課題はタスクの細分化と可視化！新型ウイルスの感染拡大に伴い1ヶ月でテレワーク導入を成功させた話

こんにちは。採用担当の村中です。実は先週に引越しをして、新居で心機一転のテレワークです！引越しってお金も労力もかかるし住み慣れた街を離れるのは寂しいけれど、気分転換にはもってこいですね。引越ししてから常にワクワクしていますし、生活も整っています(笑)まだ段ボールが残っていて今週末には片しちゃいたい！と思ってるのでここに目標を記載しておきます。

さて、村中のインタビュー記事第2弾は、経営企画室のサブユニットリーダー(課長)を務める我が上司、阿部さんにお話しを伺いました！どんな分野の仕事も完璧にこなすマルチタスクの天才！常に経企メンバーのサポートをしてくれる、メンバー想いで包容力抜群の尊敬できる上司です。実は私と同い年なんですが...阿部さんが業務時とそれ以外をうまく分けてコミュニケーションを取ってくださるので、何でも話せてとても良い関係を築けているな～と嬉しく思っています。キャパ社員数名の入社のきっかけは阿部さんだった！という情報も耳に入ってきていますので、その魅力的なお人柄も含めて本記事で皆さんにお伝え出来たらなと思います♪

Q.現在の業務内容は？

A.新卒入社4年目、現在WEBマーケティングと採用を総合的に見て、経営企画室メンバーのサポートをしています。具体的に、WEBマーケティング業務ではコーポレートサイトのリニューアルに向けてWordPressを用いてランディングページの作成などを行ったり、採用業務では導入している採用ツールの運用状況や成果を調査・分析し今後の戦略立案を実施したり、業務の属人化を防ぐ目的でマニュアル作成などを行っています。また、今年秋ごろにCS事業部が分社化することとなったのでそのお手伝いとして、新会社のコーポレートサイト作成に向けた打ち合わせやコンテンツ練りなどをしています。色々お伝えしましたが「会社としてやらなければいけない業務且つ皆が忙しくてできていない部分」を掻い摘んで担っているといった感じです。まあ、「何でも屋」ですね(笑)

どうしても全社で後ろ倒しになりがちな「重要度が高いけど緊急度は低い仕事」に自分が介入できたときは「今すぐ誰かの役に立たなくても将来誰かの役に立つだろうな」とか「今後のキャパの財産となるかもしれない」と未来を意識しながら仕事ができて、やりがいというか喜びを感じています。

Q.経営企画室のメンバーはどんな存在？

A.えー、そうですね。。では一人ずついきます(笑)まずは室長の小甲さんから。小甲さんは一言で言うと「仕事に対する考え方をすべて叩き込んでくれた人」です。この人は本当は何をしてほしいだろう？と目の前の相手のニーズを先読みする力や関係者を巻き込んで物事を進める力をはじめとして、社会人の考え方の基礎やいろはを教えてくださった尊敬する上司です。振り返れば、入社後1週間で客先へ営業に行ったり、入社半年後には経営者層へのプレゼンテーション機会をいただいたりと、小甲さんには本当にさまざまなチャンスを与えていただきました。それは部下である私を信じてくれているからだと当時から感じていて、その期待と信頼が自信に繋がりました。私もそんな上司でありたいなと思います。

大塚さん(新卒採用担当)は実は大学時代からの友人であり、私の紹介で入社したメンバーです。プライベートでは「きょた〜」と友達として接してくれますが、仕事となれば「阿部さん！」と私を上司として接してくれるので、その切り替えにとても助けられています。入社から2年が経ちましたが、彼女には本当に成長を感じています。もともと慎重な性格なので最初は逐一私に指示を仰いで、と業務を進めていましたがみるみるうちに「この人にはこんな依頼の仕方をしたら良い」とか「次はこうゆう風に自発的に動いてみよう」など、他の人のスキルを盗んで成長していく自走力の高さに驚かされました。キャラ的には、大人っぽい外見とはGAPがあり中身は子供のようにおちゃめです。妹のようであり、友人であり、同僚であり、一括りにはできない大切な存在です。

