朝会やTrello、KPTの導入によるコムデデザインチームの組織づくりを紹介

はじめに

はじめまして！今回記事の執筆担当になりました、クリエイティブ事業部マネージャーの西川です！
社歴としては、2020年11月にwebデザイナーとしては未経験で入社し、1年7ヶ月ほどになります。

「あれ、マネージャーとしては、社歴が浅いな」と思った方もいると思います（自分も半分そう思っています…）が、今まで某自動車メーカーといった大規模の会社から少人数の会社、また個人事業主として事業をしてきた経験から多視点である部分を見込まれ、経験が浅いながらもマネージャーとして、過渡期であるデザイナーチームの組織づくりの見直しをすることになりました。

そんなこんなで、マネージャーに就任してから、自分が現在までで行ってきた取り組みを、今回はご紹介させていただきますので、何か組織づくりの参考になれば幸いです。

組織づくりにあたって

いざ組織づくりを任された自分ですが、実は昔は、ルールが嫌いでした。ただ単に誰かに決められたルールに従うのが嫌なタイプで、「何でそんな変なルールがあるんだ？」と思って、普段から色々悶々と考えながら一応従っておく、そんなタイプでした。（反骨しきるほどのメンタルはなかったです。。）

そんな自分でしたが、カーメーカーにいて徹底的な仕組み・ルール化を目の当たりにしたり、「作りたいモノを作るために、将来会社を持って運営していきたい」と考えた時期から、「ルールは無駄な思考を割かず、本来集中すべきものに集中できるようにする為にある」と気づき、そこから右往左往といくつかの会社や事業を経験し、理想の組織像のようなものが形成されていきました。

その中で、仕組みこそが組織の価値だと考えるようになりました。個人に依存している状況では、たまたまその時期に在籍している人に力があるだけではないのか？と。

なので、前置きが長くなりましたが組織づくりをするにあたって、
自分は、以下を大切にしています。
・「無駄な思考を減らす」
・「本来の業務へ集中できる環境へ」
・「ルールや仕組みが組織の価値を上げる実感を持つ」

そして何より、良い組織づくりが、素晴らしいデザインを生み出すことに繋がると考えています。

朝会の導入

「朝会を導入する？」何を今更といった声を持つ人もいるでしょう。しかし、僕が入社した頃のコムデは、ベンチャー企業として成長真っ只中で、「毎日朝会をする時間を取るほうが勿体無い」「その時間を実業務に使いたい」といった風潮がありました。

しかし、リソースや業務管理をするといった面では、当時メインで管理をしていただいていたデザイナーの新井さんがその都度メンバーに業務状況を聞くしかありませんでした。

そのため他のメンバーが今どの業務をしているか把握する時間が朝会を開く時間以上にかかっている様子を横の席から感じていました。
その状況を変えたいと考えたのが朝会を導入するに至った一番の経緯です。

実際に導入してから朝会でやっていることは、下記になります。（ちなみにツールはGoogle Meetをつかています）
・メンバー持ち回りで朝会の進行
・前日業務と当日業務予定の報告
・新規案件の共有/リソース振り分け
・連絡事項の共有/質疑応答（デザインの質問や有給休暇予定日など）

内容を挙げると、当たり前なことばかりですが…

それでも導入前と比較すると1度でリソースや業務状況が把握できるので、管理にかかっていた時間が減り、チームとして効率化されました。

また、1日1度は顔を合わられるので、リモートの方からはチームとしての一体感を離れていても持てるといった声もいただけました。

朝会の進行をメンバーで持ち回りでやってもらうことにしたのもポイントの一つです。コムデのデザイナーは人前で話すことに慣れている必要があるのですが、まだまだ不慣れなメンバーが多く、それを改善する為にまずは気心の知れたメンバーの中で進行の場に慣れてもらい、コミュニケーションスキルを伸ばしてもらう狙いがあったからです。
正直 僕から見てると、今でも進行としての速さだったり、間の使い方だったり、チーム全体としては未熟な部分もありますが、当初から考えると確実にメンバー全体で成長しています。

タスク管理ツール 「Trello」の導入

タスク管理は、どの組織でも「どれを導入すれば良いのか…」と悩むところかと思います。デザインチームでは当初スプレッドシートでプロジェクト単位で管理していました。

ただ、その管理方法だと、以下の2つ問題がありました。
①タスクベースで視覚化できていないので、誰が今どのタスクをこなしているのかわからない
②デザインの承認フローを可視化できておらず、管理ができていなかった

その問題を解決するために選んだのが「Trello」です。直感的なUIで導入コストが低く、複数のボードやカードを活かして、以下の様に、「プロジェクト単位の管理」と「タスク単位の管理」を行えて、タスク管理と同時にデザイン承認管理まで行えるようになりました。

参考までにデザインチームでは、Trelloの「タスク進捗状況ボード」では、以下の様に運用しています。
・ToDo
・保留中（作業止め）
・作業中
・デザイン承認待ち
・デザイン承認済み
・展開済み/クライアントFB待ち
・完了

それぞれのステータスは、Trelloを運用しながら増えていき、今の形になっています。
ただ、リソース状況を見るたびに「プロジェクト管理」と「タスク進捗状況」のボードを2つを見てリソースの確保を検討するが手間で、マネージャーでもある新井さんや清水さんと頭を悩ませることがまだまだあります。より良い管理にすることもこれからの課題の一つです。

振り返りツール「KPT」の導入

受託制作会社として、スピード感を持って業務をしているコムデのデザインチーム。

それが故にですが、
次から次へと案件をこなしはすれど、デザインをやって終わりのままがほとんどで、あとから振り返る場がなく、問題点があったとしても、チームとしては共有されず…
そうこうしていると、問題点の改善策もチームで考えないまま、また案件が始まって…
といった具合に、組織の成長どころか、何か大きな問題が起きそうな組織だったと思います。

これを改善したいなと考えて導入したのがKPTです。
以前の職場で取り入れていて、振り返りや組織の成長が必要なデザインチームにピッタリだと思っていました。

KPTとは：

簡単にいうと、以下をそれぞれチームで出し合って、意見を話し合います。

K：Keep ＝ 良かったこと・続けていくべきこと
P：Proglem = 悪かったこと・抱えている問題
T：Try =　改善策・問題に対しての取り組み

デザインチームでは、以下のようにTrelloを使ってそれぞれでカードを作って動かす方式で、2週に1回で行っています。

今まで流れてしまいがちだった問題点の洗い出しやそれに対しての具体的な対策の考案ができる場があることで、日頃の業務に問題があったときに、「この問題はKPTの議題にしてチームに共有しよう」といったチームの流れになってきていて、組織成長ができる仕組みが浸透しつつあると感じています。

ただし、導入してすぐに上手く運営できた！…とは、正直いきませんでした。
課題解決思考でアイデアを出すことに不慣れなメンバーが多く、問題点に対しての改善案が曖昧だったり、的外れなことを出してしまったりなど、ほとんど自分が考え直してあげていたケースが最初は多かったです…

でも、人間面白いもので、回数を重ねるごとに、徐々に意見の質が上がってきているので、このままチームの課題解決力を上げてもらい、延長上として、クライアントの課題の本質を捉えた提案ができるチームへと成長していきたいと考えています。

おわりに

今回紹介したツールを導入したことで、当初よりも随分と業務効率化が進み、組織が成長してきたのかなと感じています。

ただ、リソース状況をもっと分かりやすくしたかったり、工数管理もしたかったりと組織としてこれから改善できるところを日々改善を繰り返して、デザインチームをもっと良い組織へしていくつもりです！

また、今回紹介したものは、業務効率化がメインで、今後はデザインを高めるための仕組みの強化や風土作りがはじまりますので、デザインももちろんですが、マネージメントに興味がある方は、是非、コムデで一緒に組織を作っていく過程を歩みませんか？
お問い合わせをお待ちしております。