「ファシリテーション課ってなに？？FT課の課長補佐 に1日密着してみました✨」

みなさんこんにちは！

フェニックス管理24卒の福吉です！

今回の記事では、私が配属されたファシリテーション課についてご紹介します✨

実はファシリテーション課は今年の6月にできたばかりの新設部署です！

フロント部門ではありながら事務業務をメインで行う部署はフェニックス管理としても新しい〈 営業アシスタント 〉としてのポジションです！

就職活動中の方、また営業と事務で迷っている方にも新しい選択肢として弊社の〈 営業アシスタント 〉を知ってもらえればと思います！！

今回の記事ではファシリテーション課の社員に丸一日密着してみました👀

それではスタート！💓

【 ファシリテーション課とは？】

突然ですが皆さん、ファシリテーション（Facilitation）という言葉の意味をご存じですか？

ファシリテーション（Facilitation）とは、会議やミーティングを円滑に進める技法という意味です。

ではこの言葉の意味を踏まえて・・・

ファシリテーション課はなぜ設立されたでしょうか！？

答えは………『営業職をサポートし、業務を円滑化するため』です！！🌈

今まで営業職は営業としての外回りだけでなく、物件に関わる様々な事務作業も行っていました。

これまで営業職社員の働き方は、外向けの営業活動だけでなく、オフィス内で行う事務業務の割合も非常に大きかったです。

それらの事務作業やお客様の一次対応をする部署を作ることで、営業職の社員がマンションの巡回や仲介会社様への営業活動の時間を増やし、サービスの品質向上や認知度をアップさせることで会社としてのさらなるレベルアップを叶えるためファシリテーション課が設立されました✨

ファシリテーション課って実際どのような業務をしているの？？

ファシリテーション課のメイン業務は、入居者様対応及び新規入居者募集のサポート業務です。

入居者様への対応では、設備不良や、ご入居者様同士のトラブル、ご入居する上でのご要望など幅広くご相談の窓口としてお電話にて一次対応をしています。

その他にも、お部屋の解約が出た際にはその事務処理を行い、退去時にしていただく対応や清算の仕方など入居者様にご案内します。

ファシリテーション課では、物件の募集業務も行っており、空室状況に合わせて物件のチラシなどを更新し、弊社の物件をより多くの人に見ていただけるよう日々工夫しながら頑張っております！

では、営業職を一番近くで支えるファシリテーション課社員の一日に密着していきましょう！

【ファシリテーション課　竹一さんの一日に密着🌈】

朝一番はまずメールチェックから入ります！

その後は

9：00～　リーシング課とミーティング

10：00～　解約業務

11：00～　入居前の鍵準備

という流れで午前の業務を終えました。

ミーティングは、リーシング課と1時間ほど行いました🌈

今回のミーティングは、ファシリテーション課が毎日行っている業務である物件の募集業務について新しくルールを決めるためのものでした。

午前の業務を終えると、待ちに待ったランチです✨

この日は会社の近くにあるご飯屋さんに二人で行ってきました！！

おいしいランチを食べてリフレッシュできたので、午後の業務も頑張れます！

午後のスタートはご退去時に行う退去立ち合いの日程調整からスタートです！

13：00～　ご退去時の退去立ち合いの日程調整

14：00～　課員の業務チェック

15：00～　物件募集業務

16：00～　工事発注書作成

17：00～　退去後に返却された鍵のチェック

18：00　✨退勤✨

色々な業務をこなしながら、電話応対や入居者様・オーナー様へのメール返信も都度行っています。

以上、ファシリテーション課　竹一さんの一日でした✨

みなさん、ファシリテーション課が何をしているかイメージが湧いてきましたか？

毎日様々な業務に携わることができ、不動産管理の仕組みを根本から知れる業務もとても多くあります！

では次に、ファシリテーション課の社員にインタビューをしてみましょう！

【ファシリテーション課先輩インタビュー✨】

最初は、リーシング課での営業経験をもとにファシリテーション課で大活躍している竹一さんです！

Q、なぜファシリテーション課を設立しようと思ったのですか？​

A, 営業職の事務業務が多く、営業職が本来の業務である営業の業務時間が少ないことを課題に感じていました。

その問題を新しい角度から解決できるのは部署として業務を切り分けることだと感じたからです。

Q. なるほど。実際新設してみてどのような影響がありましたか？

A, ファシリテーション課が営業職の物件の新規募集・更新を行うことで、募集をより早く行い早期申込獲得に繋がっていると思います。様々な事務作業をファシリテーション課が行うことで営業職の負担は軽減され、外での営業の強化に力を入れることが出来ていると思います。

その他にも発注書作成処理など事務作業をファシリテーション課で行うことで管理しているマンションの巡回やリクエスト対応の時間が増え顧客満足度の向上につながっていると思います。

次は、新卒でビルメンテナンス課を経験後、産休・育休を経てファシリテーション課として現場復帰をされた藤さんです！

Q, ファシリテーション課で実際に働いてみてどのように思っていますか？

A, 私はファシリテーション課内でも主にビルメンテナンス課のサポート業務をしています。もともと産休前まではビルメンテナンス課に所属をしていたので業務内容については理解しています。

そのうえで業務を行うにあたって、少しでもビルメンテナンス課員の業務の手助けができるよう心がけています。

また、緊急対応も起こりうるビルメンテナンス課と違って事務業務がメインのため時短勤務にも対応していただき柔軟な働き方も実現できています！！

最後は、ファシリテーション課、リーシング課、ビルメンテナンス課の3つの部署をまとめるフロント部門の長、吉井さんです！

Q,　ファシリテーション課ができたことで会社として変わったことはありますか？

A,　１番は、「営業職の社員が今まで以上に営業職としての業務に集中できるようになったこと」です。今までは限られた時間の中で営業としての業務だけでなく、入居者の対応や工事発注の事務処理なども行っていました。そのため営業職の負担が大きく、効率が悪い業務もありました。

しかし、ファシリテーション課が設立されたことで問題は大幅に改善し、営業職社員がより質の高い業務を行うことができるようになりました。

また、これからフェニックス管理がさらに管理戸数を増やし、成長していくためには営業職の一番近くで業務を支えるファシリテーション課が今まで以上に必要不可欠な部署になると考えています。

以上、ファシリテーション課についてご紹介しました！🌈

みなさん、ファシリテーション課について、また営業アシスタントついてのイメージは湧きましたか？

営業アシスタント職であるファシリテーション課以外にも、フェニックス管理には、様々な職種があります。

営業職や事務職に限らず意匠設計や空間デザイン・施工監理を担当する技術職もあり、入社してから新しい目標ができた時にも新たな道を選択できる、社員の未来に寄り添った会社です。

私も最初は営業職希望で入社したのですが、まずは不動産管理業を学びたいと思い、ファシリテーション課に配属を希望しました。

いろんな選択肢があるのも、フェニックス管理の魅力の一つですね✨

最後まで読んでくださり、ありがとうございました🌈