BULB株式会社公式 - リモート会議ルールブック2021年6月

概要

気軽にミーティングしましょう。なんてよくいいますが、会議の人権費コストは実は高いですよね。

それでいて有意義な議論や決議が出されないのであれば、集中が削がれるだけの時間の無駄になることも時にはあるかと思います。

この資料は、会議参加者に共通のルールを認識してもらい、会議の質を高める事を目的とした資料であり、
また創業当初からリモートワーク前提の会社で稼働してきたBULBの公式マニュアルです。

目的・適用

スタッフ全員このマニュアルに則り、会議を進行していただければ幸いです。

また、お客様にも同じマニュアルを展開・ご参考にしていただく事で同様のプラス効果を得られる事を想定しています。

なお、このマニュアルは会社規則ではありませんが、運用ルールとして徹底されることを歓迎しています。

そのため、ルール上、見直すべき点があれば適宜改定していくことを想定していますので、フィードバックをお待ちしています。

ルール1 - 環境準備と参加

端末の環境整備は参加前にチェックし、自己解決すべき事項です

自身の映像や音声を確認する機会は少ないので、実は低品質であった。というケースも多くあると思います。

インターネット環境の品質を担保しよう

日常的にリモートワークをしている場合、問題になるケースは稀ですが、外出先などでは特に注意しましょう

品質は、体感で判断するほか、 https://fast.com/ja といったサービスで数値測定するとよくわかります。

快線速度が一定以上出ることも必要ですが、同じく重要なのがレイテンシです。応答速度が遅いとガクガクになることも。

PCのリソースを空けよう

CPUやメモリを開放しないまま打ち合わせに参加しガクガクしていませんか

会議に不要なアプリや必要ないブラウザを閉じることで大幅改善することもあります。
技術者はアプリのビルド作業など、重くなる要因の作業はMTGに被らないようにしましょう。

イヤホン/マイクに問題がないか、検証しましょう

オンライン音声テストで検証してみるとよくわかります、意外とノイジーなことも..

会議室でも全員参加しよう

会議室で1アカウントに複数人参加で挑む場合、高性能マイクの設備と室内空間を正しくデザインしなければ、音声トラブルになります。

そのため、1人PC1台持ち込み、イヤホンで参加し、発言時以外はミュートにする環境を用意しましょう

カメラは原則ON

参加する環境や、画面共有時のPCの動作快適性に関わるなど、カメラをオフにしたいシーンはありますが、オンライン会議では名前と顔が一致しない問題が度々発生します。

もし環境の問題でカメラをオフにしなければならない時も、できれば最初の数分は顔を公開し、名前と顔を参加者に認知してもらえるようにしましょう。

ルール2 - 会議は少し早めに終えよう

1時間の会議なら10分前、30分の会議なら5分前など、会議予定時間を少し繰り上げて設定しましょう。

会議の終了時間を意識することで、進行をスムーズにすることができたり、時間内で終わらず一部メンバの途中離脱
に伴う進行の乱れを防ぐ事にも役立ちます。

Google Calendarの設定では「会議の迅速化」オプションを利用することでこの時間設定を自動化できます

ルール3 - アジェンダは必ず作ろう

会議の時間、トピックの内容に限らず、
箇条書きでも結構ですので、アジェンダは最低限事前共有することをルール化しましょう。

その効果は、

• 参加者全員の事前知識を高める
• 会議中の意見交換に時間を集中させることができる
• 会議の脱線を防げる
• 主体者が実態整理する機会にもなる
• 記録として残る

など、作成コストを上回るプラス効果を得る事ができるはずです

アジェンダの主要素

開催日時

参加者

議題

配布資料参考リンク等

アジェンダの記載場所

ツールの選択はページ下部のお役立ちツールを参考に選択しましょう。

アジェンダの記録は会社の共通ルールとして管理することを目的としておらず、
会議の効率化を目的としたものです。そのためアジェンダの主要素や記載場所は参考程度に捉えて適宜選択しましょう。

ルール4 - 議事録も必ず作ろう

会議の時間、トピックの内容に限らず、
箇条書きでも結構ですので、アジェンダは最低限事前共有することをルール化しましょう。

ただ、議事録の作成は大変で、面倒です。そして議事録に集中していて会議に参加していない事態は
記録が残らない以上に避けたい事象です。ですので、その会議の規模や目的によって可能な限り気楽に記載しましう。

最低限、アジェンダに対して、決議事項やネクストアクションがメモ程度に記載されていればOK。

参加者の多い会議では、発言者の名前などを記載しておくことで、見返す時の助けになりますが、
作成コストをなるべく下げて記録を残す事と、それを継続できる範囲で取り組みましょう

例

アジェンダ(1) 新しい社員へのフォローを充実させたいが、いいアイデアが無いか
→ バディ制度を作ろう。〇〇さんが制度の草案を作成し、次回ミーティングでレビューする

