【あなたの敬語、大丈夫？】意外と知らない就活での電話対応マニュアル

みなさんこんにちは。株式会社キャパ採用担当の阿部です。

今回は、就活生のみなさんがこれから1度は経験するであろう電話対応についてご紹介します。

「電話なんて普通にできるでしょ！」と思っていても、いざ準備していないときに突然企業から電話がかかってくると焦ってしまうのが人間です。

この記事では企業に「電話をかけるシーン」、「電話がかかってくるシーン」での受け答えをよくあるシチュエーションを例としてお伝えしていきます。

急遽、企業に電話をしなくてはならないシーンに遭遇した時も慌てないように、このページをブックマークしておいてくださいね♪

企業に電話をかけるとき

Case:会社説明会・面接に遅れてしまいそう,道に迷った

余裕を持って向かうことがベストですが、それでもヒヤッとすることはありますよね。そんな時はこんな風に電話をかけてみましょう。

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企業：はい、株式会社○○です。

あなた：お世話になっております。私本日○○時より会社説明会(or面接)に参加させていただく予定の○○○○(フルネーム)と申します。申し訳ございません。到着が○○分ほど遅れてしまいそうでご連絡したのですが、担当の○○さんはお手すきでいらっしゃいますでしょうか？

Point1:要件を簡潔に伝える。

Ponit2:電話応対をしてくれる人＝採用担当や面接担当者である可能性は低い。電話をつないでもらおう。

Point3:採用担当or面接担当者の名前(約束をしている人)の名前を確認しておく。(わからない場合は採用担当宛でOK)

〜担当者につないでもらえる場合〜

企業：かしこまりました。少々お待ちください。

あなた：お願いいたします。

採用担当者：お電話代わりました。○○です。

あなた：こんにちは。私、本日○○時より会社説明会(or面接)のお時間を頂戴しております、○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。申し訳ございません。道に迷ってしまい、(or電車の遅延により、など)到着が○○分ほど(正確に伝える)遅れてしまいそうでして、お詫びのご連絡をいたしました。

採用担当者：ご連絡ありがとうございます！○○分ほど遅くなるとのこと、承知いたしました。気をつけてきてくださいね。

あなた：大変申し訳ございません。ありがとうございます。急いで向かっておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

Point1:採用担当者はたくさんの学生さんと連絡を取り合っています。大学名とフルネームをお伝えしましょう。

Point2:何分ほど遅れそうか、正直に伝えましょう。例えば「10分遅れそう...」と思ったら「15分ほど」とお伝えするようにするとなお◎です。

Point3:遅刻してしまうお詫びと、待っていただくお礼はしっかりと伝えましょう。

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企業から電話がかかってきたとき

Case:選考通過(および内定)の電話がかかってきた

例えば、「二次選考通過のご連絡は電話でさせていただきます。」や、「内定をお伝えしたいのでお電話をかけさせていただきます。」というように、企業から電話がかかってくることも珍しいことではありません。

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〜リアルタイムで電話に出ることができた時〜

あなた：はい、○○○○(フルネーム)です。

採用担当者：こんにちは。私株式会社○○の○○と申します。先日は弊社の選考にご参加いただきありがとうございました！本日は選考結果のご連絡でお電話いたしました。今お時間大丈夫ですか？

あなた：ご連絡ありがとうございます！はい、お願いいたします。

採用担当者：○○さんの選考通過が決定しました。おめでとうございます！次回の選考可能日をお伺いしたいのですが、今ご予定はお分かりになりますか？

あなた：ありがとうございます！非常に嬉しく思っています。私(わたくし)は○月○○日の○○時以降でしたら御社へお伺いすることが可能ですが、ご都合いかがでしょうか？

採用担当者：かしこまりました。それでは○月○○日の○○時に弊社オフィスにてお待ちしております。持ち物は○○と○○になりますので、お持ちいただけますようお願いいたします！

あなた：承知いたしました。それでは○月○○日の○○時に、○○を持参の上御社へお伺いいたします。お時間をいただき恐縮ですが、当日もどうぞよろしくお願いいたします。

採用担当者：それでは当日お待ちしております。失礼いたします。

あなた：お忙しいところご連絡いただきありがとうございました。よろしくお願いいたします。失礼いたします。

Point1:電話がかかってきたらフルネームを名乗る。

Point2:スケジュール帳を手元に用意しておく。

Point3:日程調整や持ち物の連絡などは、復唱して聞き間違いのないようにする

Point4:選考通過の喜びや、電話をくれた感謝はきちんと伝える。

〜リアルタイムで電話に出ることができなかった時(折り返し)〜

あなた：お世話になっております。私御社の選考に参加させていただいております、○○大学の○○○○と申します。○○分ほど前に御社からお電話をいただいておりまして、折り返しのご連絡をさせていただきました。担当の○○さんはお手すきでいらっしゃいますでしょうか？

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意外と学生さんからの悩みでよく聞くのが、この電話の折り返し方法。

最近は自宅に固定電話がある家庭も少なく、友達以外のだれかと電話をする機会がかなり少ないので「かしこまった電話」は特に焦ってしまいますよね。

上記でご紹介したのはほんの一例ですが、これらを参考に就活での電話対応を習得してみてください。意外と、電話となるとうまく話せない人も多いので電話対応を完璧にしておけば、あなたの評価がグッとあがることもあるかもしれませんよ。

▽電話対応のご参考に

それでは！