで進める

変化のスピードが上がり続ける現代。プロジェクトの複雑化は進み、途中でぶつかる問題は、誰も経験したことがなく、広い分野の知識やスキルを必要とするものであることがほとんどです。

そんな、いわば「1人の英知で乗り切るのが困難な問題」を素早く解決するためには、組織論やソフトウェア開発領域と同様に、プロジェクトマネジメントの領域でも"みんなで進める"新しい考え方や方法論が必要なのではないかと、コパイロツトでは考えています。

また、コパイロツトでは、この独自メソッド「Project Sprint」に基づいて設計したクラウドサービス「SuperGoodMeetings」も提供しています。「SuperGoodMeetings」を使ってみると、やりかた次第でミーティングの運用やメンバーでの認識合わせが楽になり、プロジェクトが進みやすくなるのを体験いただけるかと思います。お気軽にお試しください。

これらのメソッドやサービスは、コパイロツトのメンバーがプロジェクト推進支援をおこなって得た知見などに基づき、どんどんアップデートされています。さらに汎用性を上げ、より多くの方にご活用いただくためにも、多様な経験を持つメンバーと一緒に、プロジェクト推進支援を実践していきたいと考えています。

共にプロジェクト推進を探求・実践してくれるメンバーを募集しています！

コパイロツトでは、よりよい方法を探求しながら、クライアントのプロジェクト推進に共に取り組むメンバーを募集しています。チームでのプロジェクト推進に興味のある方、一度お話してみませんか？