【メンバー座談会】社内プロジェクト『ナレッジ共有プロジェクト』の進化する取り組みをご紹介します！

こんにちは！ Attack黒木です。弊社では業務効率化や組織力向上を目的に、複数の社内プロジェクトをチーム体制で推進しています。

その中でも「ナレッジ共有プロジェクト」では、メンバーそれぞれが業務を通じて培ったナレッジの情報の取りまとめと発信を行っており、先日、これまでに蓄積してきた情報を見やすく取りまとめた社内向けのポータルサイトをオープンしました。

サイトオープンを機に、プロジェクトの現在の取り組みについて、メンバーであるプランナーの松島 麗子、笠井 亜由美、中村 理奈、そしてコーディネーターの打越 みなの４名に話を聞きました。

ぜひ、最後までご覧ください！

３年間で800件以上のナレッジが集積！ ポータルサイトのオープンで、より活きた情報に！

Q.「ナレッジ共有プロジェクト」の目的について教えてください

松島：メンバーが業務で得た知識や、業務をする中で気づいた工夫を他のメンバーにも共有し、役立ててもらうことで、チーム全体の業務クオリティの向上を目的としています。

情報共有のため社内で活用している「ナレッジ共有シート」 には、業務効率化のためのPCスキルといったベーシックなものから、媒体運用のノウハウ、エージェント対応といった採用業務にまつわるもの、さらに”ミスを防ぐ方法“ や ”お客様とのコミュニケーション方法“ といった、個人が試行錯誤することによって発見した応用的なナレッジまで、幅広い情報を集約。社内のだれもが見られるようになっています。

また、３カ月に一度、“最も役に立った！”とされるナレッジを選ぶメンバー投票を実施し、一番多くの票を集めたナレッジの提供者には、全社MTGで表彰も行っています。

笠井：2024年４月からは、以前は別で活動していた「スカウトナレッジプロジェクト」と活動が一緒になり、スカウト関連のナレッジについても取りまとめを行っています。お客様のスカウト業務で日々蓄積されるナレッジを分析し、新たなフローの構築・体系化することで、スカウト運用のクオリティの保持と強化を目指しています。

Q. ポータルサイトオープンのきっかけについて教えてください

打越：2021年のプロジェクト運用開始から現在（※2024年９月末）までで、871件のナレッジが集積されています。情報が膨大になったことで、シート上の管理では閲覧に関して課題を感じるようになり、より良い管理方法ついて議題に取り上げられるようになりました。

また、プランナー、コーディネーター、オペレータ―、ディレクターと、職種によって関連する情報が異なりますが、「誰向けの、何のための情報なのか」といったところがわかりづらいといった課題もありました。

そこで、半年ほど前から管理ツールの情報収集を開始したところ、メンバーからの提案もあり、すぐに活用できそうだったため、GoogleのサービスであるGoolgleサイトを利用することに決定しました。情報を整理しながら徐々に構築し、約５カ月間をかけて先日９月にオープンすることができました。

Q. ポータルサイトのコンテンツには、どのようなものがありますか？

中村：まずは、各自が業務効率化やミス防止のために工夫している「PC操作」の使用方法や、社内で使用しているChatworkや、お客様とのコミュニケーションで使用しているSlack等について、操作上で知っておくべきことなど、誰でもすぐに取り入れられる情報が掲載されています。

また、Attackはリモートワークが中心ですので、PC操作以外にも、テキストで発信する際に気をつけるべき点といったコミュニケーションに関する内容も多いですね。

打越：その他には、媒体運用や、エージェントマネジメント関連、スカウト送信業務に関する日々の採用業務に役立つ情報等が集約されています。例えば、「スカウト業務」に関連する情報では、媒体や職種ごとのスカウト文面や求人票の記載の工夫や、返信率が向上した際の施策・取り組みなどの好事例も共有されています。

それから、「日程調整関連」のナレッジも多くあります。一口に候補者対応といっても毎回状況は異なりますし、候補者個々にに寄り添った対応が必要です。どんなところに配慮したのか、また配慮したことでどんな効果があったのか等について、各事例ごとにポイントが記載されています。私も日程調整業務を担当するコーディネーターとして、日々の気づきを発信しています。

笠井：「お客様コミュニケーション」のカテゴリがあることも、顧客志向を貫くAttackらしさの現れかもしれないですね。メンバーの皆さんがコミュニケーションで気をつけるべきこと、意識していることなどはとても勉強になりますし、私もプランナーとしてお客様とやりとりさせていただく中での気づきを発信しています。

Q. ナレッジ共有の効果は、どんなところにあると思いますか？

中村：自分では気づけないことに気づかせてくれる点だと思います。今回、ポータルサイトを構築する中で改めて発見があり、業務効率化につながりました。

松島：それから付加価値の高い仕事をするために、お客様とのやりとりやメンバー間でどういったコミュニケーションが発生した際に、改善点を検討していけるかといったナレッジを発信してくれているメンバーもいて、参考になりますね。

打越：コーディネーターの立場からでいうと、例えば、プランナーさんが日々、どんなところを意識して動いているのかについて、ナレッジを通じて知ることができます。その情報をもとに、コーディネーターとして注力するべき点を見出すことができ、業務の質を上げていくことにつながりました。

自分の業務に直結するナレッジでなくても、自分の業務に活かしていくことができるのも、ナレッジ共有の意義だと思います。

Q. 今後の目標について教えてください

打越：サイトはオープンしましたが、今後もまだまだ情報が蓄積していくと思うので、継続的にどのように構築していくか、については検討していきたいと思っています。

笠井：全体的に見やすくなりましたが、「誰向けの情報か」という見せ方の部分ではまだ課題を感じているのと、基礎的な情報と応用的な情報が混ざっているので、そういった観点からも改善していきたいと考えています。新しい方が入ってきた際にも、「ここを見ておくとよいよ」というように整理できれば、より役に立つものになると思うので、今後も検討していきたいです！

キックオフMTGで、優秀ナレッジ１位から３位の表彰を行いました！

最後に、先日10月３日に行われた、第九期第４四半期キックオフMTGで表彰したナレッジをご紹介します！

第３位は、プランナー笠井の「プランナーとして意識していること」。より深くお客様を理解するために、日々、努力していることについてまとめた事例です。

そして、第２位は、コーディネーター森田の、採用の成功のために「コーディネーターとしてできることを考え、実践しました」。採用活動の状況を鑑み、お客様の意思をより反映させるため、通常のフローに加えて、新たなアプローチを考案し、実践した事例です。

そして映えある第１位は、コーディネーター山中の「お客様の潜在ニーズを発掘する方法」。社内外のコミュ二ケーションの中で、どのようなケースが改善につなげられるか、についての気づきをまとめた内容です。

▼社内プロジェクトについては、こちらの記事でもご紹介しています！

弊社の社内プロジェクトについて、いかがでしたでしょうか？  Attackにはナレッジ共有を通して、サポートする環境があります。Attackでは現在、プランナー・コーディネーターを積極的に募集しています。気になる方はぜひ、お気軽にご応募ください！