村中さん(4月入社の中途採用担当)は面談から入らせてもらって、最初から一緒に働きたいなと思いました。私が何を聞きたいのか考えながら話してくれる姿がすごく印象的で、頭の回転が速くて会話の流れが読める人だなと感じたんですよね。入社後は期待以上に活躍してくれています。特に仕事に対する丁寧な取り組み方が素晴らしく、困難にぶち当たっても常に本題に立ち返って業務を遂行してくれます。本人は無意識かもしれませんが「この仕事で私が求められていることはこれだからこういうアプトプットをしよう」というスタンスは私にはない部分だったので同い年だけどすごく尊敬しています。これまで苦戦していた中途採用も村中さんと一緒なら成果が出せるのではないかと期待していますし、これからも一緒に頑張りたい！そんな存在です。

山田さん(マーケティング担当)も、新卒の面接時から担当させてもらいましたが、変わった子だな～という第一印象でした。入社前から私の書いた記事などを読んでくれていて、入社前から今も変わらず「阿部さん阿部さん」って慕ってくれる姿が純粋に嬉しいです。あと常にお世辞で(笑)私に憧れてるとか尊敬しているとか言ってくれるんですよ。後輩に恥じない仕事をしなければ、と私を鼓舞してくれる存在ですね。どんな泥臭い業務も愚直に目的意識をもってやってくれるのは彼女の良いところです。そしていつも笑顔を絶やさずどんな時も仕事を依頼しやすい空気を作ってくれているし、弱い言葉や汚い言葉を言うのは聞いたことがない。彼女を見ていると私も小さなことを気にせずに前向きに頑張ろういう気持ちになります。

いや～恥ずかしい(笑)でもなかなかこういったことを伝えられる機会はないのでありがたいです。

Q.テレワークの導入検討～決定までの経緯は？

A.新型ウイルスの感染拡大に伴い3月頭からテレワーク本格導入に向けて動き始め、緊急事態宣言の出た4月頭には全社員がテレワーク勤務での業務を開始しました。

もともとテレワーク制度自体はあったのですが、月16時間までと制限ありの試験的な導入レベルでした。事業部会でテレワーク本格導入決定後、必要なツール選定・導入や他社事例調査、ノートPC用意・デスクトップPC送付対応の指示が各所に出て、私はその一部を担いました。具体的にはコミュニケーションツール、WEB会議システム、タスク管理ツールの3つが必要だという結論となり、コミュニケーションツールは既に契約済みのSlackの本格運用開始、WEB会議システムは数社比較してZoomを契約決定、タスク管理ツールも契約済みのWrike本格運用開始の3つの業務を担いました。既契約ツールが2つあったので選定や契約についての手間は少なかったのですが、導入後に全く使えていなかったので、使い方や機能確認から運用ルールの作成など、やることは多かったです。また、経営企画室で本格運用をして所感をつかんだ段階で開発部門にも連携し浸透させていこうという方針だったのでもちろん時間に余裕はなく「考えて準備してから動く」というよりは「動き進めながら改善していく」という風にスピード感重視で進めていました。

Q.どんな課題があった？

A.どうやってタスク管理するか、というWrike運用方法の考案に苦労しました。経営企画室の業務は
プロジェクト1つを皆でやっているわけでなく、各メンバーが細かいタスクを持っていて、且つ納期がないタスクも多い。飛び込みで入ってくる仕事も多く常に業務の優先順位が変わるため、ワークフローをあらかじめ決めるという事がとても難しかったんです。そこで、WBSというタスク細分化のフレームワークを勉強し直してこれまで行ってきた業務を「どう細分化するか」を考え落とし込みました。例えば採用業務のスカウト送付タスクでは、一人のプロフィールを確認するのに何分必要で、何人分のプロフィールを確認すれば20名に送付可能なのかを考えたりしました。また、「各メンバータスクの見える化」をするにはどうしたら良いか？といった視点でも試行錯誤しましたが、これは実際にWrike機能を片っ端から触ってみることでガントチャート機能を活用することに決めました。

