【業務紹介】まるで魔法のような自動処理

こんにちは！コーポレート部の青柳です。

鬼のように業務改善に取り組むクロロクでは、あらゆる事務作業の自動化を進めています。
今回はその中から2つ、ご紹介したいと思います。

公文書の処理

社会保険・雇用保険の各種手続きが完了すると、通知書などといった控え書類（以下、「公文書」）が発行されます。この公文書をクライアントと共有しているGoogleDriveといったオンラインストレージ（以下、「ドライブ」）に格納するまでがクロロクの手続きフローとなっています。

公文書は手続きごとに発行されるため、通常だと1件1件ダウンロード（※1）し、誰の何の手続きか分かるようにタイトルをリネームし、該当のクライアントのドライブに格納する（※2）という流れになるのですが、クライアントによってはひと月に数十件という手続きがありますので、これを手作業でやるとなると相当な時間と労力がかかってしまいます。
そこでクロロクでは、電子申請した手続きの公文書が発行されたら、自動でダウンロード、自動でリネーム、そして自動で会社ごと所定のドライブに格納されるという所までをGAS（Google Apps Script）を使用してすべて自動化しています！
クロロク全体でひと月の電子申請はだいたい1,000件を超えてきますので、本件1件ずつ対応が必要なところが自動化されることで、大幅な労力削減を実現しています。

GAS（Google Apps Script）とは・・・？
Googleが提供する各種サービスの自動化／連携を行うためのローコード開発ツールで、GASを使うと、Gmailやカレンダー、Googleスプレッドシート、Googleドライブなど、Googleが提供する様々なサービス上で処理を自動化したり、複数のサービスを連携させたりできます。

クロロクではこのGASを使って自動処理しているものが他にもたくさんあるのです！

出産関連管理シート

もう一つご紹介するのが「出産関連管理シート」です。
産休育休の手続きは、長期間にわたり随時手続きが発生するため、期日管理が重要になってきます。また、一人ひとり異なるのでどうしても管理が煩雑になりがちです。
そこでクロロクでは、出産予定日や出産日を基に、必要な手続きの期日が自動で表示される管理シートを導入しました。これにより申請が可能になった手続きは全てリスト化され、担当者は週に2回の確認だけで手続きの漏れを防ぎ、対応すべき手続きを一目で把握できるようになっています。こちらも大幅な時間の節約につながっています。

（添付の画像はダミーデータになります。）

通常だとマンパワーで行うような作業や管理が、GASのおかげでまるで魔法のような自動処理が実現できているのです！
他にもGASを使用したものはたくさんありますが、今回はこの2つのご紹介とさせていただきます！
今後も機会があれば、他の自動化例についても紹介していきたいと思います！