【バックオフィススタッフ志望へ】❶具体的な業務内容と❷想定応募者を言語化してみた！

今回のインタビューワー

稲葉元輝

シンゲキ株式会社人事部採用主任/インターン統括。千葉県松戸市出身。代表と同じ高校で20歳でシンゲキ株式会社にジョイン。現在は人事部とインターン生を統括し、SNSマーケティングや採用活動を行っている。

今回お話をしてくれた人

林侑果

シンゲキ株式会社人事部人事主任。福岡県福岡市出身。2024年4月にシンゲキ株式会社の人事部にジョイン。現在は採用業務や求人応募業務などを行っている。好きなことは旅行と食べ歩き

そもそもバックオフィスとは？

Q：今回、シンゲキ株式会社では「バックオフィススタッフを募集している」とのことですが、そもそも「バックオフィス」とは「どのような業務をしている」のでしょうか！

A：私たちシンゲキ株式会社では、現在「スクール事業と塾事業」を行っています。その中の「鬼管理専門塾」「鬼管理英語塾」のお客様である生徒さんや保護者様のサポートや塾講師との調整などを主にオンライン上のチャットで行い、志望校合格に導くお仕事をするのが、「バックオフィスの仕事」ですね。

具体的なバックオフィス業務とはどんなものか？

Q：とはいえ、「どのようにお客様をサポートするのか」イメージがわかないのですがどのような業務を行うのですか？

A：結論を簡単にまとめると主に4つの業務を行っています。

❶「鬼管理専門塾」に入会する生徒の【顧客対応】

顧客対応では、生徒がスムーズに塾に入会できるようにサポートしております。主にLステップと呼ばれるツールを使った新規生徒の対応や講師との連携、初回指導や入会ガイダンスのアナウンスなどを文章で行います。

❷担当生徒の【講師調整】

講師調整では、塾に入会した生徒と講師の調整を行っています。主にSlackというツールを使いながら、オンライン上で生徒が目指している【大学】や【必要な教科】【性格的な相性】も加味し、マッチする講師を見つけます。その後、生徒と講師の日程を調整し、初回指導が始まるまでのサポートを行います。

❸生徒データ/カレンダーでの【顧客管理】

顧客管理では、現状生徒がどんな日程で指導を受けているかを管理します。主にNotionと呼ばれるツールを使用し、生徒や講師が休んでいないかをチェックしています。

❹記事作成・人事業務

記事作成業務や人事業務では、空いている時間に記事作成や求人に応募してきた方への書類対応などを行っています。あくまで、❶~❸がメインですので、サブ業務でお願いすることがあるというイメージで大丈夫です。

以上のお仕事をすることで
■生徒様・保護者様の不安を無くし
■生徒様がスムーズに勉強できる環境を作り、
■講師や生徒のスケジュール管理をすることで
合格に導くお手伝いをしています！

シンゲキのバックオフィスの魅力は？

❶自分の仕事がお客様のためになっているという「やりがい」

バックオフィススタッフというと、基本的に「顧客と直接かかわらない仕事」というイメージを持っていると思います。しかし、シンゲキのバックオフィスでは、オンラインなおかつチャット上で「生徒」と「講師」の両面をサポートすることで「志望校合格」の役に立つことができます。特に私がサポートした生徒さんが昨年度合格した際にお礼の手紙を送ってくれたことはとても嬉しかったですね。

以前のバックオフィスの職場では、「ひたすら言われたことをやるだけ」「誰のために仕事をしているかわからない」という業務でしたので、やりがいを感じます。

❷1カ月の研修制度が充実している

研修はかなりしっかりしていると思います。現在働いている方は教育業界未経験の方やオンライン中心の働き方に慣れていない方が多いです。

だからこそ業務に入って最初の1カ月間は、

✅SlackやNotionやLステップといったITツールの使い方
✅顧客へのメッセージや対応のやり方
✅文章を作成するために必要なノウハウ

を習得するための研修を行っています。

前職では文章を書いたり、ITツールを使ったりというのはあまりしてこなかったのですが、研修があったので、ある程度できるようになりました。

❸基本オンラインなので、子育てやプライベートと両立しやすい

一緒に働いているバックオフィスの方から言われるのは、基本オンラインなので、
「家庭や子育てと両立しやすい」「プライベートを大事にできる」などの声をよく聞きます。
毎週1対1のミーティングをマネージャーと行いますし、マネージャーの方も若い方なので、プライベートや業務の相談はかなりしやすいですね。

例えば「息子の迎えに早めにいかないといけない」という日は早く業務を終えて、夜対応するなども柔軟に変更できますし、家庭や子育てとの両立はかなりしやすい環境です。

どんな人に向いている？

A：ワークライフバランスを実現したい方には向いています

実際に子育てをしながら働いている方も多くいますし、シフトや業務時間はかなり柔軟に対応できると思います。週に1度は出社していただく必要はありますが、基本オンラインなので、自宅での業務も多いので、ワークライフバランスはかなり取りやすい環境です。

こんな人に来て欲しい！

A：生徒さんや保護者様、講師の方のサポートに一生懸命になれる方なら誰でも歓迎します！

生徒さんの志望校合格という目標を達成するためにサポートしたいという意欲がある人ならだれでも歓迎です！

シンゲキでは「変化のない仕事をずっとやる」のではなく、常に「お客様やステークホルダーのためにはどうするか」を考え、行動していくことを求めているので、ただ業務を実行しようではなく、サポートするためにはどうするか？を考えて一生懸命になれる人を求めています。

「誰かをサポートしたい」「誰かをサポートするのは得意」と考えている人にとってはバックオフィススタッフとして働くことが意味あるものになる感じています。該当する方はぜひ求人にお申し込みください。

今までバックオフィスの経験や教育業界での経験がある方の応募はもちろん嬉しいですが、無い方でも「バックオフィスやカスタマーサポートの経験」があれば面談時や応募時に言語化していただけると幸いです！

シンゲキ株式会社でお待ちしています！