上記の他にも、案件にまつわる機密情報を自宅へ持ち帰って良い人とダメな人、社内サーバーにアクセスしないと仕事が出来ない人、客先に常駐して勤務している人など、テレワーク出来る人とでできない人のすみ分けなどの課題も多々ありました。それら含め、PCの送付対応などは経営管理室が舵を取って円滑に進めてくださいましたね。

※WBS(Work Breakdown Structureの略)・・・作業を分解して構造化する手法。プロジェクトに必要な作業を洗い出し、それぞれの作業にかかる時間や担当者を決定する。

▽タスク管理ツールWrikeのURL

Q.現在のWrike運用状況は？

A.実際の勤怠時間の85％をWrike上に登録ができていればOKというルールで運用をはじめ、経営企画室では実際にこの2か月で85%以上を維持できているので問題なく運用できている認識です。

とはいえやはり、タスク入力の精度(わかりやすく入力する)というのは改善していく必要があります。例えばタスク名と成果物と所要時間を入力するだけでなく、コメント欄に「具体的に何の作業なのか」や「成果物完成までに考え行った行動のプロセス」などを記載してくれると「この業務内容に〇時間はかかりすぎ」だったり「スピード感を持って実施してくれたんだな」だったり判断することが出来て、今後ほかのタスクを振るときもどれほどの時間がかかるだろうと予想しやすくなり、タスクの無茶ぶりが減らせると考えています。また、これはテレワークで実際に業務を見ていないからこそ難しいことですが、対面であれば「2時間はかかりすぎじゃない？」とちょっとした笑いを交えたツッコミができても、テレワーク時にテキストでコメントするとそれは「指摘」になってしまうので抑えています(笑)大前提として、「さぼる子がいない」という根本的な信頼があるから成り立っている思います。

Q.コロナが終息してもテレワークは可能になる？

A.可能にしたいと考えて進めています。私は経営企画室の話しか出来ないですが、全社的にWrikeの運用がうまくできたら、コロナ終息後もテレワーク制度の拡充を考えていると小甲さんより伺っています。

ただ、いざ4月からテレワークをやってみて私自身が感じた部分もありますが、開発の方とさまざまな話をする中で感じたのは、「そこに柔軟性がないとテレワーク制度も良い制度ではない」ということです。テレワークに向いている人と向いていない人がいますし、選べるようになるのが理想だと思います。Wrikeタスク登録率85％以上維持できている、などある程度条件を満たしていてテレワークを希望する人のみが週の何日かテレワーク可能、という風に柔軟に活用できるようにできたらベスト。仕事をする場所もプライベートを過ごす場所も家となると、家族で住んでいて自分一人の部屋がない人やデスクがない人もいますし、何より「家に仕事を持ち帰っている気持ち」になってしまったりもします。今後テレワーク制度を運用し続けられるならば、仕事スペースを整える補助なども出せたら良いなと考えていますね。

入社日からテレワークだった私ですが、全社でのテレワーク実施にあたってたくさんの課題に阿部さんをはじめ各所の方々が対処してくださったおかげで私は安心して業務が出来たんだなと改めて知ることができました。そして経企メンバーへの愛を語ってくださった阿部さん、その熱い想いにインタビューしながら泣きそうになりました。私はいつも目の前の業務でいっぱいいっぱいですが、阿部さんのようにもっと未来を見ながら仕事できるようになりたいなと思いました！そして今後はもっとタスク入力を丁寧に詳細にしたいと思います。あと、テレワーク制度への補助たのしみです(小声)

▽そんな阿部さんが書いたインタビュー記事はこちら

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