ルール5 - 参加者の役割分担を事前に決めよう

必ず設置したい役割は「進行役」「議事録オーナー」の2つ
そして、会議の招集と同時に、役割の相談/アサインをすること。

例）「打ち合わせをしたいので、議事録担当してくれない？アジェンダは△△で、このあと会議通知飛ばします」

進行役は会議を進行します。役割は以下の通り

• 議題の周知会議で意見が出やすくなるよう、アジェンダや資料は事前に配布しましょう
  
• アジェンダに沿った議題進行会議が脱線しないよう進行しましょう
  
• 意見の交通整理や促進意見を吸い上げ、整理して再発信したり、合意形成のサポートなどをします
  
• アジェンダや参考資料の画面共有発言者が都度、画面共有を変えていくことも有効ですが、一番はじめは進行役が行うルールにしておくとスムーズです
  

進行役は基本的には主催者が担当するケースも多いですが、
役割の性質上、必然的に中立的な立場になることから、進行上手なメンバーに依頼する判断も検討しましょう

議事録オーナーは、議事録の記録と整理をします、役割は以下の通り

• 会議中の発言のメモ重要なトピックや宿題、決議事項を対象とする
  
• 議事録の完成アジェンダと関連付けて議事録をドキュメントとして完成させる
  

議事録の記載と進行役の同時進行は難しく、せっかくの会議の結果がログとして残らないシーンがありますが、これを回避するため議事録の記載オーナーは別途担当をアサインしましょう

そのプロジェクトの会議ルールに則り資料を記録する場所は様々かもしれませんが、
「アジェンダ」の資料と「議事録」の資料を1つにまとめて書くことで、楽に管理することができます。

ルール6 - 資料は事前配布で事前確認

会議での発言を活発化/効率化させるためには、事前に資料の配布をしておきましょう。
さらに事前に質問リストなどを作り記載してもらうのも有効です。

事前に用意したアジェンダがあれば、それを共有するだけで大丈夫。
最低でも会議の1～2 時間前、余裕があれば前日までには共有しましょう。

エクストラ ルール

これは何か？

ルール1～6は原則ですが、エクストラルールでは会議特性に応じて、プラス効果がある場合採用したいルールやナレッジです

会議前にはアイスブレイクしよう

アイスブレイクとは、氷を解かすことの意味。
緊張し硬くなった雰囲気を和らげ、集まった人同士が円滑にコミュニケーションをとれるよう促す手法

とされています。つまり雑談をしましょうということです。

しかしながら、さあアイスブレイクしてください！と言われても困るシーンもあるかもしれませんが、
「オンラインの会議でアジェンダ以外は会話しない」ルールを固めすぎると活発な議論のためには、逆効果になるかもしれません。

時間が許すのであれば、最初の数分は議題にない会話をすることでコミュニケーションの促進になると言われています。

発言ルールをきめよう

参加者が多いと、誰の発言なのかわからなくなる事や、発言が被り進行の妨げになるケースがあります。
そんなときは、発言前に挙手をするなど簡単なルールを作ることも効果的です

会議の録画をしよう

Google Meetではプランによって録画も可能です
https://support.google.com/meet/answer/9308681?hl=ja

利用中のツールの機能をみて必要に応じて録画してみましょう

他の企業の会議ルールを取り組んでみよう

例えばAmazonでは「箇条書き禁止」「事前読み込み必須」といった独自ルールがあります
https://forbesjapan.com/articles/detail/38119

お役立ちツール

アジェンダや議事録の作成に

GitHub

オススメ度: ★★★★★

Issueで管理する方法とWikiで管理する方法があります。
DocBase同様に気軽に利用できるため、日常的なアジェンダ/議事録の記録には向いています。

またIssueで管理した後、Wikiで索引化する事で管理もしやすく有効です。

Google Docs

オススメ度: ★★★★★

多機能な表現や、強力な共同編集のしやすさから、アジェンダ/議事録作成の敷居を下げる事に有効です。

一方でテキスト管理のサービスと比較して検索性に劣るなどの課題はある事と、別途、索引化を検討する必要があります。

DocBase

オススメ度: ★★★☆☆

気軽に登録/共同編集できる事から、選択肢として有効です。

しかしながら、気軽に運用できる反面、グループとタグのみであることから索引化が難しかったり、
未整理のログが蓄積され続け、ノイズになりやすくプロジェクトによっては不向きなこともあります。

miro

オススメ度: ★★★☆☆

議題が抽象的であったり、デザインに関する事の場合、オススメです。
ただし検索性がなく、また管理も特殊なので決議事項を別途書き残すなどの工夫は合わせて検討しましょう。

一方で、ディスカッションペーパーとしてアジェンダ/議事録とはことなる補足資料等では
他のサービスと比べ、大きくリードした使い勝手が得られます。

Backlog

オススメ度: ★★★☆☆

GitHub同様の使い勝手を提供しています。利用中のプロジェクトが少ないことや、
ユーザ管理が分散することから、他のサービスの使用状況によっては扱いにい場合がありますが、

プロジェクト全体をBacklogで管理している案件では、ファイル管理もできるため、有効な選択肢